資料の共有をスムーズに!おすすめの社内ツール社内wikiについて

はじめに

普段、業務に必要な資料をどのツールを活用して作成し、管理されていますか?

作成したはいいものの、保管場所どこするかに迷ってしまったり過去の資料を探すのに苦労していませんか?

社内wikiを活用すれば他の情報と一緒に資料を保管することができ、過去の資料の内容を見返したい場合でも検索にかけて探せるので簡単に手に入れて見返すことができます。

この記事では、そんな社内wikiの特徴と、運用上でおすすめのルールについて解説します。

社内wikiの特徴

ここからは、以下4つの社内wikiの特徴について解説します。

  1. 階層構造でページを管理できる
  2. 様々な情報を一元管理できる
  3. 管理している情報を見つけやすい
  4. ページの閲覧や作成の権限を付与できる

階層構造でページを管理できる

社内wikiでは作成したページを階層で分けて管理することができるツールが多いです。

階層で管理できることにより、部署や日付などで資料を整理整頓することができるので管理が楽になります。

様々な情報を一元管理できる

社内にある情報で管理すべき資料も「会議資料」や「営業資料」など様々なジャンル分けをすることができるでしょう。

資料以外にも管理すべき情報もあります。

社内wikiでは、様々なジャンルの情報を一元管理することができます。

過去に作成された資料を参考にして作成したり、作成した資料の共有や更新を楽にできるので「資料」に対して費やす時間を減らすことにもつながるでしょう。

管理している情報を見つけやすい

社内wikiで階層ごとに一元管理しているので、資料を探す手間を省くことができます。

社内wikiを活用すれば資料の保管場所に困る心配をする必要がなくなります。

ページの閲覧や作成の権限を付与できる

社内wikiでは、ページごとに権限を付与することで閲覧や作成できる範囲を絞ることができます。

資料の中にも特定の人のみが見れるべきものや更新できるものがあるでしょう。

そんな資料も社内wikiで管理することができるのです。

おすすめの社内wikiの運用ルール

これまで、社内wikiの特徴について解説してきました。

ここからは、資料の作成や共有を目的に社内wikiを運用するうえでのおすすめのルールについて解説します。

  1. 資料は社内wikiで作成する
  2. 組織名や日付で階層分けする
  3. ページの冒頭に概要を書く

資料は社内wikiで作成する

「資料は社内wikiで作成する」をルール化しておくことで習慣的に社内wikiを活用させることができます。

社内wiki導入後の浸透のためにも習慣的に活用できる仕組みは必要です。

継続的に活用するためにもこのルールは設けておくべきでしょう。

組織名や日付で階層分けする

タイトルや階層に組織名や日付を入れておくことで、様々なジャンルの資料を管理しやすくなります。

他にもいざ過去の資料を探そうとしたときにも、日付や組織名で検索できるので容易に欲しい資料を入手することができるでしょう。

ページの冒頭に概要を書く

これは、検索した資料を一覧で見た時にどの資料を見るべきかが一目でわかるようにするためのルールです。

欲しい情報が載っている資料を探しやすくするためのルールですので是非設けておきましょう。

まとめ

いかがでしたか?

社内wikiを活用すれば、散乱としていた様々なジャンルの資料を一元管理することができます。

ぜひ社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか?