kintoneやサイボウズ Officeで社内wikiは作れる？もっと簡単に社内wikiを作れるツールとは？
kintoneやサイボウズ Officeは、年々利用者数が増加している業務効率化のためのツールです。
読者の皆様の中には、既に導入している方もこれから導入を検討しているという方もいらっしゃるかとお思いますが、この記事にたどり着いたということはやはり、
「kintoneやサイボウズ Officeで社内wikiを作りたい、社内wikiのような運用をしたい」
と考えていることでしょう。
さあ果たして、kintoneやサイボウズ Officeで社内wikiを作ることは可能なのでしょうか？
なお、「社内wikiってなんだっけ？」という方がいらっしゃれば、社内wikiとは？を一度ご覧ください。
Contents
kintone・サイボウズ Officeとは
ではまず、kintoneやサイボウズ Officeをまだ導入していないという方に向けて、それぞれがどのようなツールなのかを簡単に解説していきましょう。
kintoneとは
kintoneとは、プログラミングの知識がなくてもノーコードで業務アプリを作成できるクラウドサービスです。
業務を行う中で「ここが非効率だな」と感じることがあった際、それらを解決するためのアプリを自分たちで簡単に作れてしまうのが大きな特徴。
利用できるアプリ数が非常に多く、どの企業にもよく利用されるアプリをテンプレート化したサンプルアプリの数だけでも274種類以上（2023年10月時点）。
これまで作成された総アプリ数でいうと2,395,596個（2022年10月時点）にも上ります。
加えて拡張機能サービスも200種類以上（2023年10月時点）あり、活用の幅はさらに広がることでしょう。
サイボウズ Officeとは
サイボウズ Officeとは、累積導入社数約70,000社という実績を持つ、中小企業向けのグループウェアです。
社内の情報共有を円滑にする、スケジュール管理機能やファイル管理機能などの便利機能がワンパッケージになっているのが特徴。
1つのツールで幅広い機能を使えるので、複数のツールを導入するよりも安い料金で業務効率を改善することができます。
サイボウズ Officeにはクラウド版とパッケージ版（買い切り型）がありますが、パッケージ版は2027年に販売を終了することが発表されているので注意してください。
サイボウズ Officeとサイボウズ Garoonの違い
サイボウズ株式会社が提供しているグループウェアは、サイボウズ Officeに加えて、サイボウズ Garoonも存在します。
サイボウズ Officeが100名以下の組織で利用可能な中小企業向けサービスであるのに対して、サイボウズ Garoonはより規模が大きく、中堅・大規模企業に向けたサービスです。
そのため、サイボウズ Garoonは充実した管理機能や他社サービスとの連携が可能な点に加えて、豊富なプラグインにより機能拡張が容易であるといった特徴があります。
以下が両者の違いをまとめた比較表です。
| サイボウズ Garoon | サイボウズOffice | |
| 利用人数 | 10人〜数万人 | 〜100人 |
| 価格 | 月額800円〜/1ユーザー | スタンダードコース 月額500円/1ユーザー プレミアムコース 月額800円/1ユーザー |
| 言語対応 | 日・英・簡・繁 | 日本語のみ |
| Webデータベース | kintone連携 | カスタムアプリ ※プレミアムコースのみ |
| ポータル | 複数 | トップページ１つのみ |
kintoneやサイボウズ Officeで社内wikiを作ることは可能なのか？
これまでkintoneやサイボウズ Officeとはどのようなツールなのかについて確認しましたが、ここからはこれらのツールで社内wikiが作成できるのかついて解説していきますね。
ズバリ、kintoneやサイボウズ Officeで社内wikiを作成することは可能です。
ここでは社内wikiを作っていく具体的な様子を掲載することはできませんが、社内wikiを作っていくなんとなくの手順だけはお伝えできればと思います。
そもそも社内wikiとはどんなツール？
念のため、社内wikiがどんなツールかも解説しておきますね。
社内wikiとは、Wikipediaの社内バージョンで、全従業員が編集者となって各々の知識や経験を一つのデータベースに書き込んでいくのです。
