社内wikiで情報やノウハウを整理して業務の効率化を目指す方法

はじめに

皆さん社内の情報や、ベテラン社員が豊富に抱えている仕事のノウハウの整理は行っていますか?

テレワークでの仕事が増えた今、直接合ってコミュニケーション取っていた時と比べて情報やノウハウの共有が上手く行かないことも増えたのではないでしょうか?

そんな状況を解決してくれるツールが社内wikiです。

社内wikiは社内の情報やノウハウを蓄積し活用するためのツールです。
Web百科事典のWikipedia(ウィキペディア)というWebサイトを社内専用に構築するイメージです。

社内独自の情報・ノウハウを社内wikiに蓄積しておくことで検索エンジンで調べるよりもより社内の業務に役立つ情報を提供できる仕組みになっています。

この記事では、そんな社内wikiで情報やノウハウを管理するメリットと情報やノウハウを整理して管理する理由について解説します。

情報やノウハウを整理して管理する理由

ここからは、情報やノウハウを整理して管理する理由について解説します。

主な理由は以下の3つです。

  1. 正しい情報・ノウハウをスムーズに共有するため
  2. 組織内で認識をそろえやすくするため
  3. 更新をしやすくするため

正しい情報・ノウハウをスムーズに共有するため

情報やノウハウを蓄積しておくことはできても、過去の情報のままだったりそもそも誤った情報だったりすると業務に支障が発生してしまいます。

そうならないためにも、情報を整理して正しい状態を保持しておく必要があります。

組織内で認識をそろえやすくするため

情報を整理して管理し、適切に共有することで組織内で認識を揃えることができるようになります。

会議で話し合った内容やトラブル対応などの情報を正しい状態に整理しておくことで、適切に対応できたり組織内で従業員同士でお互いにサポートしながら業務を行うことができたりします。

更新をしやすくするため

情報やノウハウを整理しておくことで、更新がしやすくなります。

更新が適宜行われることで情報やノウハウを正しい状態に保持しておくことができます。

社内wikiで情報やノウハウを管理するメリット

ここからは、以下3つの社内wikiで情報やノウハウを管理するメリットについて解説します。

  1. 情報やノウハウにアクセスしやすい
  2. チャットツールと連携すれば社内への周知もスムーズに行うことができる
  3. 情報やノウハウごとに公開する範囲を設定できる

情報やノウハウにアクセスしやすい

社内wikiではページ単位で情報やノウハウを管理し蓄積します。

蓄積された情報やノウハウは検索にかけることで簡単に素早く入手することができます。

更新が必要になった情報やノウハウへのアクセスがしやすいので手間をかけずに更新作業を行うことができます。

チャットツールと連携すれば社内への周知もスムーズに行うことができる

社内wikiの中には、Slack(スラック)のようなチャットツールと連携できるツールもあります。

メールでのみ共有していると最新の情報たちで埋もれてしまい確認漏れが発生してしまいます。

そこで、社内wikiで情報を整理しつつ適切に管理し情報が追加された時や更新された時に特定のチャンネルに通知が飛ぶように設定しておくことで、確認漏れが発生しにくくなりスムーズに社内への周知を行うことができます。

情報やノウハウごとに公開する範囲を設定できる

ページ単位で管理している情報やノウハウを特定の人のみに公開したり、反対に特定の人のみがページの編集・更新・削除を行ったりすることができます。

情報やノウハウごとに閲覧や更新の制限をかけることで、社内でも安全に情報共有を行うことができるようになります。

まとめ

社内wikiで情報やノウハウを管理するメリットと情報やノウハウを整理して管理する理由について解説してきました。

特にテレワーク環境下でどんなツールで情報やノウハウを整理すればよいのかお悩みの方はぜひ社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか?