社内wikiの導入事例を紹介 導入時のポイントやメリットを解説
社内wikiの基本的な説明をしたあと、企業で導入をスムーズに行い、社員に利用する意識を持ってもらうために必要なことを本記事で解説しています。大手企業などで導入した事例も紹介しているので、ツールを実際に導入したときのイメージの把握にも役立ちます。
Contents
社内wikiとは
社内wikiは、社員が持つ業務上の知識、ノウハウを一つの場所に集めて管理できるツールのことです。業務で重要な情報をストックできるのが特徴で、社内の情報共有の促進やコミュニケーションを円滑にする効果が期待できます。また、集約した知識を体系化できるため、社内にある膨大な知恵を分かりやすい形で把握できるという価値もあります。
企業にとって重要な情報を、必要に応じていつでもアップロードしてページに載せることが可能です。パソコンなどから閲覧や更新ができるため、リモートワーク下での情報共有も容易に行えます。
社内wikiを導入するメリット
企業に導入した場合に得られるメリットや解決できることを紹介します。
属人化を防ぎ、情報共有を行う
そもそも属人化とは、ある業務に関係する情報を特定の人物だけが持っている状態で情報共有が不十分な状況になっていることを指します。情報を持つ社員が社内にいるときはいいですが、不在のときは属人化した業務の効率が悪くなる上、もし急に辞めてしまったら重要な情報が引き継がれないままになりかねません。
業務のノウハウやナレッジが共有されないことはほかの社員にとって影響が大きく、重要な情報であるほど企業にとっての損失も大きくなります。属人化の防止や社内の情報共有を促す手段として社内wikiが有効です。導入によって社員による情報蓄積やマニュアルの管理が容易になります。
業務の効率化
業務に関する情報共有はコミュニケーションによって行われることが一般的ですが、必ずしも一番効率のいいやり方だとは言えません。企業によっては人手不足で社員教育や情報伝達に十分な時間が取れないケースもあるためです。また、社員によって知っている情報量に違いがある、マニュアルの保存場所が分からない、最新バージョンかどうか確認する手間がある、といった問題も発生します。
社内wikiを導入すれば、上記のような業務のムダを効率化することが可能です。wiki内に業務上で必要な情報を一元管理しておけば、wikiを閲覧するだけで社員が知るべき情報を全体的に把握できるため、ムダなコミュニケーションを減らせます。必要な情報があれば社内wikiにアップロードして共有する仕組みにすることで、社員全員がすぐに最新情報へアクセスできるようになります。
情報の検索性向上と指示出しが容易に
社内wikiに業務に関する情報を集めることで検索がしやすくなり、必要な情報にアクセスするのが容易になります。マニュアルを探したいときや保存場所を聞かれた場合でも、社内wikiにあると答えるかwiki内を検索してしまえば簡単に解決します。
会議の議事録もwikiに保存しておけば、次の会議の際にも検索することですぐに前回の決定事項の情報を引き出せます。情報が見つからないせいで会議が止まることもなくなるでしょう。
ほかにはチームのToDoリストや進捗確認、ドキュメント類、ノウハウなどをまとめることで情報を探すのが簡単になり、wikiの利便性も向上します。情報の公開範囲が気になる場合はアクセス権限のある人のみ閲覧できる形にすることも可能です。また情報の内容によっては、全員に閲覧を許すものの、編集する権限は特定の人だけに与えることもできるでしょう。
人材教育コストの削減
情報が集約された社内wikiを使うことで新人社員にも業務内ナレッジを共有しやすくなるため、人材教育コストの削減に繋がります。研修・教育項目が変更された場合でも、紙資料と異なり、wikiなら編集するだけですぐに情報更新が可能です。
今までは知識ゼロの新人社員に対面形式で一つひとつ必要なことを教える方法を取っていたはずです。wikiを取り入れた資料ベースの形式に変えることで、業務に必要な知識を網羅的に漏れなく教えられるようになり、低コストかつ質の高い教育が可能になります。教育担当者の負担も軽減されて、社内の業務に集中できる時間が増えるでしょう。
保存場所やフォーマットの統一による資料閲覧性向上
社内wikiを導入することで、資料のフォーマットと保存場所が統一され、閲覧性が向上します。社内の資料といえば、紙、ワード、パワーポイントなどさまざまな形で作られていたはずです。保存場所もパソコンのローカルフォルダや共有サーバーなどが使われ、散り散りになっている状態ではないでしょうか。
そういった統一感のなさは社内wikiの利用で解決可能です。まず資料のフォーマットはHTMLファイルで統一されます。編集する際も操作が簡単なため、誰でもwikiの更新作業が可能です。wikiという一つの場所に同じ形式で資料が集約されるため、社員全員が必要な資料にアクセスしやすいというメリットもあります。
社内wiki導入時の注意点
社内wikiを導入する際に気をつけたいことを紹介します。
