社内wikiを効果的に活用するための運用ルールをご紹介

2021-05-112024-04-01

社内wikiとは

社内wikiとは、業務に必要な情報や知識を蓄積・共有をスムーズに行うことをサポートしてくれるツールです。

社内には以下のように知っておくべき情報というのが存在します。

• 社内マニュアルや報告書の書き方
• 勤怠についてや有休取得ルール

加えて、情報は必要に応じて最新版へと更新する必要があります。

そんな情報の管理や共有を楽にしてくれる社内wikiの、導入後おすすめの運用上のルールを紹介します。

社内wikiを失敗させないよう、ルールを設けて継続的に活用する方法を見ていきましょう。

社内wiki運用上のルール事例紹介

まず初めに、実際に設けておくのにおすすめ社内wiki運用上のルールをご紹介いたします。紹介するルールは以下の通りです。

1. 報告書や議事録は社内wikiで書く
2. 閲覧・作成権限の範囲を決める
3. 個人使用でページを作成する場合は誰もが見れるようにする
4. ページの冒頭でページの概要をまとめる

報告書や議事録は社内wikiで書く

このルールを設けることで、継続的に社内wikiを活用することができるようになります。

最初のうちは、どこにページを作成すべきか、どういうフォーマットにすべきか悩ましいかと思います。

それも継続して活用していくことで、一定の習慣が生まれそれに沿って再度ルールを決めていくこともできます。

このように、活用し、継続的に活用していくためのルールを設けたり更新したりしていくことで上質な社内wikiになります。

閲覧・作成権限の範囲を決める

社内wikiはwikiの特性を受け継いでおり、誰もが自由にページの作成や閲覧を許されているツールとして開発されています。

しかしながら、社内の情報の中には特定の人のみが知っておくべき情報やプロジェクト外の人がページを作成することに制限をかけたいケースなどがあるでしょう。

そのため、社内wiki運用前に大雑把なコンテンツ内容の決定と、コンテンツ毎の閲覧や作成などの権限を付与する範囲を決めておくことをおすすめします。

個人メモなどのページを作成する場合は誰もが見れるようにする

前項でもお伝えしましたが、社内wikiは制限がなければだれもが自由にページの作成・閲覧が可能です。

ほとんどの社内wikiはデフォルトでページを作成するとその社内wikiないでは誰からも参照できますが、その逆も可能で自由に非公開にしておくこともできます。

せっかくの有益な情報や知識をプライベートな状態にしてしまうのは社内wiki活用の本文を果たせていないことになってしまいます。

特に社内wikiで個人メモなどを残す場合は必ず誰からも参照できる状態にしておくルールを設けておきましょう。

ページの冒頭でページの概要をまとめる

社内wikiで情報を管理しておくメリットとして、欲しい情報の検索が楽に行うことができることにあります。

欲しい情報を即座に手にれられるメリットを最大限生かすためにも、ページの冒頭にページの概要をまとめておくことで、そのページにアクセスした人に 「このページに、自分がいま知りたい情報が書かれているか？」を瞬時に判断させることができます。

このルールを決めておくことで、より社内wikiを活用して情報の検索をし、継続的に社内wikiを活用することにもつながるでしょう。

何故ルールが必要なのか

社内wikiを運用するにあたって、そもそも何故ルールが必要なのか解説します。
主な理由としては以下の3つです。

1. 社内wikiを継続的に活用するため
2. 浸透しやすくするため
3. 健全な情報共有を行うため

社内wikiを継続的に活用するため

社内wikiは、継続的に活用され情報や知識を蓄積・更新し続けることで価値が向上します。

そして、継続的に社内wikiを活用するにはルールを設けておくことが必要です。

社内wikiの使用に必要なルールを明確に設けておくことで、使い方に社員が迷い使わなくなることを防止できるからです。

浸透しやすくするため

ルールを設けて継続的に社内wikiを活用しやすい環境を整えておくことで、社内への浸透もスムーズにできるでしょう。

特にITツールの活用に疎い社員へのフォローも、ルールを設け使い方・使う目的をはっきりさせた環境では十分に行うことができるでしょう。

健全な情報共有を行うため

社内wikiを運用していくうえで気を付けるべき点がいくつかあります。

その中の1つに、「誹謗中傷のためのツールにしない」があります。
社内wikiは権限さえ付与されれば誰もがページの作成・編集が可能になります。

つまり、ルールを設けていないと社内に残すべきでない情報や文字が残ってしまい最悪のケースだと、社内wikiの活用を止めなければならない事態につながりかねません。

まとめ

社内wiki運用においておすすめの運用ルールを紹介してまいりました。

おすすめのルールは以下の通りでした。

1. 報告書や議事録は社内wikiで書く
2. 閲覧・作成権限の範囲を決める
3. 個人使用でページを作成する場合は誰もが見れるようにする
4. ページの冒頭でページの概要をまとめる

ぜひ上記の4点を意識して、社内wikiを効果的に活用してみてください。

最後に社内Wikiの一つ、GROWI.cloudを紹介して終わりたいと思います。

また、他のブログ記事では 社内wikiをもっと効果的にするテンプレートの使い方 や 文書管理システムとしての社内wikiの運用方法 もご紹介しているので、ぜひそちらも読んでみてください！