社内報の目的とは？目的の立て方や作成する際のポイントをご紹介！！
社内報を作成する場合、適切な目的を設定してから作成することで、高い効果が上げられます。しかし、何を目的にすればいいのか悩む方も多いのではないでしょうか。
今回の記事では、社内報とはどのようなものなのか、目的の種類や作成のポイント、作成に向いているツールなどを紹介します。目的を明確にして、より良い社内報を作成したい方はぜひ参考にしてみてください。
Contents
社内報とは？
社内報とは、企業や組織などが内部に対して発行する広報メディアのことです。一般的に会社の状況や活動、社内イベント、新製品の紹介など全社的な情報を取り扱う場合が多く、読むことで経営や業務の改善・効率化に役立ちます。
各部署の状況や活動成果などの部門別情報、社員のインタビュー記事などを掲載することもあり、社員間コミュニケーションを促す方法の一つとしても有効です。また、社員の健康や働き方についての情報を伝え、推進する役割も担っています。
社内報の目的は？
社内報の大きな目的は、社内情報を効果的に共有してより強い企業として成長することです。
細かな目的は企業によってさまざまですが、社内報を作成・発行する際は、何を目的とするべきか明確に決めておくことが重要です。ここでは、検討されることが多い5つの目的を取り上げて解説します。
社内の情報共有
企業業績や経営状況、人事関連ニュース、社内イベントなど、社員として知っておくべき社内情報を提供することが目的の一つです。
社内報は、部署や役職に関係なく社員全員に同じ情報を伝えて、社内の状況を把握・確認してもらうのに役立ちます。伝え漏れや情報伝達の遅延を防ぐためにも大変便利なツールだといえるでしょう。
また、新しい商材やサービス、専門知識・事例といった情報を共有することでこれらの理解につながり、業務に活用できます。
たとえば、新事業や新製品・サービスの紹介記事、開発部署へのインタビュー、仕事の効率化やノウハウの紹介記事は、業務の遂行に役立つだけでなく、読み物としても興味深いのではないでしょうか。
社員のモチベーション向上
社内報は、社内の各部署・個人の業績紹介、活躍している社員や成果を出した社員を取り上げることで、モチベーション向上につなげます。
社内報では、あまり関わりのない部署や社員の記事も掲載されるため、新たな気づきを得たり、より客観的な視点から社内について理解したりすることが可能です。
自社で取り扱っている製品やサービスへのお客さまからの意見、社員の声などを共有して、より一層のやりがいを感じてもらうことも期待できます。
ほかに、営業の成功事例やヒット商品開発の裏側といった記事も人気コンテンツとして取り上げられることが多いです。
また、社内報で自社に愛着を持ってもらうことで愛社精神が生まれ、社員の定着率がアップします。
社員同士のコミュニケーション向上
社内報は、社員への一方的な情報発信だけでなく、社内相互コミュニケーションの活性化にもつながります。
各部署のトピックスや社員の活動紹介、社内サークルの紹介など、社員間で話題になりやすい記事を掲載することで、コミュニケーション向上に繋がります。
ほかのコンテンツとして、社員が今ハマっている「おすすめ」紹介や、違う部署同士での座談会などがあります。
一緒に働く社員の人となりを深く知ることによって、結びつきが強固になり、これまでまったく接点がなかった社員とも社内報を通じてめぐり合えるでしょう。
また、社内報の記事をきっかけに、新しいコミュニティやサークル、企画の立ち上げも期待できます。
経営理念・企業ビジョンの共有、理解促進
社内報の中で社長や経営層が、経営理念・ビジョンを分かりやすく示して共有すれば、社員の理解を促進させることが可能です。
経営理念やビジョンは、経済状況などによって変化する場合があるため、その都度、社内報でメッセージを出すと大きな効果があります。
また、入社後しばらく経つと、自社の経営理念に対しての認識が曖昧になりがちです。そのため、定期的に理念やビジョンを公開して、周知に務めることも必要になります。
ただし、上層部からのメッセージは堅苦しくなるケースが多いため、できるだけ読みやすくするよう構成を工夫するとよいでしょう。
社長・経営層によるコラムやエッセイ、社長と社員による座談会といったコンテンツは、コミュニケーション促進に効果的なのはもちろん、モチベーションやエンゲージメントの向上にもつながりやすいため、おすすめです。
採用に向けたブランディング
