【導入事例も！】社内wikiとはどんなツール？メリットやおすすめ、導入の際の注意点とは？！
情報の一元管理や業務効率化を目的に社内wikiの導入が注目されています。
社内wikiには、具体的にどのような役割やメリットがあり、導入する際にはどんなことに注意するべきかをご紹介します。
社内wikiの導入を検討している方は是非参考にしてください。
Contents
社内wikiとはどんなツールのこと？
ではまず初めに社内wikiとはどんなツールなのかを見ていきましょう。
社内wikiとはウィキペディアの社内バージョン
ウェブを使って検索する時、一度は「Wikipedia（ウィキペディア）」を活用したことがあるのではないでしょうか。
まさに、社内wikiはWikipediaの社内バージョンで、全従業員が編集者となって各々の知識や経験を一つのデータベースに書き込んでいくのです。
知りたいことがあったときは、私たちが普段Wikipediaで調べるようにそのデータベース内を検索するだけ。
社外のメンバーに情報共有したいときも、URLを送るだけで簡単にできてしまう優れものです。
なお余談ですが、厳密には wikiとwikipediaは意味が異なる ということも知っておくと良いでしょう。
社内wikiはナレッジベースの一種
社内wikiはナレッジベースというツールの一種であるということも、ついでにご紹介しておきますね。
ナレッジベースとは、組織内で有用な情報、知見を一定の形式でデータ化、文書化して蓄積、共有できるようにしたデータベースのことです。
要は「業務に関する知見を一箇所にまとめたもの」、とイメージしたらわかりやすいでしょう。
分類の仕方は諸説ありますが、弊社WESEEKでは
のように分類しています。
この分類に従った場合、社内wikiは厳密に言うと、ナレッジベースの社内wiki型というわけですね。
なお、今回の記事では「ナレッジベースの社内wiki型」は言わず、「社内wiki」としてご紹介していきます。
社内wikiが必要とされる理由
会社が成長を続けていくためには、会社内の情報やナレッジを全従業員が情報共有し、それを活用しながら業務効率化とクオリティを向上していくことが必須なのは言うまでもありません。
しかし、現実では多くの企業が情報やナレッジを適切に集約し、スムーズに蓄積と情報共有できる体制が整っておらず、業務の非効率と質の低下を招いてしまっているのです。
そのような状況を解決してくれるのが社内wiki。
社内情報を一元管理でき、スムーズに情報を蓄積＆共有することができるため、業務効率化とクオリティ向上が実現しますよ。
社内wikiを導入するメリットとは
では、社内wikiを実際に利用するとどんなメリットがあるのでしょうか？
ここでは、
- 情報やナレッジを1つにまとめて蓄積・管理し有効活用できる
- 情報を探す時間が短縮され、業務効率がアップ
- 顧客満足度を上げることができる
- 人材を育てる費用や業務引継ぎ費用を削減できる
の4つに分けて解説していきますね。
情報やナレッジを一か所にまとめて蓄積・管理し有効活用できる
一般的に社内情報やノウハウについては、多くの場合、それぞれの部署が運用しているサーバーや個人PCに保存されているので、他部署の従業員にはどのような情報データが保存されているのか判断しづらく、有効に活用することが難しいです。
そこで、社内wikiを導入すれば、社内wiki内で検索するだけで社内にある情報やナレッジを全社員が素早く共有できて活用することができます。
情報を探す時間が短縮され、業務効率がアップ
一般的な社内wikiには検索機能が付いており、欲しい情報をキーワードや期間などで絞って調べることが可能。
確かに検索機能が付いている情報ストックツールは存在しますが、ストックできる情報の種類が限定的で、全ての情報を横断的に検索することができません。
しかし、社内wikiなら情報を一元管理できるため、社内の全ての情報を対象にして一括で検索にかけることができ、検索にかける時間を大幅にカットすることができるのです。
また、自分が情報を探す時間を短縮できるだけでなく、情報を知っているメンバーに質問したりする時間を減らすことができる、つまり相手の時間を増やすこともできるのです。
顧客満足度を上げることができる
顧客満足度を向上させるには、顧客ごとに柔軟な対応が求められます。
そこで、社内wiki内に最新のクライアント情報やクライアント対応に必要なFAQ、必要用語などの情報を保存し、いつでも共有できるようにしておきます。
こうすることで、対応する社員によって顧客への回答が変わることなく統一されるので、顧客満足度を低下させることはありません。
迅速な対応で質の高い顧客サービス対応業務ができるので、顧客満足度を向上させることができます。
人材を育てる費用や業務引き継ぎ費用を削減できる
新入社員の入社、転勤、部署異動による引き継ぎ業務には大きな費用がかかりますが、社内wikiを有効活用することで費用を削減することができます。
例えば、初期導入教育やキャリアアップ研修。
「従業員教育や研修の内容」、「引き継ぎ業務内容」、「社内ルールや手続き方法」などを社内wiki内に保存しておくことで、教育担当従業員の負担や引き継ぎに必要な時間を短くできるため、早期での業務スタートが可能です。
社内wikiの導入事例
さきほど社内wikiのメリットについて解説しましたが、社内wikiの導入事例を直接見てみた方がメリットがわかりやすいですよね。
この後にもご紹介しますが、弊社が運営している社内wiki、GROWI.cloud の導入事例 をぜひご覧ください。
なお他の記事では、社内wikiの失敗に関しても解説しているので、良い例と悪い例両方を見てみたいという方はそちらものぞいてみてくださいね。
おすすめの社内wikiを2つご紹介
それでは、ここからはおすすめの社内wikiツールをご紹介していくのですが、まず簡単に社内wikiには3つのタイプがあるということを知っておく必要があります。
