社内wikiで失敗しないためには？失敗の原因と対策方法を詳しく解説
社内wikiの導入を検討している方の中には「導入したとしても失敗に終わるのではないか」と不安に思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。
また、「既に社内wikiを導入しているけれど、運用が上手く行かずに困っている」という方もいらっしゃると思います。
本記事では、そのような方のために、社内wikiの導入や運用で失敗してしまう原因、失敗しないための対処方法などについて解説していきます。
Contents
社内wikiで失敗してしまう原因とは
社内wikiで失敗してしまう原因として、大きく分けて以下の二つが挙げられます。
間違った社内wikiを選んでしまっているから
社内wikiで失敗してしまう原因の一つ目として、そもそも組織にとってふさわしくない社内wikiを選んでしまっているという原因が考えられます。
例えば、どんなに多機能なツールであったとしても、ツールを利用するメンバーが使いにくかったり、不要な機能を多く搭載しているツールでは、組織にツールが浸透せず、導入が失敗に終わってしまう確率も高まるかと思います。
社内wikiの運用の仕方に問題があるから
社内wikiで失敗してしまう原因の二つ目として、いざ社内wikiを導入したはいいものの、社内wikiを運用していく際のルールや仕組みに問題があるということが原因として考えられます。
ルールや仕組みが曖昧であったり、従業員にとって使いにくいものであった場合、情報の更新が滞ったり、必要な情報が埋もれてしまい、情報共有の効率が落ちてしまう可能性があります。
また、ルールや仕組みが曖昧なために、wiki内の情報が統治されずに不要な情報ばかりが蓄積されてしまうことも考えられます。
間違った社内wikiを選んでしまう理由3選
それではまず、間違った社内wikiを選んでしまう理由とは何なのでしょうか。
ここでは、GROWI.cloud をご利用いただいているお客様からお伺いした内容をもとに、3つの理由をご紹介します。
クラウド型かオンプレミス型かを確認しない
社内wikiは、大きく分けるとクラウド型とオンプレミス型の2タイプがあります。
クラウド型は、インターネットを介してベンダーが提供するサービスを利用する仕組みであり、導入コストを抑えられてすぐに運用できる傾向が強い反面、自社に合わせたカスタマイズは難しいという特徴があります。
オンプレミス型は、システムを購入し自社内で管理・運用する仕組みであり、自社の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズが可能である反面、システムトラブルやアップデートなどは自社で対応する必要があるという特徴があります。
これらの仕組みやメリット・デメリットを事前に検討しない結果、うまく運用できずに失敗してしまうケースがありました。
さらに詳しい説明については、クラウド型とオンプレミス型の社内wikiを比較している記事がございますので、そちらをご覧ください。
トライアルをしない
機能が豊富で優れたツールだからと、トライアルをせずに導入して失敗するケースもよく耳にします。
なぜなら、実際にツールを利用するメンバーが使いづらいと感じると、組織に浸透せずに使われなくなるからです。
セキュリティ面を確認しない
ツールを選ぶ際に、意外と忘れやすいのがセキュリティ面についてです。
ツールを比較する際に、価格や機能を重視しがちですが、セキュリティ面がしっかりしているかどうかも重要なポイントのうちの一つです。
特に、金融系の企業などの高いセキュリティが要求されるような組織で利用される場合は、メッセージの暗号化や二段階認証等の機能が備わった、セキュリティ性が高いツールかどうかを確認する必要があります。
社内wikiの運用の仕方に問題がある理由3選
次に、社内wikiの運用に問題がある理由について、3つ解説していきます。
作成の仕方がメンバーによって異なる
社内wikiのページを作成する際のルールが定まっておらず、その結果、作成方法がメンバーによって異なることが、一つの理由です。
例えば、あるメンバーは詳細な手順や説明を盛り込む一方で、別のメンバーは要点だけを簡潔にまとめるという具体例があります。
このように統一性のないページが増えると、情報が見つけにくくなり、利用者が混乱する原因となってしまいます。
社内wikiの導入目的が浸透していない
社内wikiの導入目的が浸透していないことも、運用に問題が生じる一因です。
実際、社内wikiを導入する目的が明確に伝わっていない場合、メンバーがどのような情報を共有すべきか理解できず、結果として必要な情報を共有することができないでしょう。
運用ルールが厳格すぎる
運用ルールがないことが問題であることは先ほど解説しましたが、逆に運用ルールが厳しすぎるのも問題です。
なぜなら、気軽に情報共有ができない状態になってしまい、社内wikiの定着を阻む原因となるからです。
社内wikiを失敗させないための方法4選
それでは社内wikiを失敗しないためには、どのようにすれば良いのでしょうか。
その方法について、4つほど解説致します。
トライアルで使用感を確認しておく
まず、間違った社内wikiを選ばないために、本格的に社内wikiを導入する前にトライアルを実施し、組織にマッチしているかを事前に確認しておくことが一番重要です。
その際に、ツールの機能や使い勝手が組織と相性が良いのかはもちろん、セキュリティ面は安心かどうか、そのツールがクラウド型かオンプレミス型なのかも確認しておく必要があります。
社内wikiの正しい作り方をマニュアル化する
社内wikiの正しい作り方をマニュアル化するのも、失敗しないためには重要です。
マニュアル化することで、社内wikiに統一性が生まれ、情報を見つけやすくなるでしょう。
一例として、社内wikiの作り方を解説している記事もございますので、よろしければそちらもご覧下さい。
社内wikiの必要性を共有する
社内wikiの導入目的を浸透させるために、社内wikiの必要性を共有する必要があります。
社内wikiをなぜ導入するのか/したのかを、メンバー全員が理解している状態まで持っていきましょう。
特に、社内の情報共有が不十分だと、無駄な会議や不要な資料の作成などが発生する等のデメリットを説明することで、メンバーの意識改革が促進されやすくなります。
評価体制を設け、社員のモチベを上げる
社内wikiの積極的な利用を促進するために、組織のメンバーが情報を共有しやすい環境を整えることが重要です。
具体的には、情報の投稿や更新に対して、ポジティブな評価やフィードバックを行う体制を整えることが挙げられます。
また、活発に情報を投稿したり、有益なコンテンツを提供した人に対しては、インセンティブや報奨制度を設けることで、モチベーションを高めることができます。
これにより、社内wikiに情報を投稿することにハードルを感じている人も、投稿しやすくなることでしょう。
社内wikiの活用事例
ここで、先ほど説明した社内wikiを失敗させないための方法を実践し、社内wikiを成功に導いた事例を二つ紹介します。
株式会社モルフォの事例
以前、株式会社モルフォは、別のOSSのwikiサービスを導入していましたが、重要な情報はまとまっていたものの、特に更新頻度は高くなく、死に体のような状態になっていました。
そのような状況下で、社内のメンバーにとって操作が簡単で、機能がふさわしいツールであるGROWIはモルフォにとって最適なツールでした。
さらに、新しいwikiサービスが導入されたことで社内に大きなインパクトを与え、社内wikiの必要性が改めて認識され、結果として成功した事例です。
出典: 株式会社モルフォの事例
株式会社ウェブクルーの事例
以前、株式会社ウェブクルーは、別のOSSのwikiサービスを利用していましたが、十分な活用はできていなく、テキストファイルがまとめて置いてある程度の運用しかできていませんでした。
そのような状況下で、使用感が良くて、機能が適しているツールであるGROWIは、ウェブクルーとの相性が非常に良かったこと。
さらに、新ツールを導入したことによって、社内wikiの必要性を改めて認識し、利用が促進されたことにより、成功した事例です。
社内wikiを成功できるツール:GROWI.cloud
ここまで社内wikiで失敗してしまう原因、失敗しないための対処方法などについて解説してきました。
「トライアルで使用感を確認しておく」セクションでも説明したように、トライアルを実施し、ツールが組織にとって使い勝手が良いかどうかを事前判断するのは非常に重要です。
そんな使い勝手が良く、誰でも簡単に社内wikiを作成できるツールがあります。
それが、先述した GROWI.cloud というツールです。
GROWI.cloudは弊社WESEEKが開発した社内wikiツールです。
多人数でリアルタイム同時編集ができて動作も軽く、編集履歴の自動保存や過去の作成履歴の閲覧も可能です。
またアップロードしたファイルは、ページ全文検索やタグ検索によって見つけやすく、さらに管理者向け機能も搭載しています。
さらにユーザーグループ機能で情報の公開範囲を自由に指定することや、閲覧権限の設定などもできるため、チーム拡大の際にも迅速に対応できます。
料金は月額固定制で、月額6,050円（税込）〜で利用できます。
社内wikiについて興味を持たれた方は、ぜひ GROWI.cloud をチェックしてみてください。