社内報は、基本的に社内だけで閲覧するものですが、採用面接や会社説明会などで配布して、会社の雰囲気を知ってもらうことにも役立ちます。興味を持ってもらいやすくなるため、採用に向けたブランディングツールとして大いに活用可能です。
近年では、誰でも見られるようネット上で社内報を公開している企業も増えています。積極的に社内報を開示することで社員の家族や顧客、関連会社の人たちにも読んでもらえるようになり、企業のPRにつながる点がメリットです。
社内報作成時の6つのポイント
社内報を作成するときは、まず目的設定・企画立案からスタートします。それにそってスケジュールを立てて取材を行い、執筆・デザイン、校正・入稿、そして完成品を配布・公開するというのが大まかな流れです。
ここでは、作成する際に注意すべき6つのポイントを紹介します。
読者をひきつけるコンテンツ
社内報作成時に最も重要なのは、読者をひきつけるコンテンツを作ることです。そのため、社内報を作る目的や、社員に何を伝えたいのかを明確にしておくことが大切になります。
社内報のコンテンツは、部署や社員紹介、活動報告、経営指針など多岐にわたるため、企画立案の際は、しっかり内容を作り込んでおきましょう。
また、読みやすくする工夫も必要です。トップダウンの一方的なものではなく、社員が主体的に読みたくなるような内容を目指すとよいでしょう。
できるだけ多くの社員を登場させたり、取材でリアルな声を拾ったりすると、興味を持ってもらいやすいコンテンツの作成ができます。
「マイブーム」や「ランチスポット」など、社員によるコラムをリレー形式で掲載するのも参加性が感じられ、大変楽しめるのではないでしょうか。
さらに、エンターテイメント性があるパズルやクイズ、ゲームといったコンテンツもおすすめです。シリーズ化して次号に正解を載せるようにすると、次号の発行を待ち遠しく思う社員が増えるでしょう。
読みやすいデザイン
社内報におけるデザインは、読む人の第一印象を左右する重要な要素です。わかりやすく易しい表現になるよう、できるだけ文字を少なくして写真やイラストを盛り込みましょう。
文字に関しても、フォントを選んでデザインを工夫すると楽しい紙面になります。全体的なページの組み方や、各ページのレイアウトなどはある程度パターン化しておき、特集がある場合は、スペシャル感のあるデザインにするのがおすすめです。
表紙に関しても「いつもの社内報」という安心感を持ってもらえるよう、これまでと同じデザインをメインにするとよいでしょう。
適した媒体の選定
従来の社内報は紙媒体でしたが、現在では紙媒体に加え、Web媒体のものも増加しています。
それぞれメリット・デメリットがあるので、しっかり理解したうえで、自社に適した媒体を選びましょう。
紙媒体のメリットは、ものとして手元に残るため、表彰効果があることやPCを使わない社員でも読みやすいこと、デザインの工夫がしやすいことなどです。
デメリットとしては、印刷費のコストがかかる、配布の手間や輸送コストがかかる、情報が古くなるといったことが挙げられます。
また、Web媒体のメリットは、即時性があってスピーディーに情報を届けられる点、閲覧などのデータ収集が可能な点などです。
反対にデメリットとしては、Webサイト・アプリを維持するコストがかかる、場合によってはWebデザイナーやエンジニアへの依頼、短い期間で情報を発信し続ける必要がある、といった点が挙げられます。
コストに関わるケースが多いので、会社が認める予算を確認してからの選定がおすすめです。
定期的な発行
社内報は、できるだけ新しい情報を届けるためにも定期的に発行することが重要です。「定期的に読むことができる」ということを社員に理解してもらえるとよいでしょう。
定期的な発行のためには、遅れが生じないよう作成スケジュールを的確に組んでおかなければいけません。
また、スピーディーに情報を共有するには、Webでの発行もおすすめです。必要やタイミングに応じて「番外編」として届けてもいいでしょう。
社内報の周知
せっかく社内報を作成・配布しても、存在が社員に知られていなければ、読んでもらうことができません。
社内報が作成されていることはもちろん、配布の時期や主なコンテンツの内容、次号の特集などを告知して周知に努めましょう。
その場合、社内メールやチャットを活用したり、各部署のリーダーから知らせてもらったりすると効率的です。
効果検証・改善
社内報を発行した後は、効果検証を行って改善点を検討します。まず、どれくらいの社員に読んでもらえたか確認し、計測することが重要です。
さらに、今回の社内報によって社員のコミュニケーションが増加したのか、モチベーションが向上したのか、といった点やそれぞれの記事への反響も調べるとよいでしょう。結果は、できれば数値化してデータにしておけば、検証・改善に役立ちます。
具体的には、アンケートを取ったり、クイズコーナーやプレゼントコーナーを設けて、応募の際にアンケートに回答してもらったりするとスムーズです。
また、Web社内報の場合「いいね！」などのリアクション機能やコメント機能を設置しておくと、反応がよりわかりやすくなるでしょう。アクセス解析も可能なので、効果検証に大変便利です。
効果検証・改善は、次回の社内報を作成する時のヒントになるため、発行したら必ず行うようにしましょう。
おすすめの社内報作成ツール
社内報は総務や人事の社員が担当するケースが多いのではないでしょうか。「ふだんの業務を行いながら作成するのは、時間も手間もかかって大変」という方には、ツールの利用をおすすめします。
ツールを上手に活用することで、各コンテンツの作成はもちろん、効果検証や企画の際にも便利です。ここでは、社内報の作成に向いている情報共有ツールを2つ紹介します。
GROWI.cloud
「GROWI.cloud」は、テキストも図表もどんどん書けることが特徴の情報共有ツールです。Markdownやリッチテキストエディタに加え、図表やテーブル表記にも対応しており、作業は操作画面上にてワンストップで行えます。
多人数のリアルタイム同時編集ができるので、コンテンツの共同制作はもちろん、社内報の企画会議中にメンバーと内容を共有しながら議事録を取ることも可能です。
また、編集履歴を自動保存して過去の履歴閲覧もでき、過去の作成履歴を簡単に振り返ることができます。そのため、コンテンツの修正や管理もスムーズです。
社内報を作成する際は、機密情報の取り扱いにも配慮が必要ですが、GROWI.cloudの場合、専用環境によるプライベートクラウドに対応しているので、クローズな環境で管理ができます。
「もしも」のときに備えたバックアップの提供や、よりセキュリティを強固にするため、オプションでIPアドレスフィルタリング・ベーシック認証の対応も可能です。
操作画面ではUIのカスタマイズが自由にでき、表記も英語・日本語・中国語の3ヶ国語に対応しています。
料金プランはわかりやすい月額固定制で、一番のおすすめは月額16,500円（税込）の「ビジネススタンダード」プランです。
このプランでは、1アプリに75名のユーザー登録ができ、3アプリまで使用できるため、たとえば、社内報を担当する総務部に1アプリ、営業部に1アプリ、経理部に1アプリを振り分けるといった使い方ができます。
無料トライアルもできるので、社内報作成に活用できるツールを探している場合は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
関連記事はこちら: 社内wiki|ナレッジベース-GROWI.cloudの使い方
NotePM
「NotePM」は、社内情報を一元管理できる情報共有wikiツールです。さまざまな情報を書き込んで蓄積できるので、企画のアイディア出しやコンテンツ作成に便利です。
文書作成に使うエディタは、高性能でシンプルかつわかりやすい設計となっており、編集・検索・閲覧まで簡単にできます。
閲覧履歴では、どのページを誰がいつ見たのかまでわかり、コメントや「いいね！」をつけることもできるため、見た人からの反応をしっかりチェックできます。
また、Word・Excel・PowerPoint・PDFなど、ファイルの中身がすべて検索可能な点も魅力です。キーワードを入力すれば、欲しい情報が迅速に見つかるため「この特集に似た企画を以前やった気がする」という場合でも、すぐ確認できます。
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットでも操作可能で、フォルダやタグでの管理も簡単に行えて使いやすいです。社内報作成時に使用するだけでなく、ナレッジ共有の場としても便利でしょう。
まとめ
社内報は、企業が内部に対して発行する広報メディアです。社内報には、社内の情報共有をはじめ、社員のモチベーション、コミュニケーション向上などさまざまな目的があります。
まずは目的を明確にし、それを達成するためのコンテンツを企画・作成することが重要です。また、読者の興味をひきつけるコンテンツや読みやすいデザインなど、多くの社員に読まれるための工夫を必要とします。
社内報作成の際は、使い勝手の良さが特徴の「GROWI.cloud」や「NotePM」といった情報共有ツールの活用がおすすめです。ぜひ、自社に合った目的を設定して、効果が上がる社内報作りに取り組みましょう。
