社内wikiのおすすめな活用方法

はじめに

社内wikiは、社内の貴重な情報やナレッジを蓄積し保管しておくためのツールです。

蓄積された情報やナレッジを普段の業務で支障が出た際に参考にしたりや、個人の成長のための教材として活用したりなどその活用方法は様々です。

情報の定期的な更新による質の担保や整理は必要ですが、継続的に活用され情報やナレッジが豊富に蓄積された社内wikiは組織の知的な財産になるでしょう。

この記事では、そんな社内wikiを活用することのメリットとおすすめの活用方法について解説していきます

社内wiki活用のメリット

ここからは、以下3つの社内wiki活用のメリットについて解説します。

  1. 情報の共有がスムーズになる
  2. 業務の進捗の可視化がしやすい
  3. 技術的な情報の蓄積ができる

情報の共有がスムーズになる

社内wikiを活用することで、社内のあらゆる場所に散らかっていた情報を社内wikiがまとまり、知りたい情報をすぐに探し出せるので情報共有をスムーズに行うことができます。

検索エンジンを活用すればあらゆる情報を検索することができますが、社内のそして自身の業務に関係の近い情報を社内wikiに貯めておくことで検索エンジンよりも役に立つ情報を手にれ安くできます。

業務の進捗の可視化がしやすい

「どこまで進んでいるか」「どういう課題につまずいているか」の内容を社内wikiに残しておくことで、部署やプロジェクト間での業務の進捗の確認がしやすくなります。

チャットツールでの共有のみだと情報が流れてしまい、進捗や現時点での悩みの確認漏れが発生してしまう可能性があります。

社内wikiに残しておくことで、情報が流れる心配もなく確実に共有ができます。

技術的な情報の蓄積ができる

社内wikiでは技術的な情報の蓄積も可能です。

先人からの知恵を溜めていくように、社内wikiに技術的な情報を蓄積しておくことで、後任の社員や新入社員への教育にも活用できます。

社内wikiのおすすめな活用方法

ここからは、以下5つの社内wikiのおすすめの活用方法について解説します。

  1. 会社や部署ごとのマニュアルとして
  2. 議事録として
  3. ナレッジを共有する共通のツールとして
  4. 部署やプロジェクト、事業部ごとの情報管理に
  5. 社内イベントのレポートとして

会社や部署ごとのマニュアルとして

マニュアルは会社や部署ごとの必ずあるもので、その組織に属する従業員には必ず共有しておかなければいけない状態です。

そんなマニュアルを社内wikiで管理することで、容易に共有が行えたり、修正が必要になっても管理者が容易に更新できるのでマニュアルの管理コストを削減することができます。

議事録として

「会議の内容を見返そうと議事録探すの面倒だな」このような経験をされた方いらっしゃるかと思います。

社内wikiを活用すれば、「議事録」と検索するだけで容易に議事録を入手することができます。

また、「○○月○○日 ○○部 ○○会議議事録」のように議事録ページに日付や部署名を記載するルールを設けておくと更に用意に議事録を探し出すことができます。

ナレッジを共有する共通のツールとして

業務に必要なナレッジやノウハウを豊富に持っている方は、社内に多くいるかと思います。

その方たちの持っているナレッジやノウハウをアウトプットする共通のツールとして社内wikiを活用することができます。

部署やプロジェクト、事業部ごとの情報管理に

社内wikiにはページを階層構造で管理するツールもあり、部署やプロジェクトを階層で区切っておくことで、それぞれで情報を管理し共有することができます。

業務で活用したナレッジやノウハウを溜めていく階層は別に用意し、組織の外部に出てはいけない情報の共有などは組織ごとの階層の下にページを残し管理するようにしておきましょう。

社内イベントのレポートとして

社内wikiには外部チャットツールへの連携が可能なツールもあります。

連携を済ませておくことで、社内wikiにイベントの情報を載せれば特定のチャンネルに通知が飛ぶようになるので周知しやすくなります。

まとめ

今回は社内wikiを活用するメリットとおすすめの活用方法をご紹介しました。

社内wikiの導入を検討されている方は、社内wiki選定の際はぜひこの記事を参考にしてみてください。