社内の業務連絡文書が簡単に書けるテンプレートをご紹介!連絡の際のポイントなども併せて解説

2023-12-15

新型コロナウイルスの影響により近年ではテレワークを導入する企業が増えており、働き方が一昔前よりも多様化してきています。

テレワークが増えると、従来の方法では業務上必要となる情報を社員全員に伝えるのが難しく、新たにチャットツールを導入する企業も多いでしょう。

しかし、新たな方法で情報を伝えるにしても、テンプレートがなければ社員全員が連絡事項を周知するまでに時間がかかってしまいます。

この記事では、社内連絡用テンプレートの記載事項やテンプレート例、社内連絡を徹底するうえで気を付けたいポイントなどを詳しく紹介しているので、新たにツールを導入して社内連絡を行う企業の方はぜひ参考にしてみてください。

社内連絡をする目的とは?

社内連絡がしっかり行われていないと、業務に対する社員同士の認識がずれて業務が滞ったり、ときには大きなトラブルに発展する場合もあります。

そのため、企業の大小や従業員の人数にかかわらず、社内連絡は徹底しなければならないのです。

社内連絡をする目的としては、意思の決定や業務の重複防止、作業漏れの回避、社内のコミュニケーション活性化などが挙げられます。

ただ必要な情報を社内連絡で社員に周知させるのではなく、これらの目的をしっかりと理解したうえで社内連絡を徹底することが大切です。

意思の決定

適切に意思を決定するためには、正しい情報をリアルタイムで手に入れる必要があります。

社内連絡の体制が整っていないと、正しい情報の周知が遅れたり、間違った情報が社員に周知されてしまい、意思決定を誤ってしまうケースがあるので十分に注意しなければなりません。

何らかの生産が行われている企業であれば、誤った意思決定が営業活動に多大な影響を与えることは用意に想像がつくでしょう。

業務を進めるうえで取り返しのつかないトラブルを起こさないよう、社員に正しい情報をリアルタイムで周知させ、スムーズに意思決定することが大切です。

業務の重複防止

社内連絡が行われていないと、誰が何の仕事をしているのかが曖昧になり、社員同士で業務が重複してしまう場合があります。

業務が重複することで社員の時間が無駄になるうえ、業務効率も落ちてしまうので、会社にとって悪影響しかありません。

しかし、社内連絡を通して業務内容の周知が徹底されていれば、無駄なトラブルを回避してスムーズな組織運営が行えます。

また、過去に作成した資料を社員が周知できていると、その資料が再度必要になった際も資料作成の手間が省けるでしょう。

作業漏れの回避

社内連絡が行われず業務が重複しないことで、かえって作業が漏れてしまう場合もあります。

例えば、顧客から連絡があった際に誰が対応するのかといった連絡が行われないと、誰かが対応してくれるだろうと人任せになることで対応が遅れてしまいます。

対応が遅れれば顧客からの信頼を失うことになり、会社にとって大きな損失が発生してしまうのです。

他の場面でも作業漏れがあると業務が滞ってしまうため、社内連絡は日頃から徹底して行わなければなりません。

コミュニケーションの活性化

会社によっては多数の部署が存在する場合もあるかと思いますが、部署が多ければ多いほど関わりをもたない社員の方が増えてしまいます。

しかし、社内連絡を通して全社員に業務の情報が発信されることで、他部署の社員がどういった思いで仕事に取り組んでいるのか、他部署の仕事内容を詳しく知ることが可能です。

基本的に社内連絡は社員に必要な情報を周知させるために行うものですが、情報を発信するなかで交流のない部署同士がお互いを知れれば、興味や関心が生まれて交流する機会が増えるでしょう。

社内のコミュニケーションが活性化すると部署同士の意思疎通も円滑になり、日々の業務によい影響をもたらします。

社内連絡用テンプレートの記載事項

社内連絡用テンプレートの記載事項としては、

・宛先や発信者(発信部署)

・日時

・件名

・本文

・添付書類

などが挙げられます。

記載事項をあらかじめテンプレートに用意しておくことで、社内連絡をよりスムーズに行うことが可能です。

宛先

社内連絡用テンプレートに限らず、ビジネス文書では宛先を最初に記載するのが一般的です。テンプレートの最初には必ず宛先を記載する欄を用意するのがよいでしょう。

連絡する目的によって宛先の書き方は異なり、社員全員に通知する場合は従業員各位や社員各位と記載し、業務に直結する命令や指示などの場合は該当社員の名前+役職名を記載します。

ただ、企業によっては役職名のあとに殿を付ける場合や、目上の社員に対して様を付ける場合などがあるため、記載方法は自身の会社の慣例に従うとよいでしょう。

また社内連絡で情報を発信する際は、過去の事例を参考にするのがおすすめです。

発信者(発信部署)

誰が発信した文書なのかを全ての社員が把握できるように、社内連絡用テンプレートには発信者(発信部署)を記載する必要があります。

なぜなら、文書を発信した人物が不明だとトラブルが起きた際に責任の所在が分からず、解決するまでに時間がかかってしまうためです。

また、発信自体は担当者が行うにしても、内容によっては発信名義を責任者となる上司の名前にするケースがあるので、上司から社内連絡をお願いされた際は発信者の名前を誰にするのか一度相談することをおすすめします。

日時

発信した日時を記載しておくことで、社内連絡がいつ通知されたのかが明確になります。

日時が不明だと通知された文書がいつのものか分からなくなるため、社員に最新の情報であることを周知するためにも発信日時の記載は必須です。

日時を記載する際は文書の作成日ではなく、必ず発信する日付を記載しましょう。

件名

件名を記載しておくと、本文を確認する前に文書の内容をある程度把握できるうえ、文書の趣旨が社員に伝わりやすくなるため、内容にかかわらず件名は記載しておく必要があります。

