社内wikiの活用方法と自社に合う社内wikiの選び方

2021-05-12

社内wikiとは

社内wikiは、業務に必要な情報や知識を社内でスムーズに共有することを目的にしたツールです。

情報や知識を蓄積しておくことで、これまで人に聞かないと手に入らなかった情報を「社内wikiを見れば手にいれられる」という文化を社内に築くことができ、情報が属人化するのを防いでくれます。

社内には、議事録や報告書、個人が業務で得た知識など、効率的に共有することで社内の業務の効率化に繋がる情報があふれています。

その効率的な情報の共有を支えてくれるのが社内wikiなのです。

この記事では、そんな社内wikiの活用方法を紹介します。

社内wikiの活用方法

社内wikiの主な活用方法は以下の5つです。

  1. 社内マニュアルとして
  2. 会議の議事録として
  3. 知識・ノウハウの共有場所として
  4. クラス図作成に
  5. 閲覧・編集権限を付与して安全に情報の共有を行う

社内マニュアルとして

会社やプロジェクトには必ず存在するマニュアルですが、社内wikiを活用しておくことで特に以下のメリットを享受できるでしょう。

  1. 保管場所に困らない
  2. 更新が必要な場合でも即時に変更ができる
  3. 紙マニュアルと比べて管理コストが削減できる

紙マニュアルと比較した際の詳しいメリットは以下の記事に記載しています。ぜひご覧ください。
社内wikiツールで紙のマニュアルもデジタル化

会議の議事録として

皆さんは会議の議事録をどのツールで取っていらっしゃいますか?

実は社内wikiは、議事録を取るのにも向いています。

社内wikiで議事録を残しておくことには以下のメリットがあります。

  • 議事録を見返したいとき直ぐに会議の内容を参照することができる。
  • 前回の内容を即座に確認することが出来るので次回の会議の進行をスムーズに行える
  • 会議に参加できなかった人への共有が楽になる

また社内wiki GROWI.cloudには、議事録作成に便利なリアルタイム同時多人数編集機能を搭載しています。

議事録作成に便利な社内wiki GROWI.cloudについては以下の記事で内容をまとめていますのでご覧ください。
議事録は皆で取る!おすすめ社内wiki GROWI.cloud

知識・ノウハウの共有場所として

例えばベテラン社員の方の業務に必要な知識やノウハウを社内wikiに残してもらうようにします。

それにより、新入社員への教育に活用できる他、日々の業務で困った際にも参考にすることができます。

クラス図作成に

社内wikiツールには図表やテーブル表記など自由自在に編集できるものもあり、クラス図の作成にも活用することができます。

ウェブサービス開発しているプロジェクトにはおすすめの活用方法でしょう。

閲覧・編集権限を付与して安全に情報の共有を行う

社内wikiの一番の目的は、情報の共有をスムーズに行うことで情報の属人化を防ぐことにあります。

しかし、情報の中には特定の人のみが閲覧・編集可能にすべきものもあるでしょう。

社内wikiでは容易にページ単位ごとに閲覧・編集権限をかけることができます。

それにより、1つの社内wikiツールを活用していても安全に情報共有を行うことができます。

自社にあう社内wikiの選び方

様々な活用方法がある社内wikiですが、ここでは効果的な社内wikiを選ぶ際のポイントを紹介します。

  1. 使いやすいか
  2. 検索しやすいか
  3. 料金体系は導入元の規模にあっているか

使いやすいか

社内wikiは継続的に活用されて情報が蓄積していけばするほど価値の高まるツールです。

そのため、使いやすいツールであるか重視して選定する必要があります。ベテラン社員やITツールに疎い社員でも活用できるか、無料トライアルなどで試用してみましょう。

検索しやすいか

検索機能が使いづらい社内wikiですと、情報や知識を蓄積させたとしても社内wikiで調べようというモチベーションに繋がりにくくなり、次第に社内wikiが使われなくなってしまいます。

前項で述べた無料トライアルで、検索のしやすさの確認を行っておくとよいでしょう。

料金体系は導入元の規模にあっているか

最後はお金のお話です。

社内wikiにはプランごとの月額固定制やユーザー数ごとの課金体系など、様々な料金体系が存在します。

特に、人員の流動が激しいプロジェクトにおいては、月額が安定するプラン課金がおすすめです。

社内の部署やプロジェクトにあった料金体系を提供している社内wikiを選ぶのも1つの重要な選び方でしょう。

まとめ

社内wikiには以下のように様々な活用方法がありました。

  1. 社内マニュアルとして
  2. 会議の議事録として
  3. 知識・ノウハウの共有場所として
  4. クラス図作成に
  5. プロジェクト間の共有事項をまとめる場所として

そして、自社にあった社内wikiを選ぶためにはそのツールの使用感や料金体系で選ぶとよいでしょう。