情報共有を見える化するメリットとは？方法や便利ツールなども併せて解説！
「仲間同士の業務状況がわからない」「情報が共有されないのでスムーズに業務が進まない」など、部署内での業務状況の確認や、連絡事項の伝達・周知に問題を感じている方も多いのではないでしょうか。
情報共有について理解し、促進していくことが大切ですが、その際に「可視化」を取り込めば、業務効率・生産性向上に効果的です。
今回の記事では、情報共有を可視化するメリットや具体的な方法、効率的なツールについて詳しく紹介していきます。
Contents
情報共有を見える化するメリット
情報共有とは、社員一人ひとりが持っている知識や情報を、部署内や会社全体で共有して活用することです。
情報共有は、可視化することによって業務をはじめとした、さまざまな作業効率が上がります。また、スムーズに情報を共有していくためにも、可視化は不可欠なものといえるでしょう。
ここでは、情報共有を可視化するメリットを3つ取り上げて解説します。
業務の効率化
情報共有を可視化することの最も大きなメリットは、業務の効率化です。
通常行っている業務のなかには、確認・報告といった重要度の低い作業を行う時間が多く存在しています。
可視化して情報共有することで、進捗状況の把握や必要な資料への素早いアクセスが可能になり、こういった作業時間の短縮が可能です。
また、部署を横断して社内全体に伝わりやすくなり、自分の業務にも反映させることができます。
たとえば、他の社員が担当している取引先とのやり取りや、他部署で起こったトラブルなどを可視化して共有すれば、わざわざ調べ直したり、やり直したりする手間が省けるでしょう。
同じ資料を作ったり、ファイリングし直したりといった無駄な作業も行わなくて済み、重要な業務だけに集中できます。
さらに、他の社員や他部署の仕事のやり方を参考にして自分の業務に落とし込み、さらなる業務効率のアップを図ることも可能です。
そもそも情報が共有できていない状態では、どのように自社の業務が動いているのか、とくに複雑な業務の流れに関してはわかりにくいものでしょう。
情報の可視化によって、全体的な業務の流れをみんなが把握できるようになれば、動きやすくなるのはもちろん、顕在化されていない問題の発見にもつながります。
業務を改善していけば、さらに効率が上がるという好循環が見込めるのです。
信頼関係の構築
部署内やチームの信頼関係が構築できる点も、情報共有を可視化するメリットです。仲間との強固なチームワークは、仕事をスムーズに進めるための重要なポイントといえます。
信頼関係が築けていないと、作業の遅延や間違った方向で進めるリスクが生じやすいです。そのため、全員がわかりやすいように可視化された情報の共有が欠かせません。
それぞれの仕事内容が把握できれば、お互いの進捗状況を見てフォローしあいながら業務を進めていくことが可能です。
このように、一人ひとり思いやりの心を持って業務を遂行していけば、信頼関係を築くことができ、チームワークの整った組織が実現します。
コミュニケーションのとりやすい風通しの良い環境となるため、雰囲気がよくなり、生産性の向上にもつながるでしょう。さらに、社員が定着しやすくなり、人員不足に悩むことも少なくなります。
また、信頼関係を構築するには、会社の目標やビジョンを情報として明確に可視化しておくことも重要です。
自分が行っている業務がどのように役立っているのか認識できれば、モチベーションアップに大きな効果があります。
引き継ぎが円滑
可視化によって情報の共有が進むと、業務の引き継ぎもスムーズです。
長期間一人だけで行っていた業務に関しても、情報を可視化することで他の社員に任せやすくなります。
急なトラブルの発生や休み、離職や異動をした場合、代わりに業務を行える社員がいれば滞りなく進めることが可能です。
仕事は「自分だけができるもの」「他の人に任せたくない」という思いから属人化されるケースが多いですが、業務は社員全員で行うものとして、情報を共有しておく必要があります。
業務内容をマニュアルなどにして可視化し、いつでも見られるように共有しておくとよいでしょう。
できれば、誰でも対応できるようなわかりやすいマニュアルや作業内容のまとめを、あらかじめ全員に作成してもらうことをおすすめします。
マニュアルは、社員しか見られないシステムの共有フォルダーなどに入れておけば、管理の面でも安心です。
情報共有を可視化させるためには？
情報共有を可視化させるにはどのようにしたらよいでしょうか。ここでは、段階別に方法を紹介していきます。
共有するべき情報を明確にする
情報は、なんでも共有するものではない点に注意しなくてはいけません。不要な情報を共有することで、かえって業務遂行を妨げてしまう恐れがあるからです。
情報共有を行う目的を決めておけば、共有するべき情報が明確になります。共有するべき情報と、そうでない情報は次のとおりです。
共有するべき情報
共有するべき情報として、最も重要なのが「作業マニュアル」です。たとえば製造業の場合は、具体的な作業のやり方を、写真などを用いてわかりやすく作成しておくとよいでしょう。
また、非製造業の場合でも、昨今のDX化にともなったさまざまな業務プロセスにおいて、マニュアルの作成は必須といえます。
業務連絡を行う際、相手が今どのような状況なのか確認しておけば、スムーズに進めることが可能です。
そのため、社員一人ひとりの「スケジュール」や「タスク」「進捗状況」なども共有しておく必要があります。
