グループウェアとしておすすめのツール社内wikiとは？
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はじめに
リモートワークが主流になってきた現代の働く環境において、これまで通り顔を合わせてのコミュニケーションが取りづらくなり情報共有に課題を感じる方も多いことでしょう。
そこでこの記事では、リモートワークでも情報共有をスムーズに行えるようにしてくれるグループウェアとは何なのか？そして、グループウェアとしておすすめのツール社内wikiとは何なのかについて解説します。
グループウェアの特徴
ここからは、グループウェアの特徴について以下の流れで解説していきます。
- グループウェアとは？
- グループウェアの代表的な機能
- グループウェア活用のメリット
グループウェアとは？
グループウェアとは、組織内のコンピューターネットワークを活用して情報共有をスムーズに行うためのツールの総称です。
ネットワーク上で日々の業務に必要な情報の交換や共有、管理等を行い業務の効率化を目指すものとなっています。
グループウェアの代表的な機能
グループウェアの代表的な機能としては以下の6つが挙げられます。
タスク管理（ToDo管理）
仕事(タスク)の進捗状況や担当者を明示的にし、グループ全体での仕事の全体像を把握するのに適している機能です。
スケジュール管理
個人やグループでのスケジュール管理を行うことができます。
上司や同僚の行動予定等を一目で把握できるので、リモートワーク環境でも会議や行事の日程調整を容易に行うことができます。
ドキュメント類の管理・共有
顧客情報や報告書、契約書などを一元管理することができます。
オフィスに取りに行かないと行けないや、誰が持っているかを毎回聞かないといけないなどを解消することができます。
業務用掲示板
社内全体での共有事項を掲載して周知することができます。
その内容で部署やプロジェクト毎に発信することもでき、メールやチャットツールでの共有とは異なり情報が埋もれたり流れたり等で共有漏れが発生してしまう可能性を減らすことができます。
社内wikiの特徴
ここからは、社内wikiの特徴を以下の流れで解説します。
- 社内wikiとは？
- 社内wikiの活用方法
- 社内wiki活用のメリット・デメリット
社内wikiとは？
社内wikiとは、社内の情報やナレッジを蓄積し、共有するためのツールです。
社内wikiに情報を蓄積し習慣的に活用することで「とある情報を誰かにきかないと分からず仕事が進められない」のような情報が属人化するのを防いでくれます。
社内wikiの活用方法
主な社内wikiの活用方法としては以下の5つが挙げられます。
- 会社や部署ごとのマニュアルとして
- 議事録として
- ナレッジを共有する共通のツールとして
- 部署やプロジェクト、事業部ごとの情報管理に
- 社内イベントのレポートとして
詳しくは以下の記事でも解説していますのでぜひご覧ください。
社内wiki活用のメリット・デメリット
社内wiki活用のメリット・デメリットは以下の通りです。
メリット
- 情報の共有がスムーズに行える
- 社内に必要な知識や情報の管理が容易なる
- 業務に必要な情報を入手しやすくしてくれる
以下の記事で、詳しい社内wiki活用のメリットと一緒に運用上の注意点についても解説しています。ぜひご覧ください。
デメリット
- ルールや利用目的が明確でないと何を投稿すればよいか分からなくなる
- 情報の管理が不十分だと活用され辛くなる
ルールや利用目的が明確でないと何を投稿すればよいか分からなくなる
社内wikiを運用していく上でのルールや、そもそも何故導入するのかが明確にされていなければ社内への浸透を妨げてしまいます。
運用ルールや利用目的を明確にし社内で共有して社内wikiを導入することが望ましいです。
情報量が少ないと活用され辛くなる
社内wikiは継続的に情報やナレッジがストックされることで利用価値が上がるツールです。
そのため、情報量の少ない社内wikiのままでは社内wikiで情報を検索しようという気になれず社内で活用され辛くなります。
予め社内wikiに残すコンテンツを決めておき、導入と同時にコンテンツを社内wikiに溜めておくようにするとよいでしょう。
まとめ
いかがでしたか？
グループウェアについてと、グループウェアとしておすすめのツール社内wikiについて解説してきました。
リモートワークでもスムーズに情報共有を実現されたい方は、ぜひ社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
