あなたが導入するべきナレッジマネジメントツールとは?

近年注目されている経営管理手法の一つであるナレッジマネジメント。

ナレッジマネジメントの実現には、その分野に特化したツールの導入が必要不可欠です。

ですが、一言にナレッジマネジメントツールと言ってもその種類は様々。

そこで、本記事ではどのようなツールを導入すれば良いのか?ケースごとに最適なタイプのツールを解説していきたいと思います。

ナレッジマネジメントとは

そもそも、ナレッジマネジメントとは、個人やグループが所持している知識やノウハウなどを企業と共有し、活用していく経営管理手法のことです。

業務をこなすうえで、ノウハウや経験に伴う知見など、知的財産がどんどん蓄積されていきます。しかし、それが社内全体に共有されず、活用することができていないというケースは多く存在します。

そこで、そのような情報を社内に蓄積し全体で共有することで、創造的な企業活動につなげていく、ということがナレッジマネジメントの目的になります。

ケースで見るおすすめナレッジマネジメントツール

仲間の情報や仕事の状況を統合管理したい グループウェア

仲間の情報や仕事の状況を一つのツールで統合管理したいあなたにおすすめなのが、グループウェアです。

グループウェアとは、ユーザー同士の情報交換やスケジュールの共有によって業務効率の改善を目的としたツールのことです。

グループウェアの特徴として、

  • 電子メール機能
  • 電子掲示板機能
  • ドキュメント共有機能
  • スケジュール管理機能
  • 会議室予約機能
  • プロジェクト管理機

といった機能が一つのシステムに統合されているという点が挙げられます。

代表的なグループウェアとして、Google社の提供するGoogle Workspaceがありますので、イメージしやすい方も多いのではないでしょうか。

Google Workspaceを上記の特徴に照らし合わせてみると、Gメールが電子メール機能に、Googleドライブがドキュメント共有機能にあたります。

社内外からの問い合わせを効率的に行いたい ヘルプデスクツール

業務の拡大に伴い、社内外からの問い合わせ対応に困っているあなたにおすすめなのがヘルプデスクツールです。

ヘルプデスクツールには問い合わせ内容によって自動的にタグ付けされ担当者に振り分けられる機能が備わっていたりしますので、導入することによって情報の共有・蓄積が容易になり、業務効率化を期待することができます。

また、FAQシステムやチャットボットツールを導入することによって、顧客から寄せられる頻出の質問に対しての素早いレスポンス、業務負担の軽減が可能になるほか、社内ヘルプデスクとして効果的に活用することができます。

社内のコミュニケーションのやり取りを活発にしたい 社内SNS

社内のコミュニケーションを活発にし、情報共有や意見交換を活発にしたいあなたにおすすめなのがビジネスチャットツールです。

気軽にメッセージのやり取りができるのはもちろんのこと、一般向けのチャットツールとは異なり必要に応じて機能を拡張できるカスタマイズ性の高さが特徴です。

また、プライベートとビジネスを分けることができるということもメリットの一つと言えます。

代表的な例としてMicrosoft TeamsやSlackを挙げることができます。

業務の改善・効率化を目指したい 社内wiki

業務全般に関する情報を集約することで、業務の効率化、改善を図りたいあなたにおすすめなのが社内wikiです。

社内wikiとは、文字通り社内版Wikipediaのようなツールのことで、社内情報や個人の持つノウハウを社内全体で共有・蓄積し、誰もが活用できるようにサポートするソフトウェアのことです。

導入することで情報共有がスムーズになるだけでなく、社内に必要な知識や情報の管理が容易となるため、業務の改善・効率化を期待することができます。

また、ツールによっては同ページの多人数同時編集機能に対応しており、会議の議事録としての利用など、様々な場面、用途での活躍が期待できます。

おすすめのナレッジマネジメントツール GROWI.cloud

ここまで、ナレッジマネジメントツールについてタイプ別に紹介してきましたが、ここでは具体的なおすすめツールについて紹介したいと思います。

それが、弊社で開発・運用をしているGROWI.cloudです。

GROWI.cloudは先述した社内wikiというツールにあたりますので、情報の蓄積による業務の改善・効率化を目指している方にとって、強力なツールになること間違いなしです。

また、集約した情報は気軽に検索することができるようになっていますので、社内ヘルプデスクとしての活用方法も可能です。

その他、テキストやファイル情報の共有だけでなく、 図表の作成もグラフィカルに可能となっており、1つのツールでシステム設計書や業務フローなどの作成・共有も行うことができます。

まとめ

いかがでしたか?

本記事ではケースごとのおすすめナレッジマネジメントツールについて解説してきました。

ナレッジマネジメントを実現することは容易ではありませんが、実現することが多くのメリットを得ることができる非常に魅力的な経営管理手法です。

その為にも、まずは解決したい課題を明確にし、そのケースに合ったツールを選ばなければなりません。