知りたいことがあったときは、私たちが普段Wikipediaで調べるようにそのデータベース内を検索するだけ。
社外のメンバーに情報共有したいときも、URLを送るだけで簡単にできてしまう優れものです。
注意ですが、これは本来の社内wikiができることであって、今回ご紹介するkintoneやサイボウズ Officeで同じようなことができるとは限りません。
kintoneで社内wikiを作る場合
kintoneで社内wikiを簡単に作成するには、サンプルアプリのFAQを活用します。
カテゴリーを先に決めておくと整理しやすいので、まずはこれから社内wikiにどのようなことを記載していくのかをいくつかのまとまりに分類しましょう。
ある程度カテゴリーを決められたら、社内でよくある質問とそれに対する回答をまとめ、カテゴリーに分けていきます。
質問と回答を作成していくうちに、「このカテゴリーは追加した方が良い」「この粒度は細かすぎるな」などと、修正箇所が見えてくるので、都度手直ししていくと良いでしょう。
このようにして、質問・回答の追加と修正を繰り返していけば、自ずと使いやすい社内wikiが完成します。
サイボウズ Officeで社内wikiを作る場合
サイボウズ Officeの場合は、社内wikiを作るというよりかは社内wikiのような運用ができるといった方がふさわしいでしょう。
実際に社内wikiを作成できる機能はありませんが、社内wikiの機能の一部であるファイル管理機能がサイボウズ Officeにも搭載されています。
ファイル管理機能とは、文書やデータをサイボウス Officeのストレージ上にアップロードしておくことで、誰もがそのアップロードされた文書やデータにアクセスできるようにする機能。
ファイル"管理"というよりもファイル"共有"と言った方が適切かもしれませんね。
ただ、アップロードした文章やデータを直接編集することはできないので、本来の社内wikiと比較すると機能がやや限定的です。
kintoneやサイボウズ Officeで作る社内wikiは機能が限定的
確かに社内wikiをkintoneやサイボウズ Officeで作る、あるいはそれに近い運用をすることは可能ですが、やはり本来の社内wikiにはどうしても及びません。
逆に、kintoneやサイボウズ Officeの特徴である多機能さは、本来の社内wikiには備わっていません。
社内wikiの機能をがっつりと使いたいのなら、社内wiki作成を目的として作られたツール、社内wikiの機能を限定的に使いたいのならkintoneやサイボウズ Officeを利用すると良いでしょう。
社内wikiを作成できるおすすめのツール2選
ここまで読んで、社内wikiの機能をがっつりと使っていきたいと考えている方に向けて、社内wikiを作成できるおすすめツールをご紹介していきますね。
それに際して、まず簡単に社内wikiには3つのタイプがあるということを知っておく必要があります。
その3つの種類というのが、
- OSS型
- クラウド型
- オンプレミス型
です。
それぞれの違いを↓の表で簡単に説明してみました。
| メリット | デメリット | |
| OSS型の社内wiki | 無料で自作することができる | プログラミングやサーバーなど、ITの知識が必要 |
| クラウド型の社内wiki | 知識がなくても簡単に作ることできる | 料金がかかる |
| オンプレミス型の社内wiki | セキュリティ性の高い社内wikiを作ることができる | クラウド型よりも料金が高額になる |
かなり割愛した説明ですので、もっと詳しい比較を見てみたいという方は、OSSを利用するメリットとは？クラウドとの比較を踏まえて徹底解説 をご覧ください。
また、無料から有料まで、社内wikiを幅広くご紹介している記事 もあるので、いろんな社内wikiを比較検討したいという方はぜひそちらの記事も見てみてください！
前置きは長くなりましたが、ここからおすすめの社内wikiをご紹介していきますね。
GROWI
GROWIは、弊社が提供するOSS型の社内wikiです。
- １つのページを同時に複数人で編集できる
- draw.ioと連携し、簡単に図表を作成できる
- SAML認証やLDAP認証が可能
GROWI.cloud
GROWI.cloudは弊社WESEEKが運営するクラウド型の社内wikiです。