営業部署の「顧客情報」「契約書・見積書」も、追加があるごとに共有場所に入れていくとよいでしょう。
ただし、これらは情報漏洩によるコンプライアンス違反の恐れがあるため、取り扱いに細心の注意を払わなくてはいけません。
加えて、各部署で発生した「トラブル情報」も共有しておきましょう。トラブルはあまり表に出したくないものですが、当事者の名前を伏せて共有することで、事例として公開できます。
共有しないほうがいい情報
社内業務の役に立たない情報は、共有する必要がありません。たとえば、プライベートに関する情報や個人的な意見といったものなどが該当します。
ただし、コミュニケーションの一環として、別のツールで共有してもよいでしょう。
そのほか、すでに共有されている情報やトラブルも不必要です。意図があって共有する場合は、その旨のコメントを書き添えておくことをおすすめします。
共有する手段を決める
情報を明確にしたら、次は共有手段を決定します。
その際、目的と利用スタイルに対応した情報共有化の手段を検討し、利用するシステムやツールを決めていきましょう。
検討のポイントは、想定される情報の利用方法をいくつか挙げておくことです。
どのような場合に社員が情報にアクセスするのかイメージしておけば、社内外からのアクセスの可否、更新・検索の方法などが明確になります。
情報共有ツールを決める際は、誰でも使えるか、利用目的に合った機能なのかといった点を確認し、会社の環境やスタイルに対応したものを選びましょう。
さまざまな種類がありますが、主なシステム・ツールは「データベース」と「グループウェア」に大別が可能です。
データベース
データベースとは、データを格納、管理するためのシステムのことです。
データベースでは、項目を定義して表形式で格納し、それらのデータを容易に照会したり、検索したりする機能を提供します。そのため、情報をデータベース化することで業務の効率化が図れるでしょう。
情報の共有を目的とする場合、蓄積していくだけでなく、情報にアクセスしやすい環境の構築が重要です。
グループウェア
グループウェアとは、複数のユーザーが共有して使用する情報を管理するソフトウェアのことを指します。
メールやチャット、スケジュール、ファイルなどの機能がまとめられており、情報の共有や管理を容易に行える点が特徴です。
リアルタイムでメッセージのやり取りができるチャットツール、ドキュメントの共有が可能なファイル共有ツールは、とくに使用頻度が高いでしょう。
また、グループウェアを使用することで業務の情報共有はもちろん、グループでの仕事も行えます。
業務全体の流れを把握しやすく、タイムリーな情報が共有できるため、社内コミュニケーションツールとしても活用可能です。
共有する際のルールを決める
最後に、共有する際のルールを決めます。ルールがないと、どこにどのような情報があるのか不明確なため、共有の意味がありません。方法をあらかじめ定めておけば、情報共有の可視化を効率良く行うことが可能です。
具体的には、いつ、だれが、どういったタイミングで情報を共有するか決めておくことをおすすめします。
あわせて、個人情報などの取り扱い方法についても、しっかりルール化しておく必要があるでしょう。
効率良い情報共有にはツール導入がおすすめ！
上述したように、情報共有を効率よく行うには、会社に合ったシステムやツールの導入がおすすめです。
ただし、情報共有ツールにはさまざまな種類があるため、比較検討には手間や時間がかかります。
「多くの中から選ぶのは大変」という場合、導入実績が多く、無料トライアルがあるものから検討してはいかがでしょうか。
「GROWI.cloud」は、IT部門や研究室を中心とした多くの導入実績があり、無料トライアルもできる情報共有ツールです。
エンジニア集団が企画した強力なエディタ機能を搭載し、図表作成からプレゼンまでツール内ですべて完結できます。
業務効率化を促進するグループ管理機能が揃っており、全体のカスタマイズ化も自由です。
業務マニュアルやシステム設計書を作成したり、会議の議事録をまとめたりといった活用が可能で、情報共有の可視化にぴったりだといえるでしょう。
とくにマニュアル作成においては、テンプレート機能の利用で効率的にフォーマットを作り、その後スムーズにWikiを作成できる仕様です。フォーマットは手軽に編集可能なので、急な変更にも柔軟な対応ができます。
多人数のリアルタイム同時編集のほか、編集履歴を自動保存して、過去の履歴閲覧も可能です。
また、GROWI.cloudは利便性向上のための機能を多く搭載しており、使っていくにつれて利用しやすくなるといった点が大きな特徴になっています。
料金プランもリーズナブルな月額固定制で、上限ユーザー数が75人と中小企業におすすめの「ビジネススタンダード」プランでは、月額16,500円（税込）です。
ぜひ、情報共有ツール導入の候補として検討してみてください。
料金や機能について、詳しくはこちらから。
まとめ
情報共有を可視化することで、部署や社員一人ひとりの業務内容、流れなどが明確になります。
それによって、業務の効率化や信頼関係の構築、引き継ぎの円滑化など、多くのメリットがあるでしょう。
取り入れる手順としては、共有するべき情報を明確にしてからシステム・ツールの選択を行い、最後にルールを決めておくことが重要です。
情報共有ツールにはさまざまなものがありますが、比較検討の際は「GROWI.cloud」を候補に入れることをおすすめします。
ぜひ、会社の環境やスタイルに適したものを取り入れ、情報共有の可視化を効果的に進めていきましょう。
