社内wikiツールを導入する際の注意点
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社内wikiとは
社内wikiとは、情報やナレッジを蓄積し社内全体で共有するためのツールです。
社内wikiを導入することで、部署やプロジェクト内でのみならず、社内全体を巻き込んでの情報やナレッジの共有ができます。
そんな社内wikiを効果的に活用すると得られるメリットとは何でしょうか？
社内wiki活用によって享受できるメリットについて解説し、そんな社内wikiツールを導入する際の注意点を紹介します。
社内wikiを活用するメリット
社内wikiを活用することで生まれるメリットは主に以下の4つです。
- 情報共有をスムーズにしてくれる
- 部署やプロジェクト毎に散らばっていた情報を一元管理できる
- 情報の検索ができる
- 新入社員の教育コスト削減にもつながる
情報共有をスムーズにしてくれる
社内wikiに情報やナレッジが蓄積されることで、情報が属人化されるのを防いでくれます。
過去の事例や課題の解決にどんな手法を活用したのか、業務で得られる情報やナレッジを活用することができれば、今後同じような課題でつまずいた時の参考にすることがでます。
他にも進行中の案件や会議に必要な資料も社内wikiに記録しておくことで、簡単に共有ができます。
社内wikiは権限がある場合を除けば誰もが自由にページの作成・編集が可能なので、誤った情報であっても容易に修正をすることができます。
部署やプロジェクト毎に散らばっていた情報を一元管理できる
社内wikiは社内の情報やナレッジを1か所にストックし更新が行えます。
社内wikiを活用して、閲覧や編集権限を付与しつつ、社内wikiで検索するだけで社内にある有益な情報を入手できるようになれば、他の部署やプロジェクトの誰かの業務遂行の役に立ち業績の向上にも繋がるかもしれません。
また、情報が飛び交うことで社内全体の施策を見渡すことができ、部署異動した際にもある程度のナレッジや現在の状況というのを把握することができます。
情報の検索ができる
社内wikiを活用することで、ストックした情報やナレッジの検索が容易になります。
例えば、会議に参加できず、会議の内容を見返したいときに、ファイルの山の中から議事録を探して欲しい情報を拾い出すのは大変ですよね。
社内wikiに議事録を残しておけば、議事録内で特定のキーワードで検索にかけることで欲しい情報にたどり着けます。
新入社員の教育コスト削減にもつながる
有益な情報やナレッジが蓄積された社内wikiは新入社員の教育コスト削減にも貢献してくれるでしょう。
新人のころは知識が定着するのに時間がかかり業務に慣れるのも一苦労で、同じ質問が度々発生していまい双方に負担がかかってしまうこともあります。
そこで、社内wikiを導入し、マニュアルやプロジェクトの毎で知っておくべき情報やナレッジを共有しておくことで、何度も同じ質問に対応する回数を減らすことができます。
新入社員にとっても、「社内wikiで調べて解決を試みる」が習慣化することで、質問する回数の削減や業務の質の向上につながります。
社内wikiツールを導入する際の注意点
社内wikiを活用すれば様々なメリットを享受できます。
そんな社内wikiを導入する際の以下3つの注意点について解説します。
- 利用用途を明確にしておく
- 継続的に活用する習慣を築いておく
- 部署やプロジェクトの性質にあった料金体系を選ぶ
利用用途を明確にしておく
社内wikiでは「マニュアルや議事録のドキュメント類の管理として」や「ナレッジを蓄積させるナレッジデータベースとして」のように活用することができます。
しかし利用用途を明確にしておかなければ、ユーザーが活用方法が分からずに受け入れられにくくなり無用の長物となってしまいます。
何のために社内wikiを使うのか、何故情報やナレッジを共有する必要があるのかを明確にしておきましょう。
そうすることで、どんな情報をアウトプットすべきか、どのように社内wikiを使えばよいのかイメージしやすくなります。
継続的に活用する習慣を築いておく
社内wikiは、情報やナレッジが蓄積されていなければ検索するに値しないツールなので価値がなく使われなくなってしまいます。
そのため、「マニュアルや議事録、報告書は社内wikiで書く」「OJTや会議の資料として活用する」など、普段の業務の中で社内wikiを活用できるシーンを半強制的に用意しましょう。
部署やプロジェクトの性質にあった料金体系を選ぶ
部署やプロジェクトには、人員の入れ替わりが激しかったり、小規模・大規模だったりと人員において様々な性質があります。
また、社内wikiにもユーザー数毎の課金や月額固定制のプランへの課金など、様々な料金体系があります。
例えば、人員の流動が激しい部署でユーザー数毎の課金をしていては、毎月の費用が安定せず管理するのに苦労します。
そのため、部署やプロジェクトの性質にあった料金体系を選ぶ必要があります。
まとめ
社内wiki活用には以下のように様々なメリットがありました。
- 情報共有をスムーズにしてくれる
- 部署やプロジェクト毎に散らばっていた情報を一元管理できる
- 情報の検索ができる
- 新入社員の教育コスト削減にもつながる
社内wikiは活用方法を自由に決める事ができ、属人化を防ぐ事にも有用なツールです。
利用目的を明確にし自社の性質にあった、社内wikiを導入することをおすすめします。
