情報共有のメリットとおすすめのツール社内wikiについて

はじめに

業務の進捗や課題など個人で持っている情報を適宜共有できていますか?

最近は、テレワークでの業務が増え直接顔を合わせていた頃よりもコミュニケーションが取りづらくなり情報共有がしづらくなっていると感じる方も多いのではないでしょうか?

テレワーク環境でもスムーズに情報共有を行うためにも、情報共有を行うメリットについて解説します。

また、情報共有を行う際におすすめのツール社内wikiの特徴についてもご紹介します。

情報共有を行うメリット

ここからは、情報共有を行うメリットについて解説します。

主なメリットは以下の3つです。

  1. 業務効率の向上
  2. 情報の俗人化を防ぐ
  3. 組織内の課題に対する認識を揃えやすくなる

業務効率の向上

情報を適宜共有しておくことで、グループ全体の業務の見える化につながりお互いにサポートしながら業務を進めることができるようになります。

それは、日々の業務だけでなく緊急のトラブル対応の時も同様に迅速で適切な対応を実現させるためにも日頃から情報共有を行う習慣を組織内でつけておきましょう。

情報の俗人化を防ぐ

例えば、トラブル対応の際に特定の情報が1人のみが知っておりその人がいないと対応できないのように、情報が1人もしくは少数のみにしか行き渡っていない状態を情報が俗人化していると言います。

情報が俗人化していると、いざというときの対応や業務の引き継ぎなどで支障が出てしまいます。

情報が俗人化しないようにするためにも、情報共有は重要なのです。

組織内の課題に対する認識を揃えやすくなる

重大なバグの発生やトラブル対応の際に、現状把握や今後の対応を決めアクションしていく際にも情報共有を適切に行っておくことで課題に対する組織内での認識を揃え、効率的に対応していくことができます。

社内wikiの特徴

これまでは、情報共有を行うメリットについて解説してきました。

ここからは、以下3つの社内wikiの特徴について解説します。

  1. 欲しい情報にアクセスしやすい
  2. 情報ごとに公開する範囲を決められる
  3. ナレッジの共有にも活用できる

欲しい情報にアクセスしやすい

社内wikiでは情報をページ単位で管理しており、そのページの検索をすることができます。

そのため、必要になった情報に素早くアクセスすることができるので、容易に情報を活用したり更新作業をしたりすることができます。

情報ごとに公開する範囲を決められる

社内で共有すべき情報には顧客情報や契約書など機密性の高いものもあります。

しかし、それらが誰もが自由に閲覧や更新ができしまえば最悪の場合、会社の信用問題にまで発展してしまいます。

そこで社内wikiを活用すれば社内でも安全に情報共有を行うことができます。

社内wikiではページごとに情報を公開する範囲を決めたり、ページの作成や更新を行うことができるユーザーを制限することが決めたりできるツールもあります。

ツール活用しての情報共有に抵抗がるという方は実際に使用感を確かめたり問い合わせで情報の閲覧や削除に関して聞いておくとよいでしょう。

ナレッジの共有にも活用できる

社内wikiは情報だけでなく、ナレッジの共有にも活用することができます。

豊富なナレッジを抱えているベテラン社員にアウトプットしてもらうように仕組み作りをすることで、社内wikiが貴重な知的な財産にもなるでしょう。

まとめ

いかがでしたか?

テレワーク環境になった今でも情報共有を行うことは変わらず重要です。

そんな情報共有を後押ししてくれる社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか?