社内wikiツール運用で決めておくべきルール

社内wikiとは

社内wikiは、情報やナレッジをストックし、そのストックした内容を社内で活用することで、情報の共有と業務に必要なコミュニケーションを円滑に進めるためのツールです。

情報やナレッジを社内wikiにストックすることで、「特定の人しか知らずその人に聞かないと対応ができない業務」のように情報が属人化してしまうことで発生してしまう業務上の問題を解消することに役立てることができます。

Wikipedia(ウィキペディア)を利用されたことある方は多いかと思いますが、社内wikiは社内版のWikipediaとイメージするとよいでしょう。

社内wikiは制限や特定のルールがなければ誰もが自由にページの作成や閲覧、更新から削除まで行うことができます。

その自由度が高いからこそ、社内wiki運用にルールを設けることで社内でも安全に情報共有を行える仕組みづくりが必要です。

この記事では、社内wikiの運用で決めておくべきルールをご紹介いたします。

社内wiki運用ルールが必要な理由

社内wiki運用で決めておくべきルールを紹介する前に、改めて運用ルールが必要な理由について解説します。

主な理由としては以下の3つです。

  1. 継続的に活用するため
  2. 社内でも安全な情報共有を行うため
  3. 社内wikiの利便性を高めるため

継続的に活用するため

社内wikiは継続的に情報やナレッジをストックしコンテンツを増やすことで利用の価値が高まり、日々の業務で分からないことがあっても「まずは社内wikiで調べる」という文化を築くことができます。

そして、社内wikiを継続的に活用していくためには運用のルールは必須と言えます。後ほど詳しく紹介しますが、今社内で使用しているマニュアルや議事録などのドキュメント類を社内wikiで書くというルールを設ければ、誰もが習慣的に社内wikiを活用することになります。

習慣的に活用できれば、社内wikiを使用することへの心理的なハードルを下げることができスムーズに社内に浸透させることができるでしょう。

社内でも安全な情報共有を行うため

「社内wikiとは」でも触れましたが、社内wikiは権限付与のような制限がなければ誰もが自由にページの作成・編集・閲覧・削除が行うことができます。

この自由度のおかげで、気軽に情報やナレッジを溜め込むことができるというメリットがある反面、誤って別プロジェクトのページを削除してしまったり、本来閲覧できるはずない顧客情報を見れてしまったりするデメリットも抱えています。

そんなデメリットを駆逐して、安全に情報共有を社内wikiでするためにも、運用のルールを設ける必要があるのです。

社内wikiの利便性を高めるため

後ほど紹介します社内wiki運用で決めておくべきルールの中には、社内wikiの利便性を高めてくれるものもあります。

効果的なルールを設けて、継続的に使いやすい社内wikiにすることができます。

社内wikiツール運用で決めておくべきルール

ここからは、社内wikiツールを運用する上で決めておくべきルールについて解説します。

紹介するルールは以下の4つです。

  1. 「マニュアル」「議事録」「報告書」は社内wikiを使って書く
  2. 作成したページは必ず共有する
  3. ページの冒頭に内容の概要を書く
  4. ページの作成・閲覧権限の範囲を決める

「マニュアル」「議事録」「報告書」は社内wikiを使って書く

これは、社内wikiを継続的に活用するためのルールです。

テンプレート化しておくことで社内wikiの利用のハードルも下げつつ、日々の業務の中で活用できるので社内への浸透にもつながるルールです。

作成したページは必ず共有する

せっかく社内wikiに残しても、誰かが閲覧できなければ社内wikiを活用している意味がありません。

閲覧した情報やナレッジを業務に活用したり、反対に閲覧した情報やナレッジを正しいものへと修正・更新することを提案出来たりするので、社内で活発的な情報やナレッジの交換を行うことができます。

社内wikiにストックされた情報やナレッジの中には組織の業績の向上にも繋がるものが眠っている可能性ももしかしたらあるかもしれません。

そんな情報やナレッジを見つけることができるようになるためにも作成したページは必ず共有しておきましょう。

ページの冒頭に内容の概要を書く

このルールを設けておくことで、情報やナレッジの検索者が欲している情報を手に入れやすくすることができます。

情報が手に入れやすい社内wikiは、情報の共有をスムーズにしてくれます。

情報共有がスムーズになることで、今後業務を進めていくなかで課題にぶつかっても、誰かに聞く前に「まずは社内wikiで調べてみる」という段階を踏むことができるのでコミュニケーションの質の向上とそれに付随して業務の質も向上されるでしょう。

ページの作成・閲覧権限の範囲を決める

このルールを設けることで、社内でも安全な情報共有を実現できます。

プロジェクト外に漏れてはいけない顧客の情報や、編集。更新されるべきでない個人情報など、情報の中には特定の制限を設けておく必要があるものがあります。

社内wikiを継続的に誰もが活用できるような状態を阻害しないことが前提ですが、ページ作成や閲覧などの権限の範囲を決めておきましょう。

まとめ

社内wiki運用においては、継続的に安全に活用すべく、さまざまにルールを設ける必要があります。

ルールがあればあるほど複雑になるので、設けておく際には注意をしなくてはいけませんが、効果的にルールを設けて社内wikiを効率よく活用しましょう。