ドキュメント類の管理におすすめ!社内wikiの活用方法

社内wikiとは

社内wikiは、情報やノウハウを蓄積するツールです。

また、社内wikiに蓄積されたデータの検索が容易にできるので情報が属人化されるのを防いでくれるツールでもあります。

社内マニュアルや議事録などのドキュメント類の更新や管理を社内wikiに任せる理由や、活用方法を解説します。

社内wikiでドキュメントを管理するべき5つの理由

社内wikiでドキュメントを管理するべき5つの理由は以下の通りです。

  1. 情報を一元管理できる
  2. 探す手間が省ける
  3. 編集・更新が楽になる
  4. 物理的な場所を取らずに管理できる
  5. 権限の付与が楽になる

情報を一元管理できる

社内で発生する情報や業務で取得したナレッジを社内wiki1か所に保管しておくことで、部署やプロジェクト毎に情報共有用のツールを用意する必要がなくなります。

他部署の情報が必要になった場合でも社内wikiで検索すれば欲しい情報をいつでも入手できるようになるので、社内の情報を一元管理できる社内wikiはおすすめです。

探す手間が省ける

社内wikiを活用すれば、社内の情報を一元管理できることにより、欲しい情報がいつでも手に入る状態になります。

それにより、過去の資料で調べたり、情報を持っていそうな人に質問をしたりなどの情報を探す手間を省くことができます。

編集・更新が楽になる

業務の進行状況や社内で改定されたマニュアルなど、社内の情報には日々の状況の変化に応じて適した状態に保っておくべきものがあります。

社内wikiで、共有されている情報は基本的的には誰もが自由に編集することができるため、誤った情報の修正や最新の情報への更新を楽に行うことができます。

物理的な場所を取らずに管理できる

過去の企画の成功事例や失敗事例、営業の情報など社内には今後の業務効率化につながる貴重な情報が多く存在します。

しかし、これらの情報を誰もが自由に参照できるようにするには紙媒体での保存は、量が多すぎるあまりオフィス内に保存が難しく、一定期間毎に廃棄してしまわれるでしょう。

そもそもそれほど多くの量の情報を管理するのにコストがかかりすぎてしまい、貴重な情報を捨ててしまいがちになるでしょう。

そこで、社内wikiにそれらの貴重で有益な情報を溜め込むことで、物理的なスペースを必要とすることなく保管しておくことができます。

また、社内wikiでは情報の管理・検索が楽なので、欲しいときに瞬時に情報を入手することができます。

権限の付与が楽になる

社内wikiにはページやコンテンツごとに閲覧・作成・編集権限をかけることができるツールが多いです。

社内wikiは基本的には多くの貯蓄するために誰もが自由にページの作成・編集ができるツールとなっています。

しかし、社内の情報には特定の人のみが見れるべきものや部署やプロジェクト内での人のみにページの作成を許可したい場合もあるでしょう。

そのような権限周りのご要望にも社内wikiは対応することができるのです。

社内wikiの活用方法

社内wikiでドキュメント類を管理すべき理由を紹介してきました。

ここからは社内wikiの以下3つの活用方法について解説いたします。

  1. マニュアルとして
  2. 議事録として
  3. 日報や報告書として

マニュアルとして

マニュアルを社内wikiに残すことで以下のように様々なメリットが得られるでしょう。

  1. 社内wikiにアクセスできればどこからでもマニュアルを確認することができる
  2. WEB上に保管されるので紛失する度に再発行する必要がなくなる
  3. 更新が容易にできる

議事録として

社内wikiで議事録を取ることで、進行スピードの向上につながったり会議後の内容の再確認が容易にできるようになります。

また、社内wikiツールの中には、同時に複数人でページの編集ができる機能を持つものもあります。

詳しくはこちらの記事で紹介しているので、ぜひご覧ください。

日報や報告書として

日報や報告書のフォーマットとしても社内wikiを活用できます。

フォーマットの共有を社内wikiでしておくことで、新入社員など業務に慣れてない人でも「社内wikiで検索」すれば誰かに尋ねる時間を割くことをしなくても良くなり、無駄な手間や時間の削減できます。

まとめ

議事録やマニュアルなどのドキュメント類を社内wikiで管理するべき理由をご紹介してまいりました。

現在、自社のドキュメント類の管理をどのツールですべきか悩んでいらっしゃる方はぜひ社内wikiの導入を検討してみてください。