社内wikiツールで紙のマニュアルもデジタル化

社内wikiとは

社内wikiは、日々の業務に必要な情報や確認したいことを素早く手に入れることができるようにしてくれるツールです。

さらに、社内wikiは情報や知識を貯蓄するだけでなく、社内マニュアルや議事録などのドキュメント類の管理としても活用することができます。

この記事では紙マニュアルをデジタル化するメリットやデジタル化した際の管理を社内wikiで行うメリットを紹介させていただきます。

マニュアルをデジタル化するメリット

社内マニュアルをデジタル化することで期待できる効果はさまざまです。ここでは特に、注目したい5つのメリットについて見ていきましょう。

  1. マニュアルの作成時間・コストの削減につながる
  2. マニュアルを探すことが楽になる
  3. 情報の共有が楽になる
  4. データのバックアップを取ることができる
  5. 物理的スペースが不要(保管コストが不要)

マニュアルの作成時間・コストの削減につながる

紙でマニュアルを管理している場合、追加事項が発生し更新が必要になった際に作業を行い印刷をしなくてはなりません。さらに、紛失した際にも再販しなくてはならないため、管理費用を逐一要求されてしまいます。

デジタル化することにより、更新や紛失した際の費用を考える必要がなくなり、管理の煩わしさを解消してくれるでしょう。

マニュアルを探すことが楽になる

デジタル化することで、マニュアル本体を探したり保管している場所から取り出す作業が必要なくなるうえ、マニュアル内の検索も容易に行うことができます。

検索が容易に行うことができれば、必要な時に必要な量だけの時間でマニュアルを確認することができ、紙媒体での管理の時のように時間を割いて調べるという手間を省くことができます。

情報の共有が楽になる

デジタル化すれば、特定の閲覧権限を付与することも可能ですし、その権限が付与されているメンバーはいつでもどこからでも閲覧することが可能となります。閲覧に場所を問うことなく利用することができるほか、情報共有においてのタイムラグが発生しにくくすることができるのでリモートワークにも最適だと言えるでしょう。

データのバックアップを取ることができる

紙のマニュアルですと、紛失や盗難、火災での焼失などが発生し、復元に時間をと費用を要してしまいます。マニュアルを電子化して保存しておくことで、そのいざというケースでもすぐに復元することができます。

デジタル上で閲覧するための機器(PCやスマートフォン)の紛失にも対応することができます。

物理的スペースが不要(保管コストが不要)

マニュアルのみのデジタル化では省スペース化への貢献度は低いかもしれませんが、他のドキュメント類(議事録や報告書など)のデジタル化を推進することに繋げることができるでしょう。

社内wikiでマニュアル管理するメリット

さて、マニュアルをデジタル化することで享受できるメリットを紹介してきました。

ここからは、社内wikiを使ってマニュアルを管理するメリットをご紹介いたします。

  1. 情報の共有を後押ししてくれる
  2. マニュアルの検索が容易になる
  3. 情報の一元管理を用意にしてくれる

情報の共有を後押ししてくれる

紙マニュアルをデジタル化することで情報の共有が楽になるというメリットがありました。

社内wikiは、技術的な知識なしに簡単にページの情報を閲覧することができるのが1つの特徴です。

そんな社内wikiで社内マニュアルを管理することで、マニュアルに変更点が加わった場合でも「更新があったので社内wikiより参照しておいてください」という一言で、変更点の共有が可能となります。

マニュアルの検索が容易になる

社内wikiの別の特徴として、社内wikiに残した情報の検索を容易にすることができるというのがあります。

社内wikiに「社内マニュアル」以外の情報が載っていた場合でも、簡単に検索がすることができます。

もちろんデジタル化しているので、マニュアル内で検索にかけることも可能です。

情報の一元管理を用意にしてくれる

前項で少し触れましたが、社内wikiは情報の検索が容易に行えるので、「社内マニュアル」以外の情報が載っていた場合でもすぐにマニュアルの情報を閲覧することができるでしょう。

さらに、議事録や営業日報書、有休取得申請書など様々なジャンルのドキュメント類の一元管理も可能です。

これまで、別ファイルで保管していたそれぞれのデータを社内wikiという1つのツールでまとめて管理できることは、管理コスト削減という大きなメリットを与えてくれるでしょう。

まとめ

紙マニュアルをデジタル化するメリットは以下の通りでした。

  1. マニュアルの作成時間・コストの削減につながる
  2. マニュアルを探すことが楽になる
  3. 情報の共有が楽になる
  4. データのバックアップを取ることができる
  5. 物理的スペースが不要(保管コストが不要)

さらに、デジタル化した後の管理を社内wikiで行うことのメリットは以下の通りでした。

  1. 情報の共有を後押ししてくれる
  2. マニュアルの検索が容易になる
  3. 情報の一元管理を用意にしてくれる

紙のマニュアルをデジタル化したい方や、デジタル化下際の管理を何ですればいいかお悩みの方は是非社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか?