社内wikiのテンプレート利用で効率アップ! 便利なテンプレートを紹介

2022-06-22

社内のさまざまな情報を集約・活用するために有効なのが、社内wiki(ウィキ)です。
各種テンプレートなどもアップロードしておけば、議事録や報告書を作成する時間も削減できるため、業務効率化につながります。
ここでは、社内wikiの概要、載せておくと便利なテンプレートの種類、有効活用するためのポイントなどを解説します。

社内wikiとは

「社内wiki(ウィキ)」とは、オンラインのフリー百科事典「Wikipedia(ウィキペディア)」をもじったもので、社内のさまざまな情報を集約させたシステムのことを指します。

社内wikiに情報をアップロードすることで、インターネット環境が整っていれば、社員の誰もが場所・時間を問わずに知りたい情報にアクセスできます。

紙媒体と違って、修正・変更があった場合でもかんたんにページを更新できるのも特徴です。

社内wikiとして使えるツールとして普及しているものとして、ドキュメント・メモ・タスクなどの一元管理ができるアプリケーション「Notion」や、ノーコードで簡単にwebページが作成できる「Google サイト」などが挙げられるでしょう。

社内wiki導入のメリットとは

社内wikiを導入すると、下記のようなメリットがあります。1つずつ見ていきましょう。

ノウハウやナレッジの一括管理

まず、ノウハウやナレッジを一括管理できることがメリットとして挙げられます。

各部門に点在している情報、それぞれの社員が持っているノウハウ・ナレッジを社内wikiに集約させることで、それらをより有効に活用できます。

「営業成績No.1の〇〇さんのノウハウを新入社員に共有する」「カスタマーサポート部門に寄せられた顧客からの意見を、商品の開発部門で活かす」といった使い方も可能です。

社内wikiに検索機能があれば、さらに情報を探しやすくなるでしょう。

新人教育や業務引継ぎのコスト削減

新人教育・業務引継ぎのコストも削減できます。

各業務プロセス、詳細な業務の進め方などの資料をまとめて社内wikiにアップロードしておけば、「何度も同じ質問をされて困る」「いそがしそうなので質問ができない」といったコミュニケーションコストを削減できるでしょう。

研修を行う場合も、資料一式を社内wikiにアップロードしておくと効率的です。新入社員はあらかじめ目を通して全体像を把握できるので、実際の研修では一歩踏み込んだ内容まで解説することが可能です。

属人化を防ぎ、情報共有を行う

社員がそれぞれ携わっている業務情報を社内wikiで共有することは、業務の属人化の防止にもなります。

「〇〇さんの担当顧客から急ぎの問い合わせが入ったが、〇〇さんが休みなので対応できない」「〇〇の業務の進め方を知りたいが、詳しい人が異動してしまった」といったトラブルも回避できるでしょう。

社内wikiに便利なテンプレート

次に、社内wikiにあれば便利なテンプレートをご紹介します。社内共通のテンプレートを使用することでアップロードするべき情報の範囲が明確になるため、社内wikiの浸透が早くなるでしょう。また、何を書けば良いか決まっているため、作業時間も短縮できます。

議事録

会議・ミーティングの出席者、議題、目的、決まった内容、会議後の行動やスケジュールなどを項目を議事録のテンプレートとして作成するのは有効です。

記録するべきポイントが明確化されたテンプレートがあれば、長々と議事録をまとめる必要はありません。議事録の担当者も、会議に集中できるでしょう。簡潔にまとめられた議事録は、会議後の認識違いの防止にもなります。会議に出席していなかった人も、会議の内容を把握しやすくなるでしょう。

月次/週次振り返り

月次や週次振り返りのレポートを作成している企業は少なくありません。しかし、その作業を人の手で行っている場合、社員によって報告内容が異なることもあるでしょう。何を書くべきか迷って時間をロスしてしまう場合もあるかもしれません。

そんな場合も、可能な限り簡略化したテンプレートを作成するのがおすすめです。レポートの作成時間の削減になりますし、詳しく書いた方が良い情報・書かなくても良い情報が明確になるため情報の質が高まるでしょう。報告を受ける側も管理しやすくなります。

社員紹介テンプレート

各社員を紹介する際のテンプレートも作成しておくと、社内報などにも活用できます。新入社員が入った際、そのテンプレートを使って略歴や趣味などを共有すれば、コミュニケーションを取るきっかけにもなるでしょう。

また、各社員の得意分野などをデータベース化しておけば、組織変更や新しいプロジェクトを立ち上げる場合も、適切な人員配置をしやすくなります。

各種マニュアル

各業務のマニュアルに統一性を持たせることで、マニュアル作成のハードルが下がり、結果的にマニュアルを活用する文化が根付きやすくなります。各業務の一連の流れを可視化したワークフロー図を作成し、各プロセスで発生するタスクなども明確にしておくと、新しくその業務に携わる人も全体像をつかみやすくなるでしょう。

マニュアルの作成にあたって、「この作業は不要では?」「この作業は別の作業と重複しているのでは?」「もっと簡略化できるのでは?」といった見直すべきポイントを洗い出すのも有効です。1つずつ解決していくことで、業務効率の向上につながります。

各種報告書

業務を進めるにあたって報告するべき内容をテンプレート化することで、情報共有がスムーズになります。

例えば「次の工程に回す際に遅延が発生した場合は、完了見込み日時・遅延した理由を報告する」とあらかじめ決めることで、報告者が知りたい情報を漏れなく知ることができます。理由は選択方式にすると、理由を書くための時間的なコストも削減できるでしょう。

社内wikiを浸透させるポイント

続いて、社内wikiを浸透させるポイントについてご紹介します。

使用のためのルールを設ける

まず、社内wikiのルールを設け、全社員に共有することが大切です。

各種テンプレートの使い方、検索しやすいタイトルやタグの付け方などを「誰もが使いやすいか」「気軽に使えるか」という視点からしっかりと検討し、周知することを徹底してください。

ただし、ルールが煩雑だと「社内wikiは面倒だ」と社員に思われ、せっかく導入しても有効活用されない恐れがあるため注意しましょう。

管理者を設置する

社内wikiの管理者を決めて、「ルールが守られているか」「情報が更新されず古いまま放置されていないか」「モラルに違反した情報がアップロードされていないか」などのチェックを行うことも必要です。

より洗練されたシステムになるように、社内wikiの運用ルールやテンプレートの見直しなども随時行ってください。社員から「テンプレートが使いにくい」などの声が上がったら、必要に応じて柔軟に対応することが大切です。

導入目的を説明する

先ほども少しふれましたが、「各部門に点在している情報を一元管理する」など、社内wikiの導入目的を全社員にしっかりと説明することも欠かせません。「共通のテンプレートを社内wikiにアップロードしておけば、月次報告・会議の議事録の作成などを効率化できる」など、どういったシーンで活用するかの具体例とメリットを挙げるとわかりやすく、意図した通りの使い方をしてもらえるでしょう。

また、紙媒体に慣れた人は情報を逐一アップロードすることを手間だと感じることがあります。「短期的には作業が増えて手間かもしれないが、長い目で見ると情報にアクセスしやすくなり、結果的に全員がメリットを得られる」ということをしっかり説明しましょう。

まとめ

社内の情報やナレッジ・ノウハウを一元管理するために、社内wikiはとても有効です。
例えば「notion」などのツールに各種テンプレートをアップロードすれば、情報共有もよりスムーズになるでしょう。
社内wikiを活用するためには、ルールを周知し、担当者が随時見直しを行いながら、最適化を繰り返すことが大切です。