ナレッジベースの選び方

2021-08-02

ナレッジベースとは

ナレッジベースは社内情報を蓄積・共有・分析するツールの事を指しており、詳しくは以下の記事でご説明しています。ナレッジベースの意味は?メリットは?

具体的には

  1. グループウェア
  2. 社内SNS
  3. 社内wiki
  4. タスク管理ツール
  5. 社内チャットツール

など複数のツールを指している事があリますので、
まず自社が何をしたいかを明確にした後に、選定ポイントを確認していきましょう

ナレッジベースの選び方や選定ポイント

ナレッジベースの選び方や選定ポイントは以下になります。

  1. 用途に合致する機能があるか
  2. 課金体系と価格体系
  3. セキュリティ
  4. アカウントの削除・新規追加のしやすさ
  5. 最低契約年数・契約更新月
  6. 対応端末
  7. 操作性

順に解説します。

用途に合致する機能があるか

前述したとおり、ナレッジベースを指すツールは多数存在します。
例えば、社内チャットツールとグループウェアは用途も利用目的も大きく変わってきます。

その為、自社が解決したい問題を把握し、それを解決できる機能があるのかをしっかり確認していきましょう。
昨今はナレッジベースでも、SaaS型の提供が主なので、簡単に無料トライアルを実行できますので、
気になるツールがあればトライアルに申し込み、用途に合致する機能があるか を確認していくのも良いで翔。

課金体系と価格体系

1ユーザー毎の課金体系か、25人毎、50人毎など、人数のレンジによる課金体系か も選び方のポイントとして重要でしょう。

SaaS型の場合は1ユーザー毎の課金で、IDを使いまわせないように、しているツールもありますので、
最低限必要なユーザーが何人なのかを考慮に入れて、選定してみてください。

セキュリティ

SaaS型の場合は2要素認証対応ができるかや、提供メーカーが定期的にセキュリティ診断をしているか などを確認すればよいでしょう。

また、2要素認証はセキュリティの効果は上がりますが、運用で手間になったりするので、セキュリティと運用の兼ね合いを確認するために、しっかりトライアルで試してみるのもよいでしょう

アカウントの削除・新規追加のしやすさ

感覚的に利用ユーザーが25名以上を超えてくると、アカウントの追加・削除のしやすさは選定ポイントとして重要性が上がります。

利用していないアカウントを放置するとコストが発生しますので、アカウントの追加・削除のしやすさは選び方としても非常に重要です。

最低契約年数・契約更新月

契約形体はツールによって、1年毎の更新や、1ヶ月毎に契約更新など契約形体は様々です。
大企業になればなるほど、毎月コストが発生するのを嫌がりますので、年間契約やオンプレ対応ができるかも選定ポイントとして確認しましょう

対応端末とOS

PCだけでなく、スマホ・タブレットで閲覧できるか、またPCの場合 Macは対応しているか、Windowsだけでなくクロームは対応しているか など、対応端末と対応OSも選定ポイントとして重要です。

社用携帯の場合、スペックが低い場合もありますので、低スペックでも利用できるかも、トライアルで利用して確認してみましょう。

ナレッジベース GROWI.cloudを紹介

GROWI.cloudは社内wikiとして利用できる、ナレッジベースです。

社内wikiは、システム設計書の共有や、対応マニュアルや議事録などの共有に利用できるツールでGROWI.cloudは以下の特徴があります。

GROWI.cloudの特徴

GROWI.cloudは情報共有をもっと身近に、もっと手軽にをコンセプトに

  1. テキストも図表もどんどん書ける、強力な編集機能
  2. チーム拡大に迅速に対応できる管理者向け機能を提供
  3. 充実した機能・サポートでエンタープライズにも対応

という3つの特徴を兼ね備えています
詳細な機能解説

GROWI.cloudの導入企業

開示可能な導入事例は以下になります。

  • 株式会社オプティム様
  • インターネットマルチフィード株式会社様
  • 株式会社エイチーム様
  • 株式会社HIKKY様

などその他多数の企業が導入しています。

まとめ

上記の通り、ナレッジベースを指すツールは複数存在します。
その為基本的には、気になるツールはトライアルで利用し、操作感を確認すれば良いでしょう。
また、自社に合致するナレッジベースを導入できるよう、事前に解決したい問題と対応したい内容を確定させておきましょう。