社内wikiの失敗を防ぐには？おすすめの運用ルールをご紹介
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はじめに
社内wikiは、社内にある情報やナレッジを蓄積し共有するためのツールです。
貴重な情報やナレッジを蓄積しておくことで、日々の業務で発生した課題や新入社員の教育にも活用することができます。
しかし、社内wikiを運用しても目的としていたことを実現させられなかったという事例もあります。
この記事では、そんな社内wiki運用で失敗する理由について解説し、失敗しないためのおすすめの運用ルールをご紹介します。
社内wiki運用で失敗する理由
ここでは、社内wiki運用で失敗してしまう以下４つの理由について解説します。
- 導入の目的が共有されていない
- 社内wikiの運用方法が明確でない
- 継続的に活用される仕組み作りができていない
- 運用ルールが決まっていない
導入の目的が共有されていない
導入の目的が共有されいないことで、社内に社内wikiが浸透しにくくなり結果無用の長物となってしまうこともあります。
社内wikiの利用者に業務に必要な情報やナレッジを積極的にアウトプットしてもらい貴重な情報を蓄積していくことで、業務で困ったことがあった際に社内wikiで情報収集をして問題解決に向けて動けるようにするということが、利用者に理解・意識されないと活用にはつながらないでしょう。
社内への浸透を促進することも目的として「社内wiki導入の目的」は共有しておきましょう。
社内wikiの運用方法が明確でない
社内wikiの運用方法が明確でない状態もまた、いざ活用しようとしても、どんな情報を共有すればいいのか、どんな時に社内wikiを活用すればいいのかが分からない状況を生み出してしまい、社内への浸透を妨げる要因となりなかなか活用されないツールと化してしまいます。
継続的に活用される仕組み作りができていない
継続的に利用される仕組み作りができていないことも、社内wikiを運用で失敗する理由となります。
社内wikiは継続的に活用されることで、豊富な情報とナレッジが集約されたコンテンツになり利用価値が高まっていくツールです。
しかし、継続的に活用されるための仕組み作りができていないと豊富に情報や知識を持っている人の貴重な情報を社内wikiに残すことができずに、社内wikiを利用する価値がなくなります。
そうならないためにも、継続的に情報やナレッジをアウトプットするを習慣化するための仕組み作りが必要です。
運用ルールが決まっていない
運用ルールが決まっていないことも社内wiki運用における失敗の理由となります。
ルールが決まってないことによって、閲覧できるべきでない人が顧客情報を閲覧出来たり、後悔されるべきでない情報が公開されたりと社内wikiでの情報共有を安全にこなうことができない状態に陥ります。
おすすめの運用ルール
社内wiki運用で失敗する理由を解説してきました。ここからは、社内wikiを運用するうえで設けておくべきおすすめのルールを紹介します。
紹介するルールは以下の3つです。
- 報告書や議事録は社内wikiで記載する
- 閲覧や作成できる範囲を決める
- ページの冒頭にページの概要を書くようにする
報告書や議事録は社内wikiで記載する
普段別のツールや紙媒体で提出している報告書や、会議に必須な議事録などを社内wikiで管理するようなルールを設けましょう。
最初社内wikiを活用していく際のハードルは、テンプレート用意しておくことで低くすることができるので、あとは普段の業務で半ば強制的に社内wikiを使うようにするこのルールはおすすめです。
閲覧や作成できる範囲を決める
社内にある情報の中には、一部のグループにしか見れてはいけない情報や後悔されるべきでない情報などプライバシーに関してシビアにならなければいけないものがあります。
そんな情報を社内wikiで扱うためにも、利用者がページの閲覧や作成ができる範囲を決めておきましょう。
ページの冒頭にページの概要を書くようにする
社内wikiはナレッジをストックしておくためにも活用できます。
業務につまずいた時や、新入社員への教材として活用する際にページの検索をしやすいようにページの冒頭に概要を書いておくルールを設けておきましょう。
このルールがあることで社内wikiの利用価値が高まり継続的に利用されるようになるでしょう。
まとめ
いかがでしたか。
社内wiki運用での失敗には様々な理由がありましたが運用のルールを設けて、継続的に社内wikiを活用できる仕組みを作りましょう。
