失敗しないための社内wikiの効果的な活用方法
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社内wikiとは
社内wikiとは、会社の一員として知っておくべき情報や業務に必要な知識の管理と共有が容易になるツールです。
社内wikiのより具体的なイメージ例を挙げるならば、社内版のWikipediaでしょうか。
部署やプロジェクト毎にページを用意して、社内の知識や情報を蓄積することで、業務の継承やOJTに際に活用することができるのがこのツールの強みと言えるでしょう。
しかし、社内wikiも他のツール同様に扱い方によっては無用の長物となってしまうケースもあります。
そこで社内wikiの強みを十分に活用していくために、まずはどんな社内wiki活用での失敗事例があるのか見ていきましょう。
社内wiki活用での失敗事例
社内wiki活用での失敗事例。この記事では以下2つ紹介します。
- せっかく導入したのに社内に浸透されず使われない
- 浸透しても情報や知識を持っている社員が情報を共有しない
せっかく導入したのに社内に浸透されず使われない
社内wikiに限らずですが、導入したからには使われなければツールの導入による恩恵を受けることはできないでしょう。
加えて社内wikiは、継続的に使われることで情報や知識が蓄積され、価値が上がっていくツールです。したがって、「社内に浸透せずに使われない」という状態が一番の失敗事例と言えます。
浸透しても情報や知識を持っている社員が情報を共有しない
日々業務をする中で疑問点が生まれた際に、「まずは社内wikiで検索してみよう」となる社内文化を築けるようになる。
これは社内wiki導入のメリットの1つと言えます。このメリットにより、「分からないことを上司に質問する回数の削減」や「他の社員に仕事を引き継ぐ時間の短縮」などのように業務の効率化につながるでしょう。
しかし、情報や知識を持つ社員からのアウトプット（共有）がなければ社内wikiを導入したメリットを享受することができません。
社内wikiを効果的に活用するためのポイント
それでは、どのようにすれば効果的に社内wikiを活用することができるでしょうか？
今回は効果的に社内wikiを活用するために必要な以下の2つのポイントを解説します。
- 社内wikiの使い道を明確にする
- 社内wikiの運用上のルールを決める
社内wikiの使い道を明確にする
社内wikiでは「議事録」や「マニュアル」など多種多様にコンテンツを作成することができます。
そのため、今の社内のどのようなコンテンツを社内wikiに置き換えると効率化に繋がるのかを検討する必要があります。
そして、社内wikiの使い道を明確にするを明確にしておくことで、社内への浸透をスムーズに行うことができるでしょう。
さらに、あらかじめ「社内マニュアル」や「営業部用 業務日報書き方マニュアル」などのようなページを用意しておくことをおすすめします。
それらのページを材料に「社内wikiの使い方」のOJTを行うことで社内への浸透のみならず継続的な社内wikiの活用への後押しにもなるでしょう。
社内wikiの運用上のルールを決める
社内wikiを継続的に活用していくと、1つの社内wikiの中に「社内マニュアル」や「議事録」など様々な種類のページが生まれてきます。
これらのページの中には編集・閲覧可能な社員の範囲を決める必要があります。
そのような権限に関してのルールや他にも、ページ編集時のルール(作成・編集の報告や削除するにはどうのかなど)を決め、社内に浸透させておくことで効果的に社内wikiを活用することができるでしょう。
「社内wiki運用ルール」というページを社内wikiに用意するとなおよしです。
まとめ
この記事では社内wiki活用での失敗事例2つを紹介しながら、効果的な社内wikiの活用方法を解説してまいりました。
改めて、社内wikiは継続的に使われることで価値が生まれ高まっていくツールです。
価値の高くなった社内wikiは、社内の「情報の属人化」を防いでくれます。
これにより、業務の引き継ぎや教育の効率化に貢献できるでしょう。
そして、そんな社内wikiとしておすすめのツールが「GROWI.cloud」です。
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