社内wikiツールを浸透させるには
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社内wikiとは
社内wikiは、社内の情報やナレッジをストックし、それらを活用して業務の効率化を図ることを目的にしたツールです。
社内wikiに情報やナレッジをストックすることで、業務に必要な情報をわざわざ人に尋ねなくても手に入れることができるため情報の属人化を防いでくれます。
そんな社内wikiを社内に浸透させて、継続的に活用させるために何が必要なのか解説していきます。
社内wikiツールを浸透させるには
社内wikiを社内に浸透させて継続的に活用するための以下の4つの方法を解説します。
- 社内wikiを習慣的に活用するようなルールを設ける
- テンプレート機能を活用してページを作成しやすくしておく
- 情報共有者にメリットある仕組みを用意する
- 社内wikiの管理者を設ける
社内wikiを習慣的に活用するようなルールを設ける
社内wikiツールの導入初期は、「何を社内wikiに書けばいいか分からない」や「間違った情報を載せてしまわないか不安だ」など社内wiki利用へのハードルを感じる人もいるとことでしょう。
そこで、「日報や週報は社内wikiで書く」「議事録は社内wikiで取る」など普段の業務で活用できそうなシーンで社内wikiを活用させて、徐々に社内wiki利用のハードルを下げるようなルールを設けてみましょう。
テンプレート機能を活用してページを作成しやすくしておく
社内wikiの浸透において、前項でも出てきた社内wiki利用のハードルは天敵です。
テンプレート機能を活用することもまた、社内wiki利用のハードルを下げてくれます。
社内に既にある議事録や報告書などのドキュメント類には、一定の書き方がありテンプレートとして保管してあるものもあるでしょう。
社内wikiにも、テンプレート作成機能によりページの作成を容易にしてくれる機能があります。
社内wikiのテンプレート機能でページ作成のハードルを下げることで、社内への浸透をスムーズに行うことにつながるでしょう。
情報共有者にメリットある仕組みを用意する
マニュアルや議事録などのドキュメント類の活用においては、テンプレート化や習慣的に活用するルールを設けることで、社内への浸透スムーズに行うことができます。
それらに加えて、情報やナレッジの共有者にメリットがある仕組みを作ることで社内wiki活用を促進することができるでしょう。
例えば、人事評価に「どれだけ質の高い情報やナレッジをアウトプットしているか」を盛り込むのがおすすめです。
実際に質の高い情報やナレッジは、それらを活用することで業務効率化につながるので、評価の対象になりえます。
社内wikiの管理者を設ける
社内wikiツールを導入したての段階で、社内に浸透させるための取り組みや活用を活発化させるための仕組みづくりを推進責任者を決めておくとよいでしょう。
また、その責任者が頻繁に情報やナレッジのアウトプットを行うことで利用者に気軽に活用できるツールなんだという認識を与えることにつながるでしょう。
一定数の情報がストックされれば、ツールの利便性を感じることができ徐々に継続的に活用される流れを築くことができます。
おすすめの社内wikiツール GROWI.cloud
GROWI.cloudはWESEEKが開発した社内wikiツールです。
簡単なボタン操作でページの作成ができ、導入後の社内への浸透に一役買ってくれるテンプレート作成機能も搭載されています。
他にも、ページの編集履歴を残し過去のバージョンへと戻すことができたり、ページ編集中にPCを再起動してページが消えてしまった場合でも復元できたりなど利用者に沿った補助機能が満載の社内wikiツールです。
まとめ
社内wikiを導入後、社内へ浸透させるために必要なことを解説してまいりました。
導入当初は、利用者のハードルを取り除くことは一朝一夕でできることではないですが、社内wikiを上手く社内で活用できるようになれば、情報の検索を短時間でできるようにし、業務の効率化へと繋げてくれます。
また、利用者の範囲を絞らず誰にでも使いやすい機能満載のGROWI.cloudは、社内への浸透を懸念される方におすすめの社内wikiツールです。
是非この記事でご紹介した方法を踏まえつつ、GROWI.cloudの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
