社内情報共有ツールを導入する際の注意点

2021-08-10

社内情報共有ツールを導入する際の注意点

社内情報共有ツールは、適切に利用すればかなり効果を発揮しますが、利用者が社内である分、注意するポイントを抑えないと、無用の長物化しますので、今回は社内情報共有ツールのGROWI.cloudを提供している弊社が
お客様へお伝えしている、社内情報共有ツールを導入する際の注意点を記載していきます。

以下を順番に解説していきます。

  1. 何を目的とするかを決める
  2. 何を行える事がゴールかを決める
  3. ルールを決めないと、利用率が上がらない

何を目的に利用するかを決めないとツール選定にミスが発生する

社内情報共有ツールを何のために導入するかを決める事は重要です。

例えば、

  • 社内の情報整理をしたいのか
  • 経営陣や会社上層部の情報を適切に社員に伝えたいのか
  • 社内全体の情報を共有したいのか・特定の部署や階層の情報共有を目的とするのか
  • テキスト以外に、動画・各種ファイルの共有も行いたいのか

など、情報共有する情報や範囲で必要なツールも変わっていきます。

社内情報共有ツールといっても、社内チャットであったり、社内wikiだったり、タスク管理ツールのことを指していることもありますので、目的を明確にしないと、意図と違うツールを導入してしまいます。

また、目的設定が曖昧だと、既存のツールとの利用の使い分けも曖昧な為、利用する社員にも負担になってしまいます。

その為、何を目的とするかを決める事は非常に重要です

ゴールかを決めないと目的達成したかが分からなくなる

社内情報共有ツールを入れて、

  1. 何ができるとゴールになるか
  2. 何を達成すればゴールになるか

を決めなければ、本当にそのツールを入れてよかったのか、ツール導入は正しかったのかが不明になります。

さらにゴール設定が曖昧だと、何となくの運用で、何のなくルール設定し、最終的に利用が定着しなくなり、一部の社員しか使わないサービスになってしまいます。

大きな会社であればあるほど、社内でも利害関係者が増加して行くので、社内情報共有ツールを導入することに夜ゴール設定は必要です。

ルールを決めないと、利用率が上がらない

厳格なルールを決める必要はありませんが、最低限のルールを決めることも重要です。
最低限のルールを設定しないと、そもそも利用率も向上しませんし、一部社員しか利用されないツールになります。

そのルールは最低限の内容で問題なく

  • 既存のツールと新規導入ツールの大まかな利用区分けを社員へ提示する
  • 文書を共有するなら、文書フォーマットを設定する
  • 利用促進担当を決める

などがルールの例です。

そもそも人間はきまった動作を変えるときはストレスを感じます。その為社内情報共有ツールでなくても、社員の利用ツールが追加・変更になる場合は、既存のツールを使い続けたり、自分ルールを設定する社員が発生します。

そういった自分ルールを設定した社員が、経営者層に近ければ、近くなる程、カオス化していきます。

社内情報共有ツールのGROWI.cloud

ここでは、おすすめの社内情報共有ツールについてご紹介したいと思います。

それが、弊社で開発・運用を行っているGROWI.cloudです。

GROWI.cloudはPCだけでなく、スマートフォンやタブレットでも手軽に利用することができる社内情報共有ツールです。

また、テキストやファイル情報の共有だけでなく、 図表の作成もグラフィカルに可能となっており、1つのツールでシステム設計書や業務フローなどの作成・共有も行うことができます。

そのため、社内情報共有ツールの導入が初めての方にも、安心してお使いいただける非常に強力なツールとなっております。

詳しい導入事例が気になる方は以下のページも併せてご覧下さい。

GROWI.cloud導入事例

社内wiki|GROWI.cloud導入事例を紹介(要約版記事)

まとめ

上記の通り3つの注意点を意識することにより、導入後の運用や改善点が浮かび上がってきますので、
是非意識していただければと存じます。

また、以下の記事では日本企業の情報共有化の現状について詳しく解説しておりますので、気になる方は併せてご覧下さい。

企業の情報共有化の現状と今後について