社内wikiが使われない!失敗を防ぐための対処法

折角社内wikiを導入したのに、社内で浸透しない、社内で使われないという悩みをお抱えのご担当者もいるのではないでしょうか。社内wikiの導入が成功すれば企業のナレッジや情報の共有をスムーズに図れ、業務の効率化や情報・ナレッジの属人化を防ぐ効果があるとして、コロナ禍の影響下、クラウド上での情報の共有化を検討している企業が増えています。

しかしながら、部署内で議論を尽くして経営陣からもオーソライズを取った上で社内wikiを導入したのに、なかなか社内で浸透しない、ナレッジや情報が社内wiki上に蓄積されないなど、思い描いていたように進んでくれないケースも少なくありません。

ここでは、社内wikiを導入した目的の振り返りと、導入した社内wikiを浸透させるためにはどうすればよいか、を論点に紹介していこうと思います。

社内wiki導入の目的

そもそも社内wikiを導入する目的は何だったでしょう?まずはそこから考えてみようと思います。本記事をご覧の方は社内wiki導入の効果やメリットはご存じ方と思いますが、もし復習ということであれば以下記事をご覧頂ければと思います。

社内Wikiのススメ-社内Wiki導入のメリットと選定ポイント

社内wikiを導入すると、社内独自の情報やナレッジを蓄積することができ、業務の効率化の手助けになります。また、属人的に個々人が把握していた情報をクラウド上の社内wikiに集約化することで新入社員や転職者がスムーズに業務に取り掛かれるというメリットが想定されています。

しかしながら、社内wikiが当初思い描いていたような効果を発揮するためには、社内の協力無しでは難しいでしょう。社内の協力を仰ぐために、何が不足しているかを考えてみることが重要かもしれません。よくあるケースとしては、導入の目的が理解されていない、運用方法が良く分からないなどのケースが挙げられます。

導入の目的が理解されていないケース

社内wikiが導入されることにより、個人にどのようなメリットがあるのかピンときていない社員の方が多いのではないでしょうか。特に社歴が長い人はそうかもしれません。

自分しか知らない情報を敢えて共有化するメリットがどこにあるのだろうと考えているかもしれません。確かに情報の非対称性は情報を保有している人の財産、ひいては成果、成績、その人の価値に繋がるかもしれません。

しかし、そのように情報を個人のものとして共有化しないカルチャーが企業内で常識となると、業務の効率化のそもそもの妨げになりますし、仮にその人が退職など不測な事態が生じてしまうと、結果的に企業内でのナレッジや情報が蓄積されない、最悪な場合は流出することに繋がる可能性も有ります。

社内wikiを導入することでその個人にどのようなメリットがあるのか、また会社全体にとってもどのようなメリットがあるのかを理解してもらうことが必要です。

社内wikiへの情報やナレッジの蓄積のために

社内wiki導入前の課題と導入後の姿を経営陣や導入担当者から社員へ丁寧に説明し理解してもらうことが重要です。特に情報を多く保有している個人の方に対して有効であるのが、社内の情報共有が不十分だと無駄な会議や不要な資料の作成など無駄な時間と作業が発生してしまうなどのデメリットを説明するとよいでしょう。

また既に社内wikiを導入しているのであれば、例えば協力してくれている部署の間で社内wikiを導入したことによる業務効率化の事例などを定期的に配信していくことも有効かもしれません。

情報を書き込む優先度が低い(忙しいことを理由に書き込まない)

デキる社員ほど忙しくて本人の中での優先度が低いものにはなかなか手を付けてくれません。

そのような社員に対しては、まず社内wiki導入の目的と背景を理解してもらうとともに、日常業務や営業などが忙しくて情報やナレッジを書き込む時価がなくても書き込みやすいように、また短時間で書き込みができるように情報やナレッジの種類ごとにいくつかのテンプレートを用意すると良いです。

分かりやすい営業報告書や議事録、レポートなどがよく使われています。

ナレッジや情報の独占を防ぐ

先でも触れましたが、有能な社員ほど情報やナレッジを個人で保有し、わざわざ公開する必要はないと思うかもしれません。

しかし、そのような社員からの協力なしでは、社内wikiの効果を最大限発揮することが難しくなります。協力を仰ぐためには、個人というよりも、有能な社員が属する部署に対して協力することのインセンティブを付与したり、情報やナレッジの内容によりポイント制を設けるなど、ゲーム感覚で取り組むことなども有効です。具体的に「このような情報が不足している、君の保有している情報やナレッジを共有してほしい」

