社内wikiの正しい使い方

2021-05-112023-12-07

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はじめに

皆さん社内wikiを上手く活用できていますか？

社内wikiは継続的に情報やノウハウがストックされることで、利用価値が上がるツールとなっています。

「毎回同じ質問を新入社員から受けていて何とかしたい」「上司から仕事のノウハウを聞きたいが時間が合わずになかなか聞けない」など、情報やノウハウが属人化してしまう事態を社内wikiを活用することで解消することができます。

しかし、いざ社内wikiを導入しても様々な原因で失敗してしまいます。

そこでこの記事では、社内wiki活用で失敗してしまう主な原因と正しい使い方についてご紹介します。

ここからは、社内wiki活用で失敗してしまう原因について解説します。

社内wikiの利用用途が共有されていないことで、利用者が社内wikiに何を書けばよいのか、いつ活用するツールなのかなどが分からず活用されづらくなり導入しても社内に浸透せず無用の長物となってしまいます。

利用用途を共有するためにも予め社内wikiにコンテンツを用意し実際の活用方法をOJTで共有することで、スムーズに社内への浸透につながるでしょう。

継続的に活用される仕組み作りができていないことも社内wiki活用での失敗の原因になります。

社内wikiは、継続的に情報やノウハウを蓄積し、それらを検索機能で入手し業務に活用することで業務効率化を図ることができるようになるツールです。

そのため、継続的に活用されなければ情報やノウハウは十分に蓄積されず検索して情報を手に入れるために活用しようというモチベーションに繋がらず、社内wikiを導入した意味がなくなってしまいます。

「議事録や報告書は社内wikiで書く」や業務に役立つノウハウを頻繁にアウトプットした人の評価を上げる等のルールや仕組みを設けることで継続的に活用されるようにしましょう。

運用ルールが設けられていないこともまた、社内wiki活用での失敗の原因といえます。

社内wikiはその性質上、基本的には誰もが自由にページの作成・編集、削除まで行うことができます。

しかし、運用ルールが設けられていないことで意図しない人によって情報が操作されてしまったり、誹謗中傷の温床となってしまったりするケースにつながってしまいます。

ある程度、ページの作成・編集・削除・閲覧権限を付与する範囲を決めたり、NGな活用方法を周知しておき健全に社内wikiを活用できるようにしておきましょう。

ここからは、社内wikiの正しい使い方について解説します

社内wikiの正しい使い方として議事録やマニュアルなどのドキュメント類の管理を行うことが挙げられます。

ドキュメント類の管理として社内wikiを活用すると、編集・更新を楽に行うことができます。

また、外部のチャットツールと連携できる社内wikiもあるのでそのツールを活用すればドキュメントが更新・新規作成された時に社内への共有をスムーズに行うことができます。

ベテラン社員やエリート社員の仕事のおけるノウハウやナレッジを溜めるツールとしての活用も、利用価値の高い社内wikiにつながるため正しい使い方といえます。

ドキュメント類の情報やベテラン社員などの貴重なノウハウを探すツールとしての活用も社内wikiの正しい使い方の1つです。

情報を検索する際に活用されるようになることで情報共有をよりスムーズに行えるようになるからです。

社内wikiの正しい使い方について解説してきました。

社内wikiの導入を検討されている方や現在活用しているが上手く運用できていない方はぜひご参考にしてみてください。