- Markdown記法をベースに、テキストや図表もどんどん書ける強力な編集機能
- 検索エンジンにElasticsearchを採用しており、欲しい情報が早く正確に見つかる
- 料金がユーザー数に左右されない月額固定性なので、コストパフォーマンスが高い
- LDAP/OAuth/SAML など様々な認証方式に対応しており、セキュリティ性が高い
GROWI.cloudは様々な企業で導入いただいています。
- プランベーシック 月額￥5,500 25人×2app 最大50人まで
- ビジネススタンダード 月額￥15,000 75人×3app 最大225人まで
- ビジネスプロ 月額￥42,000 6app ユーザー無制限
- エンタープライズ お問い合わせ
社内wikiを作ることのメリット
ところで、社内wikiを作成したとして一体どんなメリットがあるのでしょうか？
社内wikiをなぜ作りたいのかを確認するいい機会にもなるかと思いますので、ぜひ読んでみてください。
情報やナレッジを一か所にまとめて蓄積・管理し有効活用できる
一般的に社内情報やノウハウについては、多くの場合、それぞれの部署が運用しているサーバーや個人PCに保存されているので、他部署の従業員にはどのような情報データが保存されているのか判断しづらく、有効に活用することが難しいです。
そこで、社内wikiを導入すれば、社内wiki内で検索するだけで社内にある情報やナレッジを全社員が素早く共有できて活用することができます。
情報を探す時間が短縮され、業務効率がアップ
一般的な社内wikiには検索機能が付いており、欲しい情報をキーワードや期間などで絞って調べることが可能。
確かに検索機能が付いている情報ストックツールは存在しますが、ストックできる情報の種類が限定的で、全ての情報を横断的に検索することができません。
しかし、社内wikiなら情報を一元管理できるため、社内の全ての情報を対象にして一括で検索にかけることができ、検索にかける時間を大幅にカットすることができるのです。
また、自分が情報を探す時間を短縮できるだけでなく、情報を知っているメンバーに質問したりする時間を減らすことができる、つまり相手の時間を増やすこともできるのです。
顧客満足度を上げることができる
顧客満足度を向上させるには、顧客ごとに柔軟な対応が求められます。
そこで、社内wiki内に最新のクライアント情報やクライアント対応に必要なFAQ、必要用語などの情報を保存し、いつでも共有できるようにしておきます。
こうすることで、対応する社員によって顧客への回答が変わることなく統一されるので、顧客満足度を低下させることはありません。
迅速な対応で質の高い顧客サービス対応業務ができるので、顧客満足度を向上させることができます。
人材を育てる費用や業務引き継ぎ費用を削減できる
新入社員の入社、転勤、部署異動による引き継ぎ業務には大きな費用がかかりますが、社内wikiを有効活用することで費用を削減することができます。
例えば、初期導入教育やキャリアアップ研修。
「従業員教育や研修の内容」、「引き継ぎ業務内容」、「社内ルールや手続き方法」などを社内wiki内に保存しておくことで、教育担当従業員の負担や引き継ぎに必要な時間を短くできるため、早期での業務スタートが可能です。
社内wikiを簡単に始めるならGROWI.cloud
社内wikiは様々なメリットがあり、導入する企業は年々増加傾向にあります。
ですが、みなさんが社内wikiを導入する際の大きな懸念として頭に浮かべるのはやはり、導入が失敗したときのことではないでしょうか？
確かに導入を成功させることができれば導入コストを回収することができますが、失敗してしまうと全部が無駄になってしまいよね。
でも安心してください、GROWI.cloudなら月額6,050円～（税込）から利用可能で、初期費用もかかりません。
もちろん、導入が成功するのが望ましいですが、仮に導入が上手くいかなかったとしても失うものが少なくて済みます。
30日間の無料トライアルの用意しておりますので、まずはお気軽に始めてみてはいかかでしょうか？
また導入事例も多数掲載しているので、まだ始めてみるのが怖いという方はそちらからご覧くださいませ。
ちなみに、社内wikiを無料で作れる他のサービスとして
などもありますので、もしご興味があれば上記のリンクから読んでみてください。
