【もう失敗しない!】成功する社内wikiの選び方や運用方法

2023-12-21

現在社内wikiの導入を検討していて「結局失敗してしまうんじゃないか」と不安になっている方、もしくは既に社内wikiを導入しているけど運用が上手く行かずに困っている方が、読者にみなさまに多いのではないかと思います。

確かに、社内wikiの運用には少しコツがいるかもしれませんが、上手く運用することに成功すれば、情報共有の効率が飛躍的に向上します。

今回の記事では、これから導入している方、今導入に失敗していて困っているという方、どちらにも役に立つ情報を発信していきますよ。

間違った社内wikiを選んでしまっているのがそもそもの原因?

一口に社内wikiと言っても種類は様々。機能や仕様、料金はもちろんですが、使ってみてから初めてわかる実際の使用感などもツールごとによってバラバラです。

社内wikiの導入が失敗に終わる原因として、運用方法が悪いというのも確かにありますが、社内wikiを選ぶ段階でそもそも失敗している、つまり間違った社内wikiを選んでしまっているケースも珍しくありません。

では、具体的にどんな選び方が間違った選び方なのでしょうか?

必要な機能が備わっているか確かめない

社内wikiを導入するにあたって何か目的があるはずですが、その目的を成し遂げるために必要な機能が備わっていないツールを選んでしまっては、それは失敗ですよね。

十分な吟味がないまま、なんとなく「社内wikiって導入したら業務効率上がるんでしょ」と、安直な意気込みだけで導入することはやめておきましょう。

クラウド型かオンプレミス型かを検討しない

社内wikiは、大きく分けるとクラウド型かオンプレミス型の2タイプ。大きな違いとして、管理のしやすさと費用が挙げられます。

クラウド型は、データの管理をメーカー側が行ってくれるので、利用者の管理コストが少なくなり、その分費用も安くなります。

それに対し、オンプレミス型はデータの管理を自分のサーバーで行わなければならず、利用者の管理コストがかかり、その分費用も高くついてしまいますね。

オンプレミス型のメリットとしては、自分ですべての管理することになるので、セキュリティに関する責任を自分で負えるというところです。

このようにクラウド型とオンプレミス版では大きな違いがあり、きちんと検討しないと、後々予算や管理コストの問題に響いてくるのことがあるので注意しましょう。

トライアル(お試し)をしない

社内wikiに限らず、大半のツールにはトライアル期間(お試し期間)が設けられています。

トライアル期間を期限いっぱいに使う必要はありませんが、少なくとも数日は使ってみると良いでしょう。

なぜなら、使用感や使いやすさなど、実際に利用してみないとわからないことがたくさんあるからです。

トライアルなしにそのまま導入してしまって、「え、全然違うんだけど」となってしまうのは避けたいところ。

導入を急いでるからといって、トライアルなしの導入は大変危険なのです。

セキュリティを確認しない

個人の利用ならともかく会社などの大きな組織で利用する場合、セキュリティは無視できないところ。

特に、金融系の企業などの高いセキュリティが要求されるような組織で利用される場合は、なるべくセキュリティがしっかりしているツールを選ぶと良いでしょう。

セキュリティを確認せずに脆弱性だらけのツールを選んでしまっては、情報漏洩などによる大損害の可能性も否めません。

おすすめのクラウド型社内wiki:GROWI.cloud

GROWI.cloudは、これから社内wikiを導入しようとしている方におすすめのツールです。

ここでは、失敗しない社内wikiを選びたいという方向けて、GROWI.cloudの魅力をお伝えします。

既に別の社内wikiを導入しているけど、運用が上手くいっておらず乗り換えを検討している方もぜひ読んでみてください。

テンプレートを自作できる

GROWI.cloudでは現在、プラグイン形式でテンプレートを配信していますが、ユーザー各自のニーズに合ったテンプレートが欲しいとなった場合に、自分で作成することが可能です。

Markdownで社内wikiの作成が可能

wikiを作成するにあたって、ドキュメントごとにフォントやサイズがバラバラでは、統一感のないwikiになってしまいますよね。

GROWI.cloudであれば、テキストを記述する際にMarkdownという記法を用いるので、フォントやサイズがっ自動的に統一され、見やすいwikiが作成可能。

また、多人数リアルタイムで同時編集可能であり、変更履歴は自動で記録できます。過去の編集履歴も確認可能です。議事録や社内マニュアルなどのドキュメント類の管理にピッタリ合う編集機能も満載です。

コスト削減効果

大企業、ベンチャー問わず昨今は企業における人(社員)の流入が激しくなってきています。利用者数に応じた課金体系だとどうしても人の増減による管理コストが企業側にとって負担となってしまいます。

その点、GROWI.cloudであれば、一定のアカウントに応じた課金体系となっていますので、費用面のみならず、管理コストといった企業側の負担の削減効果も期待できます。

社内wikiが失敗に終わってしまう、運用面での原因

導入したツールが良かったとしても、きちんとした運用ができていないと失敗に終わってしまうことも。

ここでは、社内wikiの運用面での失敗について解説していきます。

導入の目的が理解されていない

社内wikiが導入されることにより、個人にどのようなメリットがあるのかピンときていない社員の方が多いのではないでしょうか。特に社歴が長い人はそうかもしれません。

社内wikiを導入することでその個人にどのようなメリットがあるのか、また会社全体にとってもどのようなメリットがあるのかを理解してもらうことが必要です。

情報共有の文化が社内に根付いていない

社内wiki導入以前の問題で、そもそも社内で情報共有が日頃から行われていないケースです。

情報共有をすることによって得られるメリットよりも情報共有をする際の手間が勝ってしまっており、せっかく価値のある情報も属人的なものに留まってしまっているという状態です。