件名を記載する際は、文書の内容を簡潔に分かりやすく記載することが大切です。

本文

本文は周知したい内容を細かく伝える一番重要な部分です。社内連絡用テンプレートでは、本文を件名から最低でも一行あけてレイアウトすることをおすすめします。

一行あけることで本文のスタートが分かりやすくなり、社員へ本文の内容をスムーズに伝えることが可能です。

また、社内に発信する文書であれば時候の挨拶や「お疲れ様です」といった定型文は不要なので、伝えたい内容のみを分かりやすく記載しましょう。

添付書類

文書によっては添付書類がつく場合もあるため、社内連絡用テンプレートには添付書類のタイトルやページ数を記載する欄を用意しておきましょう。

内容の分からないファイルを開くのは多少なりとも不安がありますが、添付書類の内容があらかじめ記載されていると、社員は安心してファイルを開くことが可能です。

社内連絡用テンプレート例

社内連絡はさまざまな目的で行われるため、スムーズに情報を発信できるよう目的別にいくつかの社内連絡用テンプレートを用意しておくと良いでしょう。

ここではお知らせや案内、報告書、議事録などの社内連絡用テンプレート例をご紹介します。

お知らせ

社内のシステムが変更される際や回線工事が行われる際、その他会社や業務に関する通達事項がある際は、社内連絡を通して社員に詳しい内容を知らせなければなりません。

仮に回線工事のお知らせを通知する場合は、件名に回線工事のお知らせと記載し、本文には工事が行われるエリアや工事にかかる時間、インターネットが使用できなくなる時間帯などを詳しく記載します。

ただ、社員によってはインターネットが使用できないと業務を進められない場合があるため、問い合わせ先として担当者の名前や電話番号を記載しておくことが大切です。

工事によって業務に支障をきたす社員がいれば、問い合わせてもらうことで事前に対処できます。

案内

お知らせと同じような意味合いではありますが、会議が行われる際などは案内として社内連絡を発信する場合があります。

会議の案内を発信する際は会議の内容や日時を本文に記載し、対象となる社員に参加の可否を返信してもらうのが一般的なので、テンプレートには返信用のメールアドレス記載欄を用意しておくのがおすすめです。

そして、案内では会議資料を添付する場合も多いため、添付資料のタイトルやページ数を記載する欄も用意しておきましょう。

また、最近ではテレワークの増加によりオンラインで会議を行う企業も増えていますが、オンライン会議の場合は、参加URLや参加方法を本文に記載しておくことで社員からの問い合わせを減らせます。

報告書

業務報告書やクレーム報告書、調査報告書など、報告書にはさまざまな種類が存在しますが、いずれの報告書も提出日や宛先、発信者、報告書のタイトル、報告内容を記載しなければならないため、テンプレートにはそれぞれの記載項目を用意しておきましょう。

特に業務報告書を毎日提出する社員の方は、テンプレートが存在することで報告書作成の時間短縮につながり、その日の業務内容をスムーズに上司へ共有できます。

議事録

議事録は会議の内容を周囲へ共有するために作成されるので、間違った情報を共有しないよう正確さが求められます。

テンプレートには会議名や会議が行われた日時・場所、出席者、議題、決定事項、持論要旨、懸案事項などを記載する欄を用意しておきましょう。

各項目がしっかり整理されていれば、会議の内容が社員へ伝わりやすくなります。

社内連絡を徹底するために気をつけたいポイントとは?

社内連絡を徹底するためには、社内連絡のルール設定や周知させる手段の選定が重要になります。

これら2つのポイントをおさえておけば、社内連絡を徹底することが可能です。

ルールの設定

社内連絡では、誰にどのような内容をいつ発信するのかというルールを設定しておくことが大切です。

ルールを設定しておかないと誰でも情報を発信できてしまうため、責任の所在が不明確になってしまいます。しかし、しっかりとルールを設定していれば、共有された情報に責任が生まれるので安心です。

ただ、あまりにも複雑なルールを設定するとルールを把握しきれない社員が出てくるため、できる限りシンプルなルール設定をおすすめします。

社内連絡におけるルールが定まっていることで、社員一人ひとりの意識が高まり、社内連絡の徹底につながるでしょう。

手段の選定

社内連絡を効率的かつスムーズに行うためには、環境に適した周知手段を選定する必要があります。

新たな情報共有ツールの導入を考えているのであれば、事前に自社の抱えている課題を解決しておかなければツールを導入したところで社内連絡は徹底されません。

また、周知する情報の種類によっても適した手段は異なり、業務フローに関する情報であればリアルタイムで伝えられるスピード感のある周知手段、ノウハウに関するストック情報は検索性の高いツールが適しています。

まとめ

社内連絡が徹底されていると適切な意思決定ができるうえ、業務を効率的に進められます。会社の規模や従業員の人数にかかわらず社内連絡は徹底する必要があります。また近年では、テレワークの増加によって働き方が多様化してきているので、働き方の変化を機に社内連絡の方法を見直してみるのもよいでしょう。

社内連絡方法を見直す際は、よりスムーズに情報を発信・共有できるよう、目的別にいくつかの社内連絡用テンプレートを用意しておくのがおすすめです。

これから社内連絡用テンプレートを作成しようと考えている企業の方は、この記事で紹介した内容をぜひ参考にしてみてください。