快適なリモートワークをあなたへ｜必須ツールを紹介

2023-12-07

昨今のコロナ禍の影響で耳にする機会が増えてきたリモートワーク。

今後の見通しが不透明なこともあり、導入するべきかどうか迷っている方も多いのではないでしょうか。

そこで、本記事では導入することによってリモートワークを快適にすることができる、導入必須ツールについて解説していきたいと思います。

タイプ別リモートワークツール5選  

リモートワークツールと一言で言っても、種類は多くあり、使用用途も様々。

そこで、ここではリモートワークを行う上で必須とも言えるツールについて、タイプ別に5つに分けてご紹介します。

web会議システム  

web会議システムとは、パソコンやスマートフォンなどの端末とネット環境によって、場所を選ばずに離れた相手とコミュニケーションを取ることを可能とするシステムのことです。

代表的な例として、コロナ禍で一躍有名になったzoomを挙げることができます。

利用したい端末にインストールして簡単な設定を行えばすぐに使うことができるため誰でも使いやすく、無料で提供されているものも多いため簡単に導入することができます。

また、web会議システムとよく混同されるものとして、「テレビ会議システム」というものがあります。

これは、特定の会議室に専用機材を用いて離れた相手とコミュニケーションをやり取りするシステムのことで、ネットワークの安定性が高いことや、安全性が高いことがメリットとして挙げられます。

しかし、デメリットとして、導入コストの高さやハードウェアの保守などが挙げられるため、利用シーンにあったツールを選択することが必要です。

ビジネスチャットツール  

ビジネスチャットツールとは、社員同士のコミュニケーション活性化や、業務効率化を目的としたコミュニケーションツールのことです。

代表的な例としてMicrosoft TeamsやSlackを挙げることができます。

一般向けのチャットツールとは異なり、必要に応じて機能を拡張することができるため、カスタマイズ性が高いことが特徴です。

また、プライベートとビジネスを分けることができるということもメリットの一つと言えます。

クラウドストレージサービス  

クラウドストレージサービスとは、クラウドサービスを利用して提供されるオンラインストレージサービスのことで、インターネット上にファイルを保存・共有することができます。

複数人でデータをやり取りする際、クラウドストレージならメンバーで同じフォルダにアクセスすれば良いため、業務を効率化させることができます。

また、サーバー構築の必要性がないため、導入ハードルが低い点もメリットです。

代表的な例としてDropboxやGoogleドライブを挙げることができます。

これらのサービスは無料で利用できるものも多いですが、その分ビジネスシーンでの利用には不安に思う方もいるかもしれません。

ですがそのような方向けに、セキュリティ機能やストレージ容量が強化されたビジネスプランが用意されていますので、問題なくビジネスシーンでも利用することができます。

クラウド型勤怠管理システム  

リモートワーク下の勤怠管理をどのように行うか悩む担当者も多いかと思います。

そこで、役に立つのがクラウド型勤怠管理システムです。

クラウド型勤怠管理システムを導入することによって、リモートワーク下でも担当者は正確な勤務状況を把握することができるようになります。

もちろんリモートワーク以外でも利用することができるので、一度導入してしまえばオフィスワークと併用して使うことができます。

ナレッジマネジメントツール  

ナレッジマネジメントツールとは、社内の情報を一元化して管理し、社内全体で共有し活用することを目的としたツールのことです。

リモートワーク環境下では情報のやり取りが行われずらくなり、特定の社員が担当している業務の詳細内容や進め方など、当人以外が分からなくなってしまう業務の属人化が生じやすくなってしまいます。

突然その社員が休んだり退職してしまった場合、その業務を進めることができなくなってしまいます。

ですので、これは非常にリスクの高い状態と言えます。

そのため、属人化を防ぐことが期待できるナレッジマネジメントツールはリモートワークにも必須なのです。

おすすめリモートワークツール　GROWI.cloud  

ここまで、リモートワークに必須とも言えるツールについてタイプ別に見てきましたが、ここではリモートワークにおすすめのツールについて、より具体的にご紹介したいと思います。

それが当社で運営・開発を行っているGROWI.cloudです。

これは、俗に社内wikiと呼ばれるシステムで、前章でお話ししたナレッジマネジメントツールにあたります。

ナレッジマネジメントツールをおすすめする理由として、リモートワーク特有のテキストコミュニケーションによるレスポンスのタイムラグ発生を回避可能なため、業務効率の改善を期待することが挙げられます。

GROWI.cloudは、テキストやファイル情報の共有だけでなく、 図表の作成もグラフィカルに可能となっており、１つのツールでシステム設計書や業務フローなどの作成・共有も行うことができます。

また、多人数でのリアルタイム編集に対応しているので、オンライン会議の議事録用ツールとしてもご利用可能です。

その為、リモートワーク下においては非常に強力なツールとなっています。

まとめ  

いかがでしたか。

本記事ではリモートワークでの必須ツールについて解説していきました。

リモートワーク導入にあたり、一から環境を整えることは大変かもしれません。

ですが、決して難しいことはなく、一度導入してしまえば企業・就業者双方にとってメリットのある働き方です。

その為にも、必要なツールについて理解しておき、適切なものを選択することが必要不可欠です。

業務効率化