また、自分が発信した情報が他のメンバーに見られる/評価されるのが怖いといった、情報共有することに対してネガティブな感情を持っている人もいるでしょう。

運用方法が社内で明確に統一されていない

運用方法が社内で全く統一されていないと、メンバー間でのwikiの書き方や保存場所が異なってしまい、統一感のないwikiになってしまいます。

例えば「案件Aに関する情報はラベルAをつけてね」といったように、保存場所に関する決まり事を設定しておかないと、メンバーによっては案件Aに関する情報がラベルBだったりラベルCだったりに保存してしまう可能性があります。

こうなってしまうと、後々案件Aについての情報をwiki内で探す時に、途方もない時間がかかってしまうことになります。

運用ルールが厳格すぎる

逆に、運用ルールが度を超えて厳格に定められていると、気軽に情報共有ができない状態になり、情報の蓄積スピードが遅くなってしまいます。

社内wikiの運用はまず情報を蓄積していくことから始まりますが、厳格なルールのせいでその最初の敷居が高くなってしまっては本末転倒です。

まったく運用ルールがないのも問題ですが、あくまでも"気軽に情報を発信できる"程度のルールに留めておくと良いでしょう。

情報を社内wiki以外の複数のツールに分散させてしまっている

社内wikiの他にも複数の情報共有ツールを使用しており、情報が分散してしまっているケースです。

情報共有ツールが複数存在していると、新たな情報を蓄積しようとしたときにどのツールに保存していいのか分からなかったり、情報を探すときになかなか欲しい情報を見つけられなかったりと、様々な問題が発生します。

せっかく社内wikiを利用するのであれば、保存先を社内wikiに一本化したほうが効果的に運用できるでしょう。

社内wiki導入・運用を成功に導くための方法

続いて、社内wikiを社内に浸透させるためにどのように取り組めばよいか、運用面での方法を紹介したいと思います。

情報共有の必要性をメンバーに訴える

まず、社内wikiをなぜ導入するのか/したのかを、メンバー全員が理解している状態まで持っていきましょう。

社内wikiは利用するメンバーが多くなればなるほど、ニ次関数的に効果が上がっていきます。なので、できるだけ多くのメンバーに使ってもらうように働きかけると良いです。

特に、社内の情報共有が不十分だと無駄な会議や不要な資料の作成など無駄な時間と作業が発生してしまうなどのデメリットを説くと、メンバーの意識が変わりやすいです。

情報共有したくなる/しやすい制度を作る

インセンティブを設ける

wikiを"読む"ことは比較的簡単ですが、wikiを"書く"ことは、苦手意識を感じている人からすれば難易度が高いことでしょう。

そこで、wikiを書いた人に対して報酬を与えるようなインセンティブ制度を整備することが一つおすすめです。例えば、「ドキュメントを1枚書いたら1ポイント、20ポイントたまったら景品と交換」のようなポイント制なら、簡単に始められます。

wikiを書くことに消極的な人も、魅力的なインセンティブを用意してあげれば、積極的にドキュメントを書いてくれるようになるかもしれないですね。

運用ルールを整備する

wikiが書きやすい環境を整備してあげることも、また重要です。

前述の失敗事例にもある程度、運用ルールが厳しすぎるのも問題ですが、ある程度のルールを定めることは、wikiの書きやすさにつながります。

「~に関する情報はここにまとめる」とか「~には誰でも自由に書いてもいい」など、書く人の意欲を阻害しない程度のルールは整備しておくと良いでしょう。

テンプレートを活用する

まだwikiを書いたことがない人、wikiを書くことに苦手意識がある人に対しては、テンプレートを用意してあげることが有効です。

こちらの記事では社内wikiで使いやすいテンプレートを紹介しているので、ぜひ興味がある方はぜひ併せて読んでみてください。

社内wikiを使う機会を意識的に増やしてみる

業務中に使っているツールを意識的に社内wikiで代替して使ってみると、wikiを書くときの抵抗感が薄まり、効果的な運用に一歩近づきます。

例えば、何か簡単な考え事をする際に、いつもならメモ帳に書いてしまうのをwikiの個人ページに書いてみるなどが良いでしょう。

管理者・責任者の配置

社内wikiが周知され、利用が促進されるようになると、古い情報が残ったままになったり、全然的外れな情報が蓄積されるケースも出てきます。

そのような場合に備えて、管理者・責任者を定め、定期的にルールが守られているか、情報は最新のものなのか、などをチェックする体制が必要です。

具体的には、情報やナレッジを蓄積する際のフォーマットのルールの取り決めや情報リソースの明確化、最低限のレベルの周知徹底、などが挙げられます。

まとめ

社内wikiの失敗には、

  • そもそもツールを選ぶ段階での失敗
  • ツールを導入して後の運用面での失敗

の2種類があることが確認できました。

まず、ツールを選ぶ段階での失敗を減らすためには、しっかり時間をかけて検証することが大切ですね。

そして導入の後は、その都度その都度、上手く運用できているかを確認しながら社内での定着を図っていきましょう。

ぜひご興味があれば、弊社が運営する社内wiki、GROWI.cloudを見てみてください!