社内の情報共有で社内wikiがおすすめな理由

社内wikiとは

社内wikiは、情報やナレッジをストックし社内の業務に関わる誰もがストックされた情報やナレッジを業務に活用できるようにするためのツールです。

最近では、リモートで業務をする際の情報共有に課題を感じ、業務の効率化を図るべく多くの企業が社内wikiの導入、または検討をしています。

社内wiki活用には情報共有において、さまざまにメリットがあります。
詳しくは以下の記事で解説していますので是非ご参加ください。

社内wikiツールのメリットと運用上の注意点

そんな社内wikiを、社内の情報共有推進のためのツールとしておすすめな理由について解説します。

また、社内wikiツール運用での注意点についてもご紹介いたします。

社内の情報共有で社内wikiがおすすめな理由

社内の情報共有で社内wikiがおすすめな理由は主に以下の4つです。

  1. 1つのツールで様々な情報を管理できる
  2. 情報を探しやすい
  3. 誰かに聞かなければいけない手間を削減できる
  4. 安全に情報共有ができる

1つ1つ見ていきましょう。

1つのツールで様々な情報を管理できる

情報やナレッジを1つのツールにストックしておくことで、ツールの活用を統一でき誰もが利用しやすい環境を作ることができます。

他にも、会議の内容や業務で発生した情報も1つのツールで管理できるので、物理的な場所を取らずに保存し利用することができます

情報を探しやすい

継続的に活用した社内wikiには多くの情報やナレッジがストックされているでしょう。

その情報やナレッジを欲しいときに手軽に手に入れることができるのは社内wikiの強みです。

紙で管理されてある情報を探す場合とは圧倒的に手間と時間にかけるコストを削減できます。

誰かに聞かなければいけない手間を削減できる

社内wikiを活用することで、「まずは社内wikiで検索して調べる」という習慣を築くことができます。

例え、社内wikiで調べて1人で解決できなかったとしても誰かに聞くときは社内wikiで調べた分だけの前提知識を得ているので、問題解決に向けて効率よく質問することに役立ちます。

安全に情報共有ができる

誰もが自由に編集や閲覧できる社内wikiでも、見れていい情報や編集できていいページの範囲は存在します。

社内wikiでは、ページ毎に作成・編集・閲覧・削除の権限を付与できるため情報を公開する範囲を管理者側で設定することもできます。

そのため、誤った対象に情報が漏れることを防いでくれます。

社内wikiツール運用での注意点

社内wikiをおすすめする理由をご紹介しました。

ここからは、そんな社内wikiツールを運用するうえでの注意点を紹介します。

  1. そもそも利用目的は明確にしてあるか
  2. 情報は定期的に更新されているか
  3. 継続的に活用される仕組み作りをできているか

そもそも利用目的は明確にしてあるか

社内wikiを利用する目的は明確にしておきましょう。

利用目的を明確にしてないと、社内wikiを活用する理由が不明のままになり社内への浸透の妨げになってしまいます。

情報は定期的に更新されているか

情報が定期的に更新されるような仕組みを作りましょう。

更新が定期的に行われないと情報を参照した社内wiki利用者に誤った情報を共有してしまう可能性が発生してしまいます。

基本的には情報の投稿者、もしく利用者で更新を行うようにしましょう。

継続的に活用される仕組み作りをできているか

社内wikiは、その内部に豊富な量の情報とナレッジがストックされることで、社内wiki活用へのモチベーションとなり社内で情報共有をスムーズに行わせることができるものです。

豊富な量の情報とナレッジがストックされるためにも、継続的に活用される仕組みづくりが重要です。

例えば、「マニュアルや議事録は社内wikiを活用して記録する」「継続的に社内wikiで質の高い情報やナレッジの共有をした社員を人事評価の対象にする」など継続的な利用へのモチベーションにつながるような仕組みづくりを行いましょう。

まとめ

社内wikiを導入し、継続的に運用することで組織の情報共有を活発化するイメージは持っていただけましたか?

社内wikiは継続的に活用できれば、十分に効果が発揮できるツールです。

社内での情報共有を活発化し業績向上のヒントととなるようなアイデアが生まれることを期待し、社内Wikiの導入を検討する価値は十分にあるでしょう。