社内情報共有ツールを導入する際の注意点

社内情報共有ツールを導入する際の注意点

社内情報共有ツールは、適切に利用すればかなり効果を発揮しますが、利用者が車内である分、注意するポイントを抑えないと、無用の長物化しますので、今回は社内情報共有ツールのGROWI.cloudを提供している弊社が
お客様へお伝えしている、社内情報共有ツールを導入する際の注意点を記載していきます。

以下を順番に解説していきます。

  1. 何を目的とするかを決める
  2. 何を行える事がゴールかを決める
  3. ルールを決めないと、利用率が上がらない

何を目的に利用するかを決めないとツール選定にミスが発生する

社内情報共有ツールを何のために導入するかを決める事は重要です。

例えば、

  • 社内の情報整理をしたいのか
  • 経営陣や会社上層部の情報を適切に社員に伝えたいのか
  • 社内全体の情報を共有したいのか・特定の部署や階層の情報共有を目的とするのか
  • テキスト以外に、動画・各種ファイルの共有も行いたいのか

など、情報共有する情報や範囲で必要なツールも変わっていきます。

社内情報共有ツールといっても、社内チャットであったり、社内wikiだったり、タスク管理ツールのことを指していることもありますので、目的を明確にしないと、意図と違うツールを導入してしまいます。

また、目的設定が曖昧だと、既存のツールとの利用の使い分けも曖昧な為、利用する社員にも負担になってしまいます。

その為、何を目的とするかを決める事は非常に重要です

ゴールかを決めないと目的達成したかが分からなくなる

社内情報共有ツールを入れて、

  1. 何ができるとゴールになるか
  2. 何を達成すればゴールになるか

を決めなければ、本当にそのツールを入れてよかったのか、ツール導入は正しかったのかが不明になります。

さらにゴール設定が曖昧だと、何となくの運用で、何のなくルール設定し、最終的に利用が定着しなくなり、一部の社員しか使わないサービスになってしまいます。

大きな会社であればあるほど、社内でも利害関係者が増加して行くので、社内情報共有ツールを導入することに夜ゴール設定は必要です。

ルールを決めないと、利用率が上がらない

厳格なルールを決める必要はありませんが、最低限のルールを決めることも重要です。
最低限のルールを設定しないと、そもそも利用率も向上しませんし、一部社員しか利用されないツールになります。

そのルールは最低限の内容で問題なく

  • 既存のツールと新規導入ツールの大まかな利用区分けを社員へ提示する
  • 文書を共有するなら、文書フォーマットを設定する
  • 利用促進担当を決める

などがルールの例です。

そもそも人間はきまった動作を変えるときはストレスを感じます。その為社内情報共有ツールでなくても、社員の利用ツールが追加・変更になる場合は、既存のツールを使い続けたり、自分ルールを設定する社員が発生します。

そういった自分ルールを設定した社員が、経営者層に近ければ、近くなる程、カオス化していきます。
上記から最低限の既存ツールとの利用区分けや、フォーマットの設定、質問や利用促進を行う担当を設定して行く事は、

まとめ

上記の通り3つの注意点を意識することにより、導入後の運用や改善点が浮かび上がってきますので、
是非意識していただければと存じます。