社内wikiツールでリモートワークでも円滑な情報共有を!

社内wikiとは

社内wikiは、社内にある情報やナレッジをを蓄積し、それを誰もが編集・閲覧できるように保管しておくツールです。

保管した情報やナレッジを日々の業務で立ち行かなくなったところや不明点などの解消に活用することで、情報やナレッジをを探す手間を省き、「誰かに聞いて答えが返ってくるのを待つ」のような業務が止まってしまう状況を減らすことができるので、業務の効率化につながります。

リモートワークが増えた今は特に、特に自分で問題を解決しつつ業務を完遂させる力を必要とされます。

そこで、社内wikiに蓄積されてある情報やナレッジを活用できるようになれば自ずと問題を解決できる力につながり、リモートワーク環境でも安定した業務遂行を可能にしてくれるでしょう。

リモートワークで情報共有が困難になる原因

では、そもそもなぜリモートワーク環境で情報共有が困難になってしまうのでしょうか?

以下の主な原因3つについて解説します。

  1. 情報共有のルールが設けられていない
  2. 情報共有のための環境が整っていない
  3. 何故情報共有を積極的にすべきか・どんな情報を共有すべきかの不明点を解消できでいない

情報共有のルールが設けられていない

社員間での積極的な情報共有を困難にしてしまう原因として、組織内で情報共有のルールが定まっていないことが挙げられます。

組織の中でルールを定めておくことで、情報共有を行う頻度や手段、どんな内容で共有すべきかなどが明確になるので情報共有をしやすい状態を築くことができます。

組織内でメンバー同士がルールに従うことで、テレワーク環境でも主体的な情報共有が行えるようにしておきましょう。

情報共有のための環境が整っていない

2つ目の課題として情報共有のための環境整備ができていないことがあります。

組織として積極的な情報共有を行ってくれる人への評価の向上や、チャットツール・Web会議ツールなどリモートワークでも情報共有に適したツールの導入などで環境を整えることで、情報共有をしやすい雰囲気を作ることが重要です。

テレワークになった後でもオフィスワーク同様の情報共有を行うにはツールの導入、特に冒頭で解説した社内wikiはおすすめです。

何故情報共有を積極的にすべきか・どんな情報を共有すべきかの不明点を解消できでいない

3つ目の課題として、情報共有の目的やどんな内容の情報を共有すべきかを明確にできていないことが挙げられます。

「他のメンバーが今どんな業務を進行中で進捗はどうかを把握し、プロジェクト全体の進行状況を確認するため」のような情報共有の目的を明確にしておくことで、「業務の進捗を共有したらいいんだ」「業務中に○○な課題に詰まっているのを共有したらいいんだ」のような共有すべき情報の認識をメンバー間で合わせることができるようになります。

共有べき情報の認識を合わせることで情報共有しやすい環境づくりにもつながるので、情報共有の目的を明確にしておきましょう。

リモートワーク環境におすすめの社内wiki GROWI.cloud

GROWI.cloudとは?

GROWI.cloud株式会社WESEEKが開発した社内wikiです。

組織やプロジェクト毎に統一した社内wikiを導入することができ、リアルタイムで且つ複数人でページの編集が可能な機能も搭載されているのでリモートワーク環境な今に最適な社内wikiとなっています。

GROWI.cloudをおすすめする3つの理由

  1. リモートからでも議事録や社内マニュアルなどの編集が行える

GROWI.cloudでは特定プランで同時に複数人でページを編集できる機能を提供しています。

リモートワークでの会議の議事録をリアルタイムで複数人でまとめることで、スムーズに会議を進行できるほか議事録の質の向上にもつながるので会議の内容の共有にも役立ちます。

  1. リモートワーク環境でもチーム規模変化に柔軟に対応できる管理者向け機能

リモートワーク環境下でチーム人員に変動があった場合に、毎月のコストの管理やアカウント削除対応などの負担がかかってしまう場合があります。

GROWI.cloudは月額固定制のプランへの課金ですので、毎月の料金の管理コストは人員の移動で増えることはありませんし、アカウントの削除も簡単なボタン操作で行えるので管理者にとってもおすすめのツールです。

  1. セキュリティ対策も可能なオプションを用意している
    GROWI.cloudでは、セキュリティ対策が行えるプランやオプションを提供しています。

IPアドレスフィルタリングや自社サーバーにGROWI.cloudを用意できるプライベートクラウドなど、リモートワーク環境では欠かせないセキュリティ対策を行うことができる点もおすすめです。

まとめ

いかがでしたか?

リモートワーク環境だからこそ組織内での情報共有は積極的に行われるようにしておく必要があります。

まだまだ、リモートでの業務遂行が必要な現代で組織に社内wiki GROWI.cloudを導入してみてはいかがでしょうか?