社内情報共有に効果的な方法とは？アナログな方法からツールを使った方法まで詳しくご紹介
社内で情報共有をする際に「優れた方法はなんだろうか」と疑問に思うことはないでしょうか。
そこでこの記事では、社内の情報共有におすすめの方法をご紹介します。
アナログな方法の特徴やデジタル化するメリットも併せて解説するので、自社に合った方法を取り入れ、業務の効率化につなげましょう。
Contents
社内情報共有が重要な理由とメリット
社内での情報共有は、業務の生産性を上げるためにも欠かせないものです。
情報共有が疎かになることによって、ミスが誘発される確率も高まります。社内での情報共有が重要な理由や、情報共有のメリットについて詳しくチェックしていきましょう。
なぜ社内情報共有が重要なのか
社員それぞれがもつ情報を全員で共有することで、個人の知識や知見を他の社員にもシェアでき、組織全体の 底上げにつながるでしょう。
社内の情報共有によって、他の人が持っているビジネスに使える武器を、誰もが自分のものにできます。個人で活動して得られる知識には限界があります。日常的な情報共有は個人の成長や、チーム・企業全体の成長のためにも重要です。
社内情報共有をするメリット
管理職にとって、社内で情報共有をするメリットは「業務状況が可視化できる」点です。情報が共有されないと、誰が何をしていて、どのような情報を持っているのかがわかりにくくなります。情報共有で業務状況が 可視化されることで、管理職が必要な情報をすぐにキャッチできる環境が整えられ、業務効率と生産性の向上が見込めます。
積極的な情報共有は「社員同士の活発なコミュニケーション」にもつながります。連携ミスや認識のズレは、 社員同士のコミュニケーション不足も要因の一つです。情報共有を徹底することは、ミスの減少やスムーズな 業務進行にもつながります。コミュニケーションの活発化は、社員が仕事をしやすい雰囲気をつくることにも 貢献するので、信頼関係の構築にもよいでしょう。
社内で情報共有をすることで仕事の属人化を防げます。ノウハウやスキルがある一部の社員の負担が大きい 場合、その社員がいないとトラブルにうまく対処できないことが考えられます。問題の解決に時間がかかり、 取引先からの信用にも関わります。
情報共有の方法
社内情報共有の方法には大きく分けて「アナログ」と「デジタル」の2つがあります。それぞれの方法について 解説します。検討材料の一つとしてお役立てください。
アナログな方法
アナログな情報共有の方法には、「ホワイトボード」の活用があります。会議室などにホワイトボードが設置 されている企業も多いのではないでしょうか。ホワイトボードは、パソコンが設置しにくい調理現場や工場で 役に立ちます。社員のスケジュールをホワイトボードで管理する企業も多いです。ホワイトボードを、社員の 目に入りやすい場所に設置することで、定期的にチェックしてもらえます。フォーマットの自由度も高く、業務に合わせて記入する項目やレイアウトをアレンジできます。ホワイトボードは、パソコンがない場所でも スムーズに情報共有ができるアナログツールです。
スタッフが少人数の場合は「連絡帳」に必要事項を記入し合うことで情報を共有する方法もあります。チーム 全員に緊急とまではいかずとも伝えたい事柄をシェアする場合は「回覧板」が効果を発揮するでしょう。 「回覧板」は、企業の上層部や上司から発信されることが多く、確認したら既読のサインを付けるのが特徴です。回覧板は既読か未読かわかりやすいので、伝達漏れの予防にもつながります。
デジタルな方法
アナログとデジタルのちょうど中間にある情報共有の方法が「メール」です。メールでの情報共有は、CcやBccを利用して一斉送信するのが一般的な方法です。社内での情報共有だけでなく、社外の関係者に情報を共有したいケースにも使えます。
デジタルな情報共有方法として、「ビジネスチャット」をはじめ「クラウドサービス」や「社内wiki」などを 採用する企業が増えています。
「ビジネスチャット」は、メッセージやファイルデータを手軽に共有できます。個人単位だけでなく、グループ単位でのやりとりも可能で、WEB会議や音声通話、タスク管理機能も充実しています。
「クラウドサービス」はインターネット上にデータを保管して、共有するツールとして知られています。 セキュリティー対策も整えられており、一度にたくさんの機器で情報にアクセスできるのが魅力です。
「社内wiki」は社内のノウハウや業務マニュアル、議事録を共有できるツールです。資料やデータを一括で管理 でき、操作も簡単です。アナログからデジタルに移行する場合、スムーズに切り替えられるでしょう。
最近では、社内の情報共有のデジタル化が急速に進んでいて、あらゆる方法が登場しています。
アナログ・デジタルな情報共有を比較
アナログとデジタルの情報共有には、それぞれメリットとデメリットがあります。メリットとデメリットをきちんと理解した上で、自社にはどのような情報共有の方法が合っているのか見極めましょう。
アナログな方法のメリット・デメリット
アナログな方法の最大のメリットは、コストが抑えられる点です。すでにあるものを使って情報共有のシステムを構築できるので、無駄なコストを使わずにすみます。情報共有のために「ホワイトボード」を新調したとしても、それほど多大なコストはかかりません。
社内で新たに情報共有の体制を整えようとした場合、社員全員がデジタル機器に強いとは限りません。デジタルな方法を導入しても、社内全員に使い方が浸透するまでに時間がかかり、かえって非効率を生み出してしまう可能性もあります。
アナログな方法だからこそ、社員同士のコミュニケーションが活発になる企業もあるかもしれません。情報共有のデジタル化が難しいと判断したら、アナログな方法を検討しましょう。
デメリットは情報の伝達に時間がかかることです。業務効率化のための情報共有にもかかわらず、上司の出張や社員の外出などで情報伝達にタイムラグが生じる場合があります。
紙の書類の場合は、改ざんや不正されることもあります。目的が明確であればアナログの情報共有でも問題ありませんが、伝達遅れ、改ざんや不正には注意しましょう。
デジタルな方法のメリット・デメリット
デジタルな方法のメリットは、情報を見つけやすい点です。デジタルツールでは、コンテンツごとに情報を管理できます。利用する社員は、自分が知りたい情報を見つけやすくなります。情報の検索にかかっていた時間が 短縮され、業務時間を必要な仕事に充てられるようになるのです。
また、場所や時間を問わずに、社員が情報を確認できます。外出先や移動中でも情報を見ることができるため、「パソコンがないから情報を確認できない」「社内でないと情報を得られない」といった悩みが解消され、社員のパフォーマンスにもよい影響を与えます。
デジタルな方法を取り入れることは、社内の円滑なコミュニケーションにもつながります。デジタルな情報共有ツールで気軽にやりとりができるようになり、迅速な情報共有が実現します。業務に必要な情報がこまめに共有されると、社員同士の信頼関係も築きやすくなることでしょう。
デメリットは、対面でのコミュニケーションが減ってしまうことが挙げられます。気軽にやりとりができる 反面、デジタルツールに依存しすぎてしまい、アナログなコミュニケーションの質が落ちてしまうこともあるのです。
気軽なやりとりが増える分、更新やメッセージの着信通知が多くなり「仕事に集中できない」と感じる人もいるかもしれません。
デジタルな情報共有ツールを導入しても、社員が使いこなせなければ、情報共有自体のミスが発生し、業務効率が下がる恐れもあります。
アナログ・デジタル問わず、社内の情報共有をスムーズに行うことは、効率的な時間の活用に貢献します。 情報共有が目的のミーティングの場合、ミーティングが長時間になると業務に支障をきたし、社員の生産性が 下がってしまう可能性があります。
情報共有を効率化すればミーティングに費やす時間が削減され、本来の業務の時間を充分に確保できます。 また、社内での情報共有の効果をより高めるには、情報共有の重要性を企業全体に周知することも大切です。
社内情報共有におすすめなツール
デジタルに自信のない人でも、操作しやすいデジタル情報共有ツールを選べば、今よりも業務効率が上がり、コミュニケーションがスムーズになる可能性があります。おすすめのツールを紹介しますので、デジタルツールの検討にお役立てください。
GROWI.cloud
「GROWI.cloud」は、株式会社WESEEKが運営する社内・社外のナレッジ情報を共有できるwikiツールです。 大手電機メーカーや大学の研究室などで利用されています。月額6,050円（税込み）からの定額制で、利用人数や機能に応じて4つのプランから選べます。
「GROWI.cloud」は、社内マニュアルや議事録など、ドキュメントの管理に長けたデジタルツールです。複数人がリアルタイムで同時に編集できるため、常に最新の情報が共有できます。ファイルやテキストを含めた 全文検索もできるため、情報を探しやすいのが特徴です。
管理者向けの機能も充実しています。特定のユーザーへの管理者権限付与や、ページごとの閲覧権限の設定が 簡単にできます。
月額固定制のため、予算を組みやすいというメリットがあり、利用者の増加や利用者の入れ替えがよくある場合でもコストの管理がしやすいでしょう。
なお、 GROWI.cloudは無料トライアル登録が可能です。導入前に、機能や操作面をチェックできるため、導入の可否を判断しやすいでしょう。
関連記事はこちらから: 社内wikiツールGROWI.cloudの価格の特徴を解説
Qast
「Qast」は、any株式会社が運営するナレッジ経営クラウドです。Q&A形式によって社内の情報共有を行える デジタルツールです。アナログの情報共有に慣れた人でも、簡単に知識やノウハウの蓄積や共有ができます。
チャットツールである「Slack」とも連携が取れるため、業務の効率化をより追求できるようになるでしょう。 メモ形式での共有も可能なので、閲覧する側も見やすいのが魅力です。
Stock
「Stock」に登録すると、チームの情報を流さずにストックでき、タスク管理も簡単になります。スマホで撮影した写真も管理できるので、文字情報だけでは伝わりにくい細部の情報までを確実にシェアできるでしょう。Stockを利用する魅力は幅広い業種で活用できるほか、デジタル面に不安がある方でも使いやすい点です。
まとめ
社内で情報共有を徹底することは、業務状況の可視化、業務効率の改善、仕事の属人化の防止につながります。結果的に、チームや企業の成績アップにつながるかもしれません。
情報共有の方法には、アナログとデジタルがあり、それぞれにメリットやデメリットがあります。社内環境や 社員の特性を踏まえて、どの方法を導入するのかを見極めることが大切です。
情報共有のデジタル化を検討している場合は、アナログから徐々にデジタルへ移行できるようなツールを取り入れるようにしましょう。社員が使いこなせないと、デジタルツールを導入した意味がなくなってしまいます。 求める機能が備わっているか、使用人数とコストが見合っているのかについても、よく検討してからツールを導入しましょう。
