社内wiki導入から活用までのステップと選定のポイントをご紹介!

はじめに

リモートワーク環境での仕事やオンライン会議など、今や場所を問わずに様々な場所から仕事ができるようになりました。
リモートやオンライン環境でもこれまで直接顔を合わせていた頃と同様にスムーズに情報共有を行う必要があります。

そんなリモートでの情報共有をサポートしてくれるツールが社内wikiなんです。

社内wikiとは、社内の情報やナレッジを蓄積し共有するためのツールです。

Web百科事典サイトのWikipedia(ウィキペディア)をご存知の方は多いかと思います。
社内wikiとはその名の通り、社内用にWikipediaを構築するというイメージのツールです。

この記事では、そんな社内wikiの導入から活用までのステップと社内wiki選定のステップについて解説します。

社内wiki導入から活用までのステップ

ここからは、社内wiki導入から活用までのステップについて解説します。

導入から活用までは主に以下の4ステップです。

  1. 目的・予算の設定
  2. 社内wikiにストックしておきたいコンテンツを設定
  3. 運用ルールを制定
  4. いざ活用

目的・予算の設定

まずは社内wikiを活用する目的と社内wikiの予算を設定しておきましょう。

目的を設定しておくことで、導入後の利用者も何のためのツールなのか、何に活用すればいいかなどに迷わずに済みスムーズな浸透につながります。

予算の設定では、実際に社内wikiの料金体系をチェックしておく必要があります。
社内wikiの料金体系には主に2つあります。

  1. ユーザー数毎の課金
  2. 月額固定のプランへの課金

組織の規模や人員の入れ替わりの多さなどを加味して、組織にあった料金体系で提供している社内wikiを見つけておくとよいでしょう。

社内wikiにストックしておきたいコンテンツを設定

社内wikiにストックしておきたいコンテンツを予め設定しておくことでスムーズに社内wikiを活用することができます。

「議事録」「契約書」「報告書」「ナレッジ共有掲示板」「社内イベント共有」など社内には様々なジャンルの情報を共有することがあります。

それらのコンテンツを洗い出し社内wikiにストックするものを決めておきましょう。

運用ルールを制定

細かな運用ルールを設けてしまうと利用者のモチベーションを下げてしまい、活用されにくくなるので最低限シンプルな運用ルールを決めておきましょう。

最低限決めておくべき運用ルールは次のようなものが挙げられます。

  1. 報告書や議事録は社内wikiで記載する
  2. 閲覧や作成できる範囲を決める
  3. ページの冒頭にページの概要を書くようにする

おすすめの運用ルールについては以下の記事で詳しく紹介しています。ぜひご覧ください。

社内wikiどう運用すればいい?おすすめの運用ルール

いざ活用

利用目的を明確にし、予め社内wikiに残しておきたいコンテンツや運用ルールを適度に設ければいざ社内wikiを活用していきましょう。

最初から100%で社内wikiをうまく利用しようとするのではなく、徐々に慣れて使い方を学びながら活用していくことで継続的な利用へとつながり価値ある社内wikiを作り上げることができるでしょう。

社内wiki選定のポイント

ここからは社内wiki選定のポイントについて解説します。

主なポイントは以下の3つです。

  1. 使いやすいかどうか
  2. 料金体系は組織の規模にあっているか
  3. ページの閲覧や編集を制限できるこのがあるかどうか

使いやすいかどうか

特に検索しやすいかどうかは導入後も継続的に活用されるかどうかに関わってくるため要チェックです。

検索のしやすさは、検索しやすい位置に検索窓があるかや検索後に出てくるページの一覧が見やすいかどうかなどをチェックするとよいでしょう。

社内wikiには無料でお試しができるツールもあり、そのトライアルを利用して実際の使用感を確認しておきましょう。

料金体系は組織の規模にあっているか

予算の設定でもお話ししましたが組織の規模に合わせた料金体系を選ぶことも重要です。

組織の状態によってそれぞれにメリット・デメリットあるので、その状態にあった料金体系で提供している社内wikiツールを見つけておくとよいでしょう。

ページの閲覧や編集を制限できるこのがあるかどうか

社内の情報には一定の範囲内でのみ共有されるべきものもあります。

社内wikiの特性上基本的には、誰もが自由にページの作成や更新ができますが、上記のように利用を制限すべき範囲も存在します。

その制限がかけられるかどうか無料のトライアルなどを活用して確認しておきましょう。

まとめ

社内wikiの導入から活用までのステップと選定の際のポイントを解説してきました。

ぜひこの記事を参考に自社にあった社内wikiの導入の検討をしてみてはいかがでしょうか?