業務日報の共有におすすめの社内ツール-社内wikiとは?

2021-05-18

はじめに

皆さん社内wikiはご存知でしょうか?

社内wikiとは、社内にある様々な情報や業務遂行に役立つナレッジやノウハウを溜め込み、それらを参照して日々の業務に活用するためのツールとなります。

過去の日報や議事録を整理できていなくて参照したい情報が手に入りにくいという課題はどこの組織でも発生してしまいがちです。

社内wikiを活用すれば、日報や議事録などのドキュメント類の共有をスムーズに行うことができます。

この記事では、そんな社内wikiについて情報収集されている方やそもそも社内wikiって何?となっている方に向けて、社内wikiの活用で得られるメリットとデメリットについて紹介します。

社内wiki活用のメリット

ここからは、社内wikiを活用することで享受できるメリットについて解説します。

主なメリットは以下の5つです。

  1. 情報を一元管理できる
  2. 日報や報告書などのドキュメント類の共有がスムーズになる
  3. 欲しい情報を検索にかけることですぐに入手できる
  4. ナレッジやノウハウ溜めることができる
  5. 学習素材として活用できる

情報を一元管理できる

社内の情報は多種多様にわたって存在し、多くの情報は管理して更新したり見返したり活用したり等で必要になってきます。

そんな多種多様な情報を1つのツールで管理できるのが社内wikiです。

社内wikiは階層構造で1ページ1ページを管理します。プロジェクトや部署ごとでジャンル分けしその下に階層を用意していくことで組織内の様々な環境に合わせて情報を管理することができます。

日報や報告書などのドキュメント類の共有がスムーズになる

社内wikiで情報を一元管理しているので共有もスムーズに行うことができます。

組織内全体で「○○ページの下に日報書くようにする」というルールを設けておけば全員が日報を見る場所を統一することができ、日報を探す手間も省くことができます。

欲しい情報を検索にかけることですぐに入手できる

社内wikiを活用すれば情報を一元管理できるので、業務で必要になった欲しい情報をすぐに手に入れることができます。

社内wikiではページ内やページ名で検索にかけることができ、部署名や日付をページタイトルもしくは階層の名前にしておくことで更に検索にかけた時の入手のしやすさが向上するでしょう。

ナレッジやノウハウ溜めることができる

上司やベテラン社員など、業務に必要な情報やナレッジやノウハウを豊富に抱えている人が社内wikiにアウトプットすることができます。

部下に毎度同じ内容の質問されて手間だなと感じている方は多いのではないでしょうか?しかし、それは情報やノウハウが属人化されていて共有されていないことも原因の1つとなります。

そんな時こそ、社内wikiに自分が経験してきて得たノウハウやナレッジを投稿しておきましょう。

社内wikiに残しておくことで部下からの質問にも「社内wikiで○○と検索して内容を見てみて」と伝えるだけでよくなり、業務に集中する時間を減らさずに済みます。

学習素材として活用できる

ナレッジやノウハウを社内wikiに溜めておくことで、新入社員や中堅社員のキャリアアップのための学習素材としても活用できるでしょう。

実際に現場で働く人の生の体験談や、過去どのようなトラブル対応や障害対応をしてきたのかを見ることができれば個人としてだけでなく組織としても成長につながります。

社内wiki活用のデメリット

これまで、社内wiki活用でのメリットについて解説してきました。

ここからは、社内wiki活用のデメリットについて解説します。

主なデメリットは以下の2つです。

  1. ルールや利用目的が明確でないと何を投稿すればよいか分からなくなる
  2. 情報量が少ないと活用されづらくなる

ルールや利用目的が明確でないと何を投稿すればよいか分からなくなる

社内wikiを運用していく上でのルールや、そもそも何故導入するのかが明確にされていなければ「どんな内容を書けばいいんだろう」や「何で社内wikiに情報を残すんだろう?」という疑問点を払拭できず社内への浸透を妨げてしまいます。

運用ルールや利用目的を明確にし社内で共有して社内wikiを導入することが望ましいです。

情報量が少ないと活用されづらくなる

社内wikiは継続的に情報やナレッジがストックされることで利用価値が上がるツールです。

そのため、情報量の少ない社内wikiのままでは社内wikiで情報を検索しようという気になれず社内で活用されづらくなります。

予め社内wikiに残すコンテンツを決めて、導入と同時にコンテンツを社内wikiに溜めておくようにするとよいでしょう。

まとめ

日報や議事録などのドキュメント類の共有に最適な社内wikiについてそのメリットとデメリットを解説してきました。

社内でのスムーズな情報共有を実現されたい方、ぜひ社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか?