社内wiki GROWI.cloudのおすすめ機能の紹介

2021-05-12

社内wikiとは

皆さんはWeb百科事典サイト「Wikipedia(ウィキペディア)」に一度は欲しい情報の詳細を見に行ったことがあるかと思います。

社内wikiとは、社内版のWikipediaです。

組織に属している人は知っておくべき勤怠やマニュアルなどの情報やプロジェクト毎の業務に必要なナレッジを管理し蓄積するためのツールです。

社内wikiを活用することで、情報やナレッジの属人化を防いでくれる、欲しい情報を人に聞く手間をかけなくても入手することができるようになる等のメリットを享受することができます。

この記事では、そんな社内wikを活用する5つのメリットについて解説します。

社内wikiを活用するメリット5選

社内wikiを活用には以下のようなメリットがあります。

  1. 情報やナレッジの一元管理ができる
  2. 情報やナレッジの属人化を防ぐことができる
  3. 業務の効率化につながる
  4. 欲しい情報を探す手間を減らすことができる
  5. 蓄積された情報・ナレッジが社内の財産となる

情報やナレッジの一元管理ができる

社内wikiを活用すれば、社内の部署やプロジェクト毎などの情報の一元管理をすることができます。

さらに、情報の閲覧権限も付与できるので組織内でも情報共有の範囲を柔軟に決めることができ、安全な社内での情報共有を実現することができます。

情報やナレッジの属人化を防ぐことができる

社内wikiで情報やナレッジを管理しておくことで属人化を防ぐことができます。

情報やナレッジの属人化とは具体的に、とある情報が特定の人のみが把握している状態のことです。

情報やナレッジが属人化していると、その人に聞きにいかなければいかない、もしくは知ってそうな人を探さなければいけない等の非効率な時間が発生指定しまいます。

そこで、社内wikiに情報やナレッジを蓄積しておくことで「人に聞くに行く」という時間を減らすことができます。

業務の効率化につながる

社内wikiは属人化を防ぐのみならず、日々の業務に関わるコミュニケーションの質も上げてくれます。

属人化を防いだとしても、誰かに聞かなければいけないと業務が進められないという状況は、社内wikiを導入したからと言ってすぐに根絶するのは難しいです。

しかし、もし人に聞かなければいけなくても社内wikiを活用して、ある程度必要な情報を得ている状態で聞きに行くことができるのでスムーズなコミュニケーションを取ることも可能になります。

また、聞かれた側も「社内wikiにその情報まとめてあったよ」と返すだけでよいので、社内全体で情報を見ればわかることに費やす時間を減らせることができ、業務の効率化を実現することができるでしょう。

欲しい情報を探す手間を減らすことができる

前項でも少し触れましたが、社内wikiに情報やナレッジを溜めておくことで属人化を防いでくれます。

さらに、社内wikiに情報やナレッジを溜めておくことで「社内wikiで検索すれば」いいという共通認識を持たせることができ、必要になった情報を探す手間を社内全体で減らすことができます。

蓄積された情報・ナレッジが社内の財産となる

上記のメリットにもつながるので、社内wikiに蓄積された情報やナレッジは社内の知的な財産になるでしょう。

その財産を、さらなる業績の向上に活用することもできます。

社内wiki GROWI.cloudのおすすめ機能3選

GROWI.cloudWESEEKが開発した社内wikiツールです。

GROWI.cloudには、同時に複数人でページの作成や編集が可能な機能が備わっているため会議の議事録を取るのに最適な社内wikiです。

そんな、社内wiki GROWI.cloudのおすすめの機能をご紹介します。

  1. 同時多人数編集機能
  2. ページの変更履歴確認機能
  3. ページを階層毎に作成できる

同時多人数編集機能

皆さん会議の議事録は何人で取っていますか?

GROWI.cloudを使えば複数人で、しかも同時に議事録を取ることができます。

複数人で議事録を取るメリットについては以下の記事で詳しく解説しておりますので、ぜひご覧ください。
議事録は皆で取る!おすすめ社内wiki GROWI.cloud

ページの変更履歴確認機能

googleのドキュメントやスプレッドシートでは、自分が作成・編集したコンテンツの履歴を現在の状態と比較してみることができます。

また、ある特定の状態へと戻すことも可能です。これらの履歴に関する機能の利便性を感じていらっしゃる方もいらっしゃるのではないでしょうか?

GROWI.cloudにもこの履歴に関する機能が備わっているため、googleのツールの使い勝手のよさを感じていただけるでしょう。

ページを階層毎に作成できる

GROWI.cloudではページを階層構造で管理することができます。

例えば、「社内マニュアル」配下に「勤怠について」「有休について」「社内で使用しているツールについて」などのように様々なジャンルのページを用意します。

このように情報を切り分けて管理することで、適切な情報を適切な場所に蓄積し共有をすることができます。

切り分けの例

- 「社内マニュアル」
    - 「勤怠について」
    - 「有休について」
    - 「社内で使用しているツールについて」
- 「○○部○○課 マニュアル」
    - 「○○部 報告書の作成手順」
    - 「外部向けメールテンプレート」

この階層構造での管理により、ページの整理整頓がしやすく、継続的に社内wikiを活用することができるでしょう。

まとめ

社内wikiを活用することのメリットとおすすめの社内wiki GROWI.cloudのおすすめ機能を紹介してまいりました。

情報の共有に課題を感じていらっしゃる方は、是非社内wiki GROWI.cloudの導入を検討してみてはいかがでしょうか?