社内に浸透させる
社内wikiをたくさん利用してもらうには社員に必要性を理解してもらうことが大切です。よくある導入の失敗例として、必要性が伝わらなかった結果、浸透しないまま誰も利用せずに終わるケースがあります。
利用してもらうには社内wikiに情報が蓄積されている必要があります。情報が薄いままのwikiは利用価値が薄いため、運用するなら情報を貯めるところから始めましょう。どのような情報をアップロードするのかをリストアップしておきます。
また、担当者が一人で情報を掲載していくのは大変なため、社員それぞれが社内にとって有益な情報をアップロードしていくような仕組みにするのがおすすめです。利用者が多いほど社内wikiの閲覧や更新が活発になり、業務で重要なナレッジが蓄積されやすくなります。
社内wiki導入の背景や目的を明示する
社内wikiを上手く活用していくために導入背景や目的について社内に周知しましょう。システム部門や担当者だけが推進しようとしてもうまくいきませんから、この点で各部門の責任者の理解を得ることは大切です。
社内wikiをいきなり導入しますと言っても、導入するに至った背景や目的が分からなければ、どのように活用するのか、業務中にどのような価値を発揮するのかという部分まで理解が進みません。使ってみようという空気感も社員の間で生まれないのです。
社内wikiを有効に活用していくためにも、従来のどのような課題が社内wikiの導入により解決されるかを説明する必要があります。不明なことは社内wikiで検索する、有益な情報は掲載するなどの明確な目標を打ち出して運用の活発化を促しましょう。
管理者の設立
社内wikiの導入を推進するために管理者を設立しておきましょう。Wikiが利用されなくなる原因をなくすためです。
必要な情報がなかったり、最新の情報が掲載されていなかったりすると利用しにくく利用率も下がります。そのため、管理者を設立しておくことで情報更新を滞らせないようにしましょう。
管理者は、掲載されている情報やナレッジの質を同じようなレベルに統一し、wikiの利用に関するサポートを行います。古い情報や間違った情報が入ったり、逆に必要な情報が削除されたり、といった不要な編集が起きた場合に、適切な状態にwikiの環境を整えることも必要です。ときには、自由度が高いゆえに批判や中傷が入り込んで、荒れるような事態を起こり得るため、制御しなければなりません。
社内wikiは導入後に運用して初めて効果を発揮するもののため、継続的に運用できるようには管理者が不可欠です。
社内wikiの導入事例
大手企業などで様々なメーカーの社内wikiを導入した事例をいくつか紹介します。自社での導入の際に参考にしてみてください。
ヤフー株式会社
約一万人以上の社員を抱えるヤフーで社内wikiの使用が開始されたのは、2002年ぐらいからです。用途は技術系ではなく会社全般に及ぶ情報の管理ツールとして利用されました。のちに技術系の情報共有にも使用されるようになっています。
ヤフーでは社内wikiを利用することで社員の誰かのために役立つ情報を気軽に記録、共有、閲覧できる点に価値を見出しています。実践で得た知恵が自然と集まるような仕組みが構築されているのです。
ヤフーではすでに社内wikiは業務に欠かせないツールとして認知されており、新しく入社した社員が初めに覚えることの中に、社内wikiの使い方も含まれています。
参照URL
https://atlassian-teambook.jp/_ct/17257542
https://boxil.jp/mag/a3190/#3190-26-1
株式会社メルカリ
フリマアプリで有名なメルカリでは、情報共有の手段としてドキュメントツールが導入されていました。しかし、各部署で異なるツールを使用していたため、情報がばらばらに管理されている状態でした。
それを是正するため、社内共通で利用するツールとして社内wikiを導入することにしたのです。利用するツールはエンジニア以外の社員でも書きやすい・見やすいことを重視して選んでいます。
ツールがいくつもあった関係上、一つにまとめるのに大変な苦労があったようですが、導入に成功して今では社内すべての情報が集約されているとのことです。いずれはキーワード入力だけで社内情報のすべてが閲覧できるようにすることを予定しています。
参照URL
https://engineering.mercari.com/blog/entry/2017-09-11-150000/
https://boxil.jp/mag/a3190/#3190-26-1
株式会社HIKKY（VR法人HIKKY）
VR空間を使用したイベント展開事業を行う株式会社HIKKYは、複数のプロジェクトを抱えていて、それぞれ情報をまとめるツールが必要でした。そこで、プロジェクトごとで異なるツールにするよりも、GROWI.cloudを利用して統一することにしました。
導入当初は予想していませんでしたが、活用した結果、同じツールに揃えることで管理コストを削減することに成功しています。また、同社のスタッフが別のプロジェクトに割り当てられた場合でも、同じツールを使っているため混乱することなく円滑に使い始められるという効果も出ています。
参照URL
https://growi.cloud/interviews/hikky
https://growi.org/ja/#home
インターネットマルチフィード株式会社
インターネット関連の事業を展開するインターネットマルチフィード株式会社の場合、社外の人とやり取りするには既存のツールが向いておらず、代替ツールを探す必要があったのが導入の背景です。セキュリティ要件とコスト削減を重視してツールを選び、その結果GROWI.cloudが選択されました。
またセキュリティ対策として、データの置き場所は国外をなるべく避けたいと考えていました。GROWIはストレージサービスを提供しており、国内で自社のデータ置き場を所有することが可能です。
コスト削減の面では、費用が維持管理込みでリーズナブルな点がよいとしています。そうしたメリットのおかげか、予定していなかったほかのプロジェクトでも活用される結果になりました。
参照URL
https://growi.cloud/interviews/hikky
https://growi.org/ja/#home
導入を失敗させないようにするポイント
社内wikiを失敗せずに導入するために押さえておきたいポイントについていくつか以下で紹介します。
利用目的を理解してもらう
社員に利用目的、利用価値が伝わっていないとなかなか使ってもらう動きが生まれません。社内wikiを利用する基本的な目的や価値は社内での情報共有の促進です。業務の効率化、負担軽減、質の向上などもあるでしょう。
企業によって導入の目的はほかにもあるかもしれません。人材教育コストの削減や教育の質を上げるため、部署で分断されているナレッジを共有するため、情報の引き継ぎを容易にするため、といったものです。
ベテラン社員ほど社内情報をよく知っているため、いまさらこのようなツールがどうして必要なのかという疑問が生まれがちです。社員一人ひとりに関係があるものという意識を持ってもらうためにも、利用目的を説明してメリットを感じてもらえるようにしましょう。
歴史の長い大規模な企業ほど社員同士の横の連携が取りにくくなり、必要な情報にアクセスしにくいという問題が起きているケースがあります。問題が表面化していない状態だと、何とかなるだろうと見て見ぬ振りしがちですが、グローバル化が進む時代ではそうも言っていられません。
情報共有の円滑化と経営の効率化は密接な関係にあります。現在見られる課題の解決など、明確な利用目的が社内に浸透すれば社員にも利用するモチベーションが湧いて、自然と社内wikiの更新も活発化するでしょう。
情報蓄積を行う
社内wikiは十分な情報が集まって初めて利用価値を発揮します。そのためには、まずwikiに情報を貯めていこうとする社員の積極的な働きが必要です。社員に情報をアップロードしてもらうときは、情報掲載時の混乱を防ぐためにも運用方法や情報アップロードの際のルールを明確にしておく必要があります。
例えば、編集用の書き込みテンプレートを用意しておく、運用上のルールを明確にするといったことが必要です。運用方法が曖昧だとムダなページの乱立などにより閲覧しにくい状態になり、結局活用されなくなるおそれがあります。wikiの利用体制を整えておくことで社内での情報活用・集約がしやすくなります。
利用するツールを一つに絞る
社内の部署ごとで使っている情報共有ツールが違うという場合、その異なるツールごとで情報の分断が生じます。ツールが異なると情報共有が進まないため、社内wikiに分散している有益な情報をまとめるためにも各部署に理解を求める必要があります。部署を説得するときは、情報を集約する利便性などメリットを訴えて協力してもらえるようにしましょう。可能であればツール同士を連携させるという手段をとることも可能です。とにかく社内wikiに情報を集中させることが導入の成功に繋がります。
社内wikiサービス：GROWI.cloud (グロウィ ドットクラウド)
企業に導入したい社内wikiサービスとして「GROWI.cloud (グロウィ ドットクラウド)」がおすすめです。大手企業への導入実績もあります。
GROWI.cloud は、テキストや図・表に対応するリッチテキストエディタ、議事録作成に使いやすい同時多人数編集など、社内wikiに必要な機能が実装されています。ユーザーの増減に柔軟に対処できる充実した管理者向け機能もあり、プライベートクラウドにも対応しています。
情報共有はもちろん、マニュアル、文書の作成など幅広い用途で利用可能です。セキュリティにも配慮しており、さまざまな認証方式に対応しています。
プランはベーシック、ビジネススタンダード、ビジネスプロ、エンタープライズの4種類からベストなものを選択できます。無料トライアルが利用できるため先に使用感を確かめてみるとよいでしょう。社内wikiの導入で悩んでいる場合はぜひ検討してみてください。
