文書管理システムとしての社内wikiの運用方法

2021-05-112024-04-11

Contents

はじめに

リモートワークが増えた現代の働く環境において、ドキュメント類の管理をオフィスの物理的なスペースで保管するのではなく電子化して管理する必要ができてきました。

そこで、注目されているのが文書管理システムです。文書管理システムは社内のドキュメントを電子化して格納し、保管・活用・更新・破棄までを一貫して行うことができるシステムです。

そんな文書管理システムとしておすすめのツールが社内wikiです。

この記事では文書管理システムを活用するメリットと、社内wikiの活用方法について解説します。

ここからは、文書管理システムを活用するメリット4つについて解説します。

社内では議事録や契約書、報告書など様々な書類を管理しなくてはなりません。

そして、それらの書類を紙で管理していると日々業務を進めていくごとに増え続け山積みになっていくものです。

そうなると、必要な文書を探すのに無駄に時間がかかってしまうというケースも発生してしまいます。

文書管理システムを導入しておくことで、検索にかけて文書を探すことができるので無駄な時間を省くことができます。

山積みになった書類の中必要な情報を持つ書類を探し出すだけでも大変なのですが、さらに更新が必要になった情報が発生するとさらに新しく書類を用意して山積みにしていかなければなりません。

文書管理システムを活用すれば、更新が必要になった情報があるページの変更・更新を行うだけで済みます。

文章管理システムに書類をまとめることで、オフィスにわざわざ物理的なスペースを用意して書類の管理をする場所を設けずに済みます。

また、リモートワークが主流になった今ではオフィスに書類があることで確認ができない情報などを減らすことができます。

物理的に書類を管理する必要がなくなるので、紛失の恐れがなくなります。

紛失のたびに再発行や本社に問い合わせる必要もなくなるので管理コストの削減にもつながります。

文書管理システムとしての社内wikiの主な運用方法は以下の３つです。

マニュアルは会社や部署ごとの必ずあるもので、その組織に属する従業員には必ず共有しておかなければいけない情報の1つです。

そんなマニュアルを社内wikiで管理することで、容易に社内への共有が行えたり、修正が必要になっても管理者が容易に更新できるのでマニュアルの管理コストを削減することができます。

「会議の内容を見返そうと議事録探すの面倒だな」「会議に参加できなかった人への共有がめんどくさいな」このような経験をされた方いらっしゃるかと思います。

社内wikiを活用すれば、「議事録」と検索するだけで容易に議事録を入手することができるので議事録を見返すことと共有が楽になります。

また、「○○月○○日　○○部　○○会議議事録」のように議事録ページに日付や部署名を記載するルールを設けておくと更に用意に議事録を探し出すことができます。

社内人事の異動の案内やイベントなど共有する時も書類での共有ではなく社内wikiを活用するとよいでしょう。

社内wikiツールにはチャットツールと連携ができ、ページの作成や更新がある際に特定のチャンネルに通知することができるツールもあります。

社内への周知をしやすくなるという点でも社内wikiの活用をおすすめします。

いかがでしたか？

文章管理システムとして社内wikiを活用することで、書類の管理が楽になり必要な情報を探す手間を省くことができます。

ぜひ社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか？