情報共有しない同僚に皆悩んでる!教えたくない心理とは?

2022-05-27

情報共有しない同僚に皆悩んでる!教えたくない心理とは?

「同僚や上司が情報共有をしてくれない」と悩む方は意外と少なくありません。業務に必要な情報をきちんと共有できないと、さまざまな弊害を招きます。では、そもそも同僚や上司が情報を共有しない心理はどのようなものなのでしょうか。組織としての生産性を高めるためにも、そうした同僚や上司の心理状況、背景を理解し対策を講じましょう。

情報やナレッジ共有の重要性

情報やナレッジ(知識)の共有が大切といわれるのは、組織としての生産性に直結するためです。適切に情報共有ができていないと、業務効率や生産性の低下を招き、組織としての利益を損ねてしまいます。

たとえば、営業成績がよい従業員のナレッジをきちんと情報共有できていれば、チームの営業力を高められます。チームの全員が、営業成績のよい従業員のナレッジを手に入れることで、個々の営業スキルが高まりチーム全体の営業力も向上するのです。

また、発生している問題をスムーズに解決するためにも、情報共有は大切です。たとえば、顧客からクレームが発生しているとき、チームの全員が情報を把握できていれば、誰が対応しても最適な受け答えを行えます。情報の共有ができていなければ、個々の対応が異なってしまい、時間を無駄にした挙句顧客をさらに怒らせてしまうおそれもあります。

さらに、効率的な人材育成を行えるメリットもあります。自社に蓄積してきたノウハウがあれば、それを新入社員と共有することでスムーズな育成を行えます。その都度資料を作成する、研修や勉強会を開催する、といった必要がなくなるため、育成コストを抑えられるのもメリットといえるでしょう。

加えて、社内コミュニケーションを活発にするためにも情報共有は大切です。情報を共有しやすい環境を構築し、従業員同士が活発にやり取りを行えるようになれば、社内コミュニケーションは自然と活性化します。その結果、他部門のアイデアからヒントを得られる、お互いが刺激を受け高め合えるなど、よい効果を生み出すのです。

情報共有しない同僚や上司は多い

情報共有の大切さは、多くの企業経営者や部門責任者が理解していますが、現実にはうまくいっていないケースも少なくありません。現場では、「情報共有しない上司に辟易している」「情報共有しない先輩、同僚に困っている」といった悩みを抱える方が意外と多いのです。

このようなことが起きる理由はいくつか考えられ、ひとつには個々の従業員が情報共有の重要さ、メリットに気づいていないことが挙げられます。情報やナレッジの共有で直接的な利益を得るのは企業側であるため、一従業員はメリットを感じられないのです。

つまり、組織の運営に関わる経営層と、現場で業務を遂行する従業員とのあいだには、情報共有に対する意識に温度差があるのです。しっかりと情報を共有できる組織に変わるためには、この温度差を解消しなくてはなりません。

個々の従業員に、情報共有を適切に行わないとどのような不利益を被るのか、業務でどういったメリットを得られるのかを正しく伝えることが大切です。組織のトップ層が積極的に情報共有の大切さを啓蒙する、必要に応じて勉強会を開くなど、周知と理解を徹底させなくてはなりません。

また、情報共有しない人の心理がどのようなものなのか、把握することも大切です。このような人たちの心理を理解できれば、そこから打開策を見出せるでしょう。次章からは、情報共有しない理由や心理を解説します。

情報共有しない理由とその心理

情報共有の大切さを理解している方は、きちんと共有してくれない人が何を考えているのか疑問に感じているのではないでしょうか。人によって異なるでしょうが、主に以下のような理由、心理が考えられます。

パワハラ

パワーハラスメント目的で、情報を部下に与えないといったケースは少なくありません。必要な情報をあえて渡さず、業務に支障をきたしたらここぞとばかりに責める、卑怯なやり口です。

実は、このようなパワハラの事例はとても多いのが現実です。株式会社ネオマーケティングが、1,000名を対象に行ったパワハラのリサーチでは、パワハラ行為を受けた経験があると答えた方は全体の42.4%にものぼりました。さらに、精神的な攻撃を受けたと答えた方が73.8%、人間関係からの切り離し行為を受けた方が16.3%との結果でした。