など直接働きかけることも、手間はかかるかもしれませんがもしかしたら一番効率的なのかもしれません。

社内wikiを浸透させるために

続いて、社内wikiを社内に浸透させるためにどのように取り組めばよいか、運用面での方法を紹介したいと思います。

言わずもがなですが、社内でどのように新しく導入された社内wikiを運用していくかの方針が定まっていないと社内wikiは活用されません。社員が運用しやすいように社員の視点に立って考えることが重要です。例えば、既に似たようなクラウドシステムを利用しているケースなどもあるかと思います。どのような情報やナレッジを採用した社内wikiクラウドに蓄積するのか、またどのように蓄積していくのかを明確にする必要があります。また、社員に活用してもらう中で、様々な問題、想定していなかったことが生じる可能性もあります。その場合に備えて誰が責任をもって対応していくかの決めごと(ルール作り)も必要です。

既存クラウドシステムとの境界線が不明確

他のクラウドシステム導入しているケースは勿論あるかと思います。その場合には、無理に今回導入した社内wikiに一気に切り替えるのではなく、原則は新システムを利用してもらうことを前提にしつつ、既存のクラウドシステムを活用しながら(既存のクラウドシステムで移行する必要がある情報やナレッジなどを分類)、徐々に新システムの方へ移行するのが望ましいでしょう。

定期的に活用してもらうために

まずは社員に必要な情報やナレッジが蓄積されている、利用する価値があると思ってもらわないと先へ進みません。そのためにあらかじめ、社内マニュアルや手続きフォームなど利用価値や利用頻度の高い情報は蓄積しておきます。また、導入部署が先頭にたって社内で必要そうな情報を蓄積しておくことも有効です。

また一定のルーティン業務(会議資料や報告書など)は強制的に社内wikiを利用する機会を作ることも有効です。

一部署でしか把握されていない情報を、共有の情報及びナレッジとして社内wikiに蓄積してよいかを確認した上で、貯めておくことも有効です。社員にとって気になるけど、これまで知りうる手段がなかった、たまたま人づてに聞いた情報だった、など、社員にとって有効な情報を蓄積、また場合によっては発信、告知をすることで、社員の利用の促進につながります。

管理者・責任者の配置

社内wikiが周知され、利用が促進されるようになると、古い情報が残ったままになったり、全然的外れな情報が蓄積されるケースも出てきます。そのような場合に備えて、管理者・責任者を定め、定期的にルールが守られているか、情報は最新のものなのか、などをチェックする体制が必要です。具体的には、情報やナレッジを蓄積する際のフォーマットのルールの取り決めや情報リソースの明確化、最低限のレベルの周知徹底、などが挙げられます。

ここまでいかがだったでしょうか。社内wikiを導入したものの、なかなか活用されないという悩みを抱えている担当者の方は少なくないと聞きます。少しでも、本記事をご覧になった方のお役に立つと嬉しいです。

最後に、社内wikiを活用する上で役立つGROWI.cloudについてご紹介したいと思います。

GROWI.cloudをおススメする理由

Markdownで社内wikiの作成が可能

社内wikiを作成するにあたり、文書管理システムが複数にばらけてしまうのは避けたいところです。GROWI.cloudであれば、エンジニアが普段使いなれているMarkdownがベースとなるため、スムーズに業務に取り掛かることが期待できます。

また、多人数リアルタイムで同時編集可能であり、変更履歴は自動で記録できます。過去の編集履歴も確認可能です。議事録や社内マニュアルなどのドキュメント類の管理にピッタリ合う編集機能も満載です。

コスト削減効果

大企業、ベンチャー問わず昨今は企業における人(社員)の流入が激しくなってきています。利用者数に応じた課金体系だとどうしても人の増減による管理コストが企業側にとって負担となってしまいます。その点、GROWI.cloudであれば、一定のアカウントに応じた課金体系となっていますので、費用面のみならず、管理コストといった企業側の負担の削減効果も期待できます。

気になった方はぜひGROWI.cloudのサイトも訪問頂けると幸いです。

ここまでお読みいただきありがとうございました。引き続き宜しくお願いします。