社内情報共有ツールをオンプレで導入する注意点

社内情報共有ツールとは

社内情報共有ツールは、文字通り社内情報を共有するツールですが、求める用途によって利用するツールが微妙に変わってきます。

例えば、

  1. 社内wiki
  2. 社内チャット
  3. タスク管理ツール
  4. グループウェア

など、複数のツールが社内情報共有ツールと言われています。
こう言ったツールは、基本的にSaaS型が主流ですが、メーカーによってはオンプレミス対応をしている場合もあります。

以下から社内情報共有ツールをオンプレで導入する注意点を記載していきます。

社内情報共有ツールをオンプレで導入する注意点

社内情報共有ツールをオンプレで導入する注意点は以下4点です。順に解説します。

1. 物理サーバー対応の有無
2. アップデート方法
3. 構築代行やカスタマイズの有無
4. セキュリティ制限の範囲

物理サーバー対応の有無

社内ネットワークがクラウドではなく、物理の場合は、物理サーバーへ情報共有ツールを設定する必要があります。
この場合、物理サーバーへDVDやCD USBなどで情報共有ツールのデータをインストールし、情報共有ツールを立ち上げる必要があります。

情報共有ツールを提供しているメーカーによっては、上記対応ができないメーカーもありますので、
自社の社内ネットワークが物理かクラウドかを確認し、メーカー側が自身の環境に対応しているか注意する必要があります。

アップデート方法

プライベートクラウド、物理サーバー共に、製品がアップデートした場合のアップデート方法も確認する必要があります。

特に、毎月アップデートするわけにも行かないので、

  1. 何ヶ月に1回アップデートするか
  2. アップデートの方法(USBなどでアップデート、データをファイル共有で受け渡しなど)
  3. バグが発生した時の問い合わせ先
  4. 切り分けすべき内容

などアップデートを行うだけでも、バグの可能性がありますし、アップデートのために複数の調整が必要になります。
もちろん企業によっては、アップデートせず購入したバージョンを決めた期間内で使い続ける と言ったこともありますので、アップデートの有無とアップデート方法は確認し、明確にする必要があります。

構築代行やカスタマイズの有無

前述したアップデートの他に、オンプレ環境へサービスを設定する構築代行や、オンプレ環境へのカスタマイズ対応の有無と対応可否も確認する必要があります。

SaaS型のサービスで、カスタマイズができる部分でも、オンプレだと対応できない場合もありますし、メーカーが指定する環境でサービス構築ができない場合は、メーカーへ作業を丸投げした方がお互い時間も無駄になりません。

もちろん作業が発生するので、追加の費用も確認する必要がありますし、トラブルが発生した場合の対応も社内で根回しをしていく必要があります。

セキュリティ制限の範囲

オンプレ環境へ社内情報共有ツールを導入する場合は、セキュリティ対策がどこまで対応できるかも確認する必要があります。

例えば社内のオンプレのLDAPと連携できれば、社員はID・PWの管理をする必要がないので、運用は楽になります。
また、2要素認証などをする場合は、オンプレ の情報共有ツールと連携ができるかも確認する必要がありますし、
IPアドレスなどのアクセス制限も対応可能かも確認が必要です。

オンプレの場合は、社内ネットワークなので特にセキュリティ対策と社内環境との連携が可能かを確認する必要があります。

社内wikiのGROWI.cloudの紹介

GROWI.cloudWESEEKが開発した
社内wikiツールです。

プライベートクラウドなどのオンプレ環境にも対応可能で
GROWI.cloudは以下のような特徴があり、中小〜大手企業まで幅広く導入をいただいています。

GROWI.cloudの特徴

  1. 多人数同時編集・リアルタイム編集可
  2. マークダウン形式・図表やテーブル表記など自由自在に編集
  3. 変更履歴を自動記録し、過去の編集履歴も確認可
  4. 特定ユーザーに管理者権限の付与、ユーザーグループごとのページの閲覧権限が可能
  5. 月額固定制
  6. LDAP/OAuth/SAMLを利用して、効率的なユーザー管理を行う事が可能
  7. 多彩なバックアップ制度

特に操作画面上で、テキストではなく、図表やテーブル形式の変種も可能である点、多人数同時編集、月額固定制の部分は多くの企業から好評をいただいています。

ROWI.cloudの導入事例

開示可能な導入事例は以下になります。

上記を含めて様々な大手・中小企業が利用されています。

まとめ

解説した通り、オンプレ環境への製品導入は、サーバへのインストールから定期的なアップデート対応まで複数のことを勘案しなければなりませんので、しっかり選定し注意し確認していただければと思います。