その3つの種類というのが、
- OSS型
- クラウド型
- オンプレミス型
です。
それぞれの違いを↓の表で簡単に説明してみました。
| メリット | デメリット | |
| OSS型の社内wiki | 無料で自作することができる | プログラミングやサーバーなど、ITの知識が必要 |
| クラウド型の社内wiki | 知識がなくても簡単に作ることできる | 料金がかかる |
| オンプレミス型の社内wiki | セキュリティ性の高い社内wikiを作ることができる | クラウド型よりも料金が高額になる |
かなり割愛した説明ですので、もっと詳しい比較を見てみたいという方は、OSSを利用するメリットとは？クラウドとの比較を踏まえて徹底解説 をご覧ください。
また、無料から有料まで、社内wikiを幅広くご紹介している記事 もあるので、いろんな社内wikiを比較検討したいという方はぜひそちらの記事も見てみてください！
前置きは長くなりましたが、ここからおすすめの社内wikiをご紹介していきますね。
GROWI
GROWIは、弊社が提供するOSS型の社内wikiです。
- １つのページを同時に複数人で編集できる
- draw.ioと連携し、簡単に図表を作成できる
- SAML認証やLDAP認証が可能
GROWI.cloud
GROWI.cloudは弊社WESEEKが運営するクラウド型の社内wikiです。
- Markdown記法をベースに、テキストや図表もどんどん書ける強力な編集機能
- 検索エンジンにElasticsearchを採用しており、欲しい情報が早く正確に見つかる
- 料金がユーザー数に左右されない月額固定性なので、コストパフォーマンスが高い
- LDAP/OAuth/SAML など様々な認証方式に対応しており、セキュリティ性が高い
GROWI.cloudは様々な企業で導入いただいています。
- プランベーシック 月額￥5,500 25人×2app 最大50人まで
- ビジネススタンダード 月額￥15,000 75人×3app 最大225人まで
- ビジネスプロ 月額￥42,000 6app ユーザー無制限
- エンタープライズ お問い合わせ
社内wikiを導入する際の注意点とは
社内wikiがあれば必要不可欠な情報や有用ナレッジを一つに集約させることができます。
会社にとっては、社内wiki内に情報やナレッジを集約させることで、情報の個人化を防止することができます。
また、多くの従業員が情報やナレッジを有効活用できるため、高い業務クオリティを維持することができます。
くわえて、従業員はわからないことがあれば、社内wiki内を検索してリサーチしたり、いつも最新情報を共有したりすることで、効率よく業務を進行することができます。
一方、多くのメリットがある社内wikiを導入しても、失敗してしまうケースがあるのはなぜでしょうか？
その大きな理由として考えられるのが、社内wikiの「導入背景・狙い」と「活用方法」、この2点の不明瞭さが原因となっています。
導入背景や狙いが明確でない
社内wiki導入の狙いが周知されていないと、活用をしようという意識が従業員に生まれません。
社内wikiというものは、業務を行ううえで必須な情報やナレッジを主体的に記録・蓄積させて、有用な情報やナレッジをアクティブに書き込んでいくものです。
わからないことがあれば、最初に「社内wiki内を検索する」ということが習慣化されないと、その活用は推進されません。
したがって社内wiki導入時には、従業員に対して「なぜ導入するのか」という「背景や狙い」の周知が必須です。
社内wikiの有用性やバリューを従業員が熟知すれば、活用が進むでしょう。
活用方法が明確でない
社内wikiの「導入背景や狙い」が周知されていても、社内wikiを「どう活用するか」が明らかでないと、どれだけ便利なものであっても浸透に時間がかかるでしょう。
当然ですが、すでに社内に類似システムがあるケースでは、情報の一括化が十分に実施されていないと、社内wikiを利用しようとする意識も起こりません。
また、業務にとっての必須情報やナレッジを沢山所持している従業員からの記載がないと、役に立つ情報やナレッジが少ないので活用されづらくなります。
そのほかにも、書き込みやアップデートの促進をしておかないと古い情報ばかりになってしまい、情報の有用性が下がってしまいます。
くわえて「書き込みテンプレートがない」「ルールが明確化されていない」など活用方法が明らかでない時には、わかりづらいページばかりになってしまい、社内wikiが活用されなくなる危険性もあります。
社内wiki導入背景や狙いをはっきりと示す
社内wikiを使用することで何がどう良くなるのか、従業員が納得していないと、せっかく導入したとしても普及させるのは難しいでしょう。
ですが、社内wikiの導入によってどんな課題が解決できるのかをしっかり従業員に理解させることができれば、普及する可能性はグッと上げることができます。
その際、経営者層の方が直接伝えた方が説得力が増すので、定例などで正式に導入を発表すると良いでしょう。
それと同時に、導入しない場合のデメリットも説明する必要があるでしょう。
例えば、会社内の情報共有が不十分だと、無意味な会議や必要のない資料作成など生産性のない作業が生じる可能性を伝えておくことをおすすめします。
まとめ
ここまで、社内wikiとはどのようなツールなのか、について解説してきました。
社内wikiには、社内のナレッジを蓄積したり、効果的な情報共有を可能にしたりと、メリットがたくさん。
完全に自作することも可能ですが、プログラミングやサーバーに関する高度な知識が必要になるため、社内にエンジニアの方がいない、もしくはいたとしても社内wikiの作成にそこまでリソースを使いたくないという企業であれば、クラウド型の社内wikiをおすすめします。
お気軽にご相談も可能ですので、ゆっくり検討してみてくださいね。