(参照元:https://www.neo-m.jp/investigation/2486/

こうしたパワハラを行う人の心理はさまざまです。単純にその個人が気に入らないといったものや、自身の立場を脅かすため失脚させたい、自身のストレス解消など、多様な理由が考えられます。

どのような理由であれ、職場でのパワハラは許されざる行為です。パワハラが原因で人材を失えば、新たに採用しなくてはならなくなり、採用コストも発生します。

また、現在ではパワハラ防止法も施行されており、企業はパワハラを防止するための措置を講じなくてはなりません。罰則こそないものの、パワハラ防止のために必要な措置をとっていないと判断された場合、厚生労働大臣から指導や勧告を受けるおそれがあります。

指導や勧告に従わなかった場合、その旨を公表されることもあるため、企業としては大きなダメージを受けるでしょう。

情報共有が面倒くさい

情報を共有したくない人の心理として、面倒くさいと感じている可能性が挙げられます。そのように感じている人は、たとえ業務に必要な情報であっても共有しようとせず、そこで大切な情報の流れがストップしてしまうおそれがあります。

面倒くさいと感じている理由は、情報共有の重要性やメリットを理解できていないためでしょう。それらを理解できているのなら、速やかにチームで情報を共有しようと行動するはずです。

また、情報を共有するプロセスが業務を圧迫しているケースも考えられます。企業によって共有方法はさまざまですが、面倒な手順を踏まなくてはならない場合、本来の業務にあてるべき時間が浪費されてしまう可能性があるのです。

たとえば、その都度書類をコピーしてチームの全員に配布しなくてはならない、といったケースが考えられます。このようなことが頻繁にあると、本来の業務が疎かになってしまうため、面倒くさいと感じる人がいても不思議ではないでしょう。

そもそも、情報共有できる仕組みを構築できていないがゆえに、面倒くさいと感じる人が多いのかもしれません。業務の手を止めることなく、速やかに情報共有できる環境を構築できていれば、面倒くさいと感じる人は少なくなるはずです。

情報共有にメリットを感じない

情報共有にメリットを感じず、積極的になれないケースも考えられます。その行動で自分自身にメリットがあるのなら、人は積極的に動きます。一方、特にこれといったメリットを感じられないと、わざわざ行動に起こすことはないでしょう。

人によっては、手柄を横取りされたくないと考えているかもしれません。手柄をあげられる情報を持っている場合、わざわざ共有することで同僚や上司に奪われてしまうかも、と考えてしまうケースです。黙っていれば自分だけが得をするため、あえてほかの人にはいいたくない、といった心理が働いてしまうのです。

また、自分のミスやトラブルが明るみに出てしまうといった不安から、情報の共有を行わないケースも考えられます。たとえば、自身の対応に問題がありクレームを招いた場合、その情報を周りと共有すれば必然的に知られてしまいます。その結果、評価が下がる、叱責されるといったおそれがあるため、共有できないのです。

基本的に、人は自分自身が可愛いものです。メリットがなく、むしろデメリットと感じている人が多いようでは、情報の共有もなかなかうまくいかないでしょう。従業員に不安を抱かせず、自分自身にとってもメリットであることを理解してもらえれば、このような事態を回避できると考えられます。

情報共有したくなるために必要な仕組み

情報共有しないことで問題の発生を把握できず、対応が遅れてしまうおそれがあります。また、それに起因して人間関係が悪化し、職場の雰囲気が悪くなるおそれもあることを理解しておきましょう。

大切なのは、従業員に情報共有の重要性やメリットを理解してもらうことです。以下、情報共有への積極性を促すために必要な仕組み、手法について解説をします。

ルール化

情報共有に関する明確なルールがないと、従業員が「面倒くさい」と感じてしまいかねません。ルール化により、従業員は情報共有を「しなくてはならないこと」と認識できます。

