社内wikiツールでスムーズな情報共有を実現しよう。

社内wikiとは

社内wikiは、業務に必要な情報やナレッジの共有をスムーズにするためのツールです。

社内の情報やナレッジをストックし、いつでも閲覧・更新できるようにしておくことで、情報の伝達をスムーズに行うことができれば、コミュニケーションのコストを削減することができます。

特にリモートでの仕事が増えた今、普段直接話していたようにコミュニケーションを取ることが難しく、情報の共有に課題を感じている方も多いのではないでしょうか?

そんな今だからこそ、社内wikiを導入してスムーズな情報共有を実現しましょう。

この記事では、社内wikiを導入する際に押さえておくべきポイントを解説し、実際に導入後に社内wikiを活用して情報共有をスムーズに行うためのポイントも紹介していきます。

社内wiki導入で押さえておくべきポイント

社内wiki導入する時に押さえておくべきポイントを解説します。
主には以下の3点です。

  1. 導入する目的や利用用途を明確にしておきましょう
  2. 実際に触ってみて使用感を確かめておきましょう
  3. 部署やプロジェクトの規模に応じた料金体系で提供されているか見ておきましょう

導入する目的や利用用途を明確にしておきましょう

社内wikiに限らずですが、導入の目的や利用用途を明確にしておくことがツール導入時には重要なことでしょう。

社内wikiは、「マニュアルや議事録などのドキュメント類の管理として」「ナレッジを貯蓄するナレッジデータベースとして」のような使い方ができます。

どちらの使い方にしても予め、どのようなコンテンツを社内wikiに残すと情報共有がより楽にできるのか検討しておくと導入後も継続的に活用できるでしょう。

実際に触ってみて使用感を確かめておきましょう

ツールの導入後社内への浸透が上手くいくかどうか懸念される方は多いでしょう。

社内wikiツールの中には無料トライアルを設けているものもあり、事前に使用感を確かめることができるものまります。

ページの作成・編集や検索がしやすいか、権限の付与はどのようにかけるのか、ITツールの操作に疎い人でも簡単に扱えそうかなどを確認しておきましょう。

部署やプロジェクトの規模に応じた料金体系で提供されているか見ておきましょう

社内wikiの料金体系は主に以下の2つのようになっています。

  1. 1ユーザーごとの課金
  2. 月額固定のプランへの課金

どちらも部署やプロジェクトの規模によってはメリットとデメリットがあるものです。

例えば、人員の流動が激しい部署で「1ユーザーごとの課金」の社内wikiを選択してしまうと、毎月の費用の管理が大変になってしまいます。

逆にプロジェクトの規模にふさわしくないプランを契約してしまうと、必要な機能が不足しているや、反対に無駄で使われない機能があるなどが起こってしまいます。

そのため、部署やプロジェクトの規模や性質に応じた料金体系を選択しましょう。

社内wikiを活用して情報共有をスムーズに行うには

ここでは、社内wikiを活用して情報共有をスムーズに行うためのポイントをご紹介します
ポイントは主に以下の3点です。

  1. 社内wikiを継続的に活用する文化を築く
  2. 社内wikiの管理者を設ける
  3. 適切な範囲で権限を付与する

社内wikiを継続的に活用する文化を築く

社内wikiはストックされた情報を共有するものなので、継続的に情報やナレッジが蓄積されている必要があります。

継続的に活用するには、「マニュアルや議事録を社内wikiで作成する」「社内wikiにナレッジをまとめるページを作る」など、に日々の業務の中で活用するようにしておくとよいでしょう。

そうして、社内wikiに蓄積された情報を検索する文化が生まれ誰かに聞かずとも情報が得られる仕組みを作ることができ、組織内の情報共有をスムーズに行うことができます。

社内wikiの管理者を設ける

社内wikiの管理者を設けることで、「見やすい」「検索しやすい」「編集しやすい」「情報共有がしやすい」社内wikiを作ることができます。

社内wikiは権限が付与されていれば誰もがページの作成・編集・閲覧・削除が行えます。

したがって、誤った場所に作成されてしまったページの整理や、不要なページの削除が行われないように管理者を設けておくことで利便性が高くなり継続的な活用への貢献にもなります。

適切な範囲で権限を付与する

社内の情報には特定の人が閲覧できるべきものがあります。

また、ページの作成・編集にもプロジェクト内部の人のみができるべきのような規定があるでしょう。

社内wikiでは、特定のページやユーザーに対して「閲覧・作成・編集・削除」の権限を付与することができます。

適切な範囲で権限を付与することで、社内でも安心して情報を共有することができるでしょう。

まとめ

社内wiki導入の際の押さえておくべきこととスムーズに情報共有を行うためのポイントを見てきました。

リモートワーク時代でもスムーズに情報共有を行うために社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか?