社内wikiで社内の共有フォルダを管理しよう

社内wikiとは

社内wikiとは、マニュアルや議事録など社内に必要な情報を蓄積し保管しておくためのツールです。

保管しておいた情報を社内wikiで検索にかけて入手することができるので情報を保管しておくコストがかかりにくいのが特徴です。

また、後ほど詳しく解説しますがページごとで情報を管理する社内wikiは、閲覧権限やページ情報を公開する範囲を決めることができるので給与明細や顧客情報の機密情報の共有にも活用できます。

この記事では、社内の共有フォルダの管理に負担を感じている方におすすめの社内wikiで情報の管理をするメリットを紹介してまいります。

社内wikiで共有ファルダの管理をするメリット

社内wikiを活用して共有フォルダの管理をする以下の4つのメリットについて解説します。

  1. フォルダの検索が容易にできる
  2. 編集や閲覧などの権限の付与ができる
  3. チャットツールと連携させることで更新すると通知が出るような設定ができる
  4. 統一のツールを社内で使える

フォルダの検索が容易にできる

社内wikiの強みとして蓄積した情報を欲しいときに手に入れやすくする検索機能があります。

「全部検索」や「ファイル名検索」など社内wikiによって様々ですが、共有しておいたフォルダをどこに置いたか忘れてしまった時や内容を見返したいときにこの検索のしやすさが役に立つことでしょう。

編集や閲覧などの権限の付与ができる

共有する情報の中には、個人や顧客の情報など機密性の高い情報も含まれるでしょう。

社内wikiは、利用者がページを閲覧・作成・編集・削除できる範囲を決めることができます。

さらに、ページごとにもその情報の公開範囲を指定できる機能がある社内wikiもあるので安全に情報共有を行うことができます。

チャットツールと連携させることで更新すると通知が出るような設定ができる

社内wikiツールの中には、Slack(スラック)のようなチャットツールと連携させてページの作成や編集が行われた際に特定のチャンネルに通知が飛ぶように設定できるものもあります。

この機能を使えば、情報の共有洩れを減らすことができます。

統一のツールを社内で使える

フォルダの共有のために、部署やプロジェクト毎に別々のツールやシステムを使用している事例を耳にすることがあります。

部署異動や管理職クラスの方が他プロジェクトの状況確認をする際に、使用感の違いから情報を手に入れるのに負担をかけてしまいます。

社内wikiを統一のツールとして活用しておけば、情報の共有において上記のような負担がかかることがなくなるでしょう。

社内wikiの選ぶ際に重視する点

自社にあう社内wikiを探す際は以下の3つのポイントを抑えておくとよいでしょう。

  1. 使いやすいか
  2. 検索しやすいか
  3. 料金体系は導入元の規模にあっているか

使いやすいか

使いやすいかは情報を共有しやすいかに直結します。

無料トライアルを活用して実際の使用感を確かめておくとよいでしょう。

検索しやすいか

使いやすさを確認するうえで、検索しやすいかどうかもチェックしておきましょう。

検索機能が使いづらいと、「社内wikiで情報を検索しよう」という文化を根付かせづらくなり社内wikiが無用の長物となってしまいます。

そうならないためにも、検索しやすいかどうかを重視しておく必要があります。

料金体系は導入元の規模にあっているか

社内wikiにはプランごとの月額固定制やユーザー数ごとの課金体系など、様々な料金体系が存在します。

例えば、人員の流動が激しいプロジェクトにおいては、月額が安定するプラン課金がおすすめです。

部署やプロジェクトにあった料金体系を提供している社内wikiツールを選ぶのも1つの選び方でしょう。

まとめ

社内wikiでの共有ファルダの管理には以下のようなメリットがありました。
1. フォルダの検索が容易にできる
2. 編集や閲覧などの権限の付与ができる
3. チャットツールと連携させることで更新すると通知が出るような設定ができる
4. 統一のツールを社内で使える

情報をフォルダにまとめてはいるものの、管理にコストがかかってしまっていたり共有に課題を感じている方は是非社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか?