社内wikiを活用してテレワークでもスムーズな情報共有を!

はじめに

テレワークが主流の働き方になって以来、皆さんはどのように社内での情報共有されていますか?

直接顔を合わせていた頃とは違い気軽に聞きたい内容でも周りを意識してしまい中々聞くのが難しかったり、他の人が今どんな業務をしているのか把握できずにコミュニケーションが取れないという事態も発生してしまっていませんか?

では何故社内で情報を共有することが重要なのか?、テレワークで情報共有が上手くいかない原因とは何なのか?そしてテレワーク環境でも情報共有をスムーズに行うためのおすすめのツール社内wikiについて解説します。

何故社内で情報を共有することが重要なのか?

情報を共有することの一番の目的は、プロジェクトや組織内の業務の可視化です。

この部署ではどういう業務をしているのか?プロジェクトメンバー間での業務の進捗はどうか?トラブル対応は適切に進んでいるか?など、多くの業務は可視化しておくことでチーム全体で迅速な対応ができたり効率的に業務を遂行できたりします。

社内全体でスムーズに効率よく業務を進めるためにも情報を共有することは必須といえます。

テレワークで情報共有が上手くいかない原因

ここからは、以下2つのテレワークで情報共有が上手くいかない原因について解説します。

  1. 情報共有をする意義が浸透していない
  2. テレワークに適した情報共有ツールがない

情報共有をする意義が浸透していない

テレワークで情報共有が上手くいかない原因として一番の大きな原因が前項で述べたような情報を共有することの重要性・意義を社内に浸透しきれてないことです。

ほとんどの仕事は1人で完結するものはなく、上司や同僚への進捗の共有やトラブル対応をどうしたかの報告など様々な情報を共有する必要があります。

テレワークになったからといって情報共有の重要性がなくなることはないのですが、実際に顔を合わせていた頃と比べて話しかけづらい、どうやって共有したらいいか分からない等で情報共有が疎かになってしまう事例もあります。

そうならないためにも、再度情報を共有する意義・重要性について社内での認識を合わせておきましょう。

テレワークに適した情報共有ツールがない

情報共有したくても、共有に適したツールがなければ中々できません。

チャットツールや社内wikiなど情報共有に適したツールの準備など、環境を整えることで情報共有しやすい雰囲気を作り出すようにしましょう。

社内の情報共有を活発化してくれるツール社内wikiの特徴

これまでテレワークで情報共有が上手くいかない原因について解説してきました。

その中でも「テレワークに適した情報共有ツールがない」はいざツールを探そうにも「テレワークに適した情報共有ツール」とは?となる方もいらっしゃるのではないでしょうか?

そこでここからは、テレワークでも社内の情報共有をスムーズに行うためのツール社内wikiの特徴について解説します。

  1. ページごとに情報やナレッジを管理する
  2. 溜め込んだ情報やナレッジを検索にかけられる
  3. チャットツールと連携させれば社内への周知を楽にできる

ページごとに情報やナレッジを管理する

社内wikiは階層ごとにページを用意して情報を管理します。この階層構造により、以下のように情報の管理を実現できます。

階層構造の例

- ○○部
    - 「会議議事録」
        - 「YY年」
            - 「◬◬月」
            - 「○○月」
            - 「□□月」
        - 「YY年」
            - 「◬◬月」
            - 「○○月」
            - 「□□月」
    - 「会議資料」
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このように社内wikiを活用すればドキュメントなども管理しやすくなります。

溜め込んだ情報やナレッジを検索にかけられる

社内wikiでは溜め込んだ情報やナレッジを検索にかけることで簡単に入手することができます。

過去の資料や情報を確認したいときに社内wikiにそれらを載せておくことでいつでも容易に引き出せます。

チャットツールと連携させれば社内への周知を楽にできる

社内wikiには、チャットツールと連携させることができるツールがあります。

チャットツールと連携させることで、情報の管理だけでなく社内への周知も容易に行うことができます。

詳しくは以下の記事で解説していますので、是非ご覧ください。
Slackと連携して情報共有ができる社内wiki GROWI.cloudとは

まとめ

テレワーク環境で情報共有が上手くいかない原因と、その原因を解決してくれるおすすめのツール社内wikiの特徴について解説してきました。

チャットツールとも連携ができて社内への情報の周知も楽に行うことができるツールGROWI.cloudもぜひご検討ください。