この際には、どのような情報を共有するべきなのか、いつ誰がどのように行うのかなどを取り決めましょう。共有に用いるフォーマットを作成するのも効果的です。

フォーマットには、どのような情報を共有すればよいのか、わかりやすく項目を設けておくとよいでしょう。項目に従って記入すればよいフォーマットであれば、従業員もストレスを感じません。煩わしさがなく、本来の業務が大幅に遅れるといった事態も回避できるため、積極的な行動を促せます。

ルールがあまりにも細かく、なおかつ煩雑になると、従業員は億劫に感じてしまいます。結果的に、情報共有が滞ってしまうことにもなりかねないため、できるだけシンプルな運用ルールに留めておくのも大切なポイントです。

情報共有したくなる文化や社風づくり

情報共有をしたくない文化や社風では、情報やナレッジのスムーズな共有は難しいでしょう。たとえば、情報共有を行える環境が整っていても、上司と部下のあいだに壁がある、そもそも従業員同士が気軽にやり取りを行える雰囲気ではない、といった職場では円滑な情報共有は実現できません。

そこで、社内コミュニケーションの活性化により、情報共有をしやすい雰囲気づくりを進められます。上司と部下、従業員同士が気軽にやり取りを行える雰囲気の職場環境を構築しましょう。

一例としては、フリーアドレスの導入が考えられます。フリーアドレスとは、従業員個々の専用座席を設けず、自由に席を選んで業務に取り組むスタイルです。この仕組みなら、毎日違った人が近くに座るため、普段接点がない部門の従業員とでも自然にやり取りが発生します。

コミュニケーションの活性化に役立つツールの導入も検討してみましょう。たとえば、ビジネスチャットはコミュニケーション促進のツールとして有効です。テキストでスムーズにやり取りを行えるのはもちろん、社内外における情報共有も円滑にしてくれます。

ただ、フリーアドレスやツールを導入しても、気軽にやり取りを行えないような雰囲気ではスムーズな情報共有を実現できません。特に、部下が上司を過度におそれている、壁を感じているといった雰囲気では難しいでしょう。

スムーズに情報共有を行える環境を構築するには、このような雰囲気の改善も必要です。企業の風土を変えるのは簡単なことではありませんが、だからこそ取り組む価値があります。

たとえば、上司と部下の交流を促進するためのイベントを開催するのはどうでしょうか。定期的な親睦会の開催や、気軽に意見をやり取りできる場の創出など、できることはたくさんあります。

適切な情報共有ツールを選ぶ

システマチックな情報共有を実現するには、ツールの選定も重要です。現在では多種多様なツールがリリースされていますが、実装されている機能や操作性などはそれぞれ異なります。費用面も含めて、さまざまな部分を比較しながら選ぶことが大切です。

たとえば、テキストではなく図表で情報を共有したいのなら、そのような機能を実装したツールを選ぶとよいでしょう。ナレッジによっては、テキストより図表のほうがわかりやすいこともあります。編集機能に優れたツールの中には、図の記載が可能なものも少なくありません。

また、情報共有した人の履歴を残せるツールであれば、従業員の「手柄を横取りされるかも」といった不安を解消できるでしょう。GROWI.cloudであれば、共有履歴がきちんと記録されるため、従業員のこうした不安を解消できます。

拡張性に優れた機能を選ぶのも大切なポイントです。チームの人員が増えたときに対応できないツールでは、使い勝手がよいとはいえません。管理者の負担も増加してしまうため、チームの人数が増減したとき簡単に対応できるツールを選ぶとよいでしょう。

ツールの導入や運用が初めてなら、サポート体制の確認も必須です。具体的にどのようなサポートを行ってくれるのかを、あらかじめ確認しておきましょう。また、無料トライアルが可能なツールであれば、導入前に操作性や機能を確認できるため安心です。

まとめ

情報共有がきちんとできていない企業は、業務効率や生産性が下がり、組織力そのものも低下してしまいます。情報共有しない人の心理を理解し、そのうえで情報を共有しやすい雰囲気づくり、環境の構築を進めましょう。ルールをきちんと定めるのはもちろん、自社にマッチした適切なツールを選ぶのも大切なポイントです。