社内wikiツールの効率的な使い方完全マニュアル

2021-06-17

社内wikiとは?

社内wikiは業務に必要な知識や情報、社内ルールなどを社内全体で管理・共有するためのツールです。

社内には以下のように知っておかなければ情報が多くあります。

  • 日々の業務に必要な知識や情報
  • 会社に属している人ならば認識しておくべきルール

加えて、情報というのは日々更新し常に最新の状態に保っておく必要があります。

そんな情報の管理や共有を楽にしてくれるのが社内wikiなんです。

この記事では、社内wikiの主な使い方とおすすめの社内wiki GROWI.cloudについてもご紹介させていただきます。

主な社内wikiの使い方

主な社内wikiの使い方は以下の2点で順に解説します。

  1. プロジェクト毎の情報共有として
  2. 業務の引き継ぎとして

プロジェクト毎の情報共有として

社内wikiには階層やジャンルごとにページを作成できるツールがあり、「社内共通マニュアル」「○○部○○課 マニュアル」「○○部 報告書の作成手順」「外部向けメールテンプレート」などのようにジャンル毎に切り分けることで、容易に情報を管理・共有することもできます。

例えば、「社内共通マニュアル」というページにおいても、その配下のページには「勤怠について」「有休について」「社内で使用しているツールについて」などのように様々なジャンルの情報があると思います。

それらの情報を切り分けて管理することで、適切な情報を適切な場所に蓄積し共有をすることもできます。

切り分けの例

- 「社内共通マニュアル」
    - 「勤怠について」
    - 「有休について」
    - 「社内で使用しているツールについて」
- 「○○部○○課 マニュアル」
    - 「○○部 報告書の作成手順」
    - 「外部向けメールテンプレート」

業務の引き継ぎとして

「業務の引継ぎ」の際にも社内wikiを活用することができます。

「○○社への営業に関しての進捗」や「○○プロジェクトのリソースの改善について」など引き続きをしなければならない時には多くの情報が飛び交います。

しかし、他業務が忙しく「異動・退職する側」と「引き継ぐ側」双方に十分な時間が確保できなければ、引き継ぎが中途半端に終わってしまう可能性があります。
あるいは、時間が確保できたとしても引き継ぐべき情報が膨大で適切に引き継ぐことができなかったなんていうケースも発生してしまうかもしれません。

そこで社内wikiの登場です。
「業務引き継ぎ書」のようにフォーマットを各プロジェクトや部署ごとに用意しておくことで、スムーズに業務の引き継ぎを実現することができるでしょう。

社内wikiを選ぶときのポイント

社内wikiを導入することで様々なメリットを得ることができます。
メリットについて詳しくはこちらの記事で解説しています。
社内情報共有ツールのメリット・デメリット

そんな社内wikiですが、導入の際は目的や利用用途を明確にし、以下のポイントを押さえて選ぶことで効率よく社内wikiを活用できるでしょう。

  1. 【やっぱり】使いやすいか?
  2. セキュリティは高いか?
  3. 作成したページが検索しやすいか
  4. 機能は充実しているか
  5. 料金体系は適切なものがあるか?

【やっぱり】使いやすいか?

これは社内wiki以外のツールの導入でも言えることでしょう。

せっかく導入したツールも、使い慣れるまでのハードルが高ければ社内へ浸透するのにも苦労してしまいます。最悪のケースだと、使われずそのまま放置なんてことも。

そのような状況にならないためにも、事前に無料トライアルなどで試用しておくことで実際の使用感を知っておくことをおすすめします。

セキュリティは高いか?

会社の情報にはもちろん外部に漏れてはいけないものが含まれるでしょう。

そんな情報が誰の目にも留まってしまう場所に保管されてしまうなんてことは絶対に起きてはいけない事案でしょう。
社内wikiを利用する際も、セキュリティの高さというのは考えておかなければなりません。

IPアドレスフィルタリングや、プライベートクラウドなどの高セキュリティ対策ができるかどうかも社内wiki導入にあたり押さえておくべきポイントと言えるでしょう。

作成したページが検索しやすいか

社内wikiは検索しやすいかどうかが、使いやすさに直結する要素ともいえます。

なぜなら、社内wikiはただ情報を蓄積・更新していくだけでなく、「検索」かけその情報にアクセスすることにも活用されるからです。

その「検索しやすい」をベースに「取り敢えずwikiで探してみるか」という文化が構築できるような社内wikiを導入することで業務効率を向上することができるでしょう。

機能は充実しているか

社内wikiにも様々な開発元の社内wikiがありそれぞれに特徴のある機能が搭載されています。

数ある社内wikiの中で今回おすすめの機能として紹介させていただきたいのは、社内wiki GROWI.cloudの同時多人数編集機能です。

同時多人数編集機能とは

とある1つのページを複数人で同時に編集することができる機能です。例えば、社内の議事録を取る際、これまで1人が書記として頑張ってまとめてたのが、会議に参加している人全員で議事録を取ることができるようになります。

この機能で得られるメリット

  1. 複数人で書くことができるので、情報の抜け漏れを抑えることができる。
  2. 新入社員とベテランとで協力して編集すれば議事録取りのOJTとしても活用できる。
  3. 議事録が追いつかず会議がストップしてしまうという無駄な時間を排除できる。
  4. 会議参加者が会議に集中出来る。
  5. 会議の質が上がり、会議時間の短縮、会議の質の向上、それにより、会議で出たネクストアクションの質の向上にも繋がる。

料金体系は適切なものがあるか?

最後はツール導入には切っても切れないお金のお話です。

社内wikiにもプランごとやユーザー数ごと課金など、様々な料金体系が存在します。

特に、人員の流動が激しいプロジェクトにおいては、ユーザー数ごとの課金だと、毎月のコスト管理が大変になってしまいます。

社内の部署やプロジェクトにあった料金体系を提供している社内wikiを選ぶのも1つの重要な選び方と言えます。

まとめ

社内wikiには開発元独自の機能や料金体系があります。

  1. 【やっぱり】使いやすいか?
  2. セキュリティは高いか?
  3. 作成したページが検索しやすいか
  4. 機能は充実しているか
  5. 料金体系は適切なものがあるか?

ぜひ上記の5点を意識して、自社にあった社内wikiをご選択ください。