社内情報共有ツールを導入する際に決めておくルール

社内情報共有ツールを導入する際になぜルールが必要になるのか?

社内情報共有ツールは効果的に利用すれば、社内情報の共有や上層部の理念共有などをスムーズに行えるツールになります。

しかし、ルールも決めないまま利用すると、

  1. 既存のツールとの用途バッティングにより、新規導入した社内情報共有ツールが使われなくなる
  2. 利用率が上がらなくなり、無用の長物化する
  3. 社内の一部しか見せたくない情報を共有してしまう

などが発生してしまいます。

その為、最低限のルールを決める事は必須になっています。

社内情報共有ツール導入で決めておくべきルール

社内情報共有ツール導入で決めておくべきルールは以下4点になります。

1. 利用促進担当・サポート担当を決める
4. 既存ツールとの利用用途の区分けを決める
5. 文章フォーマットや投稿フォーマットを決める
6. 閲覧権限範囲を決める

順に解説します。

利用促進担当・サポート担当を決める

社内情報共有ツールを導入したら、利用促進担当・サポート担当が必要になりますので、誰をその担当にするかのルールを決めておきましょう。

利用する方が数名なのであれば、ツールを提供しているメーカーへ直接問い合わせすることも可能ですが、
社内情報共有ツールの場合、社員が利用者になるので、社員がメーカーへ直接連絡する事もできません。

また、社内でも質問があれば、すぐに質問できる体制を構築しないと、社員は既存のツールを使い続けようとしてしまいます。

その為、サポート担当や利用促進を行う為に、定期的に社内情報共有ツールの利用啓発と利用例を通知する必要があります。

既存ツールとの利用用途の区分けを決める

既存ツールと、新規導入した社内情報共有ツールの利用範囲や用途を分ける事も非常に重要です。

例えば、

  1. ファイルを共有する場合は、新規ツールで行う
  2. 個別の連絡はメールで、3名以上の連絡は社内情報共有ツールで提供する
  3. 社内情報共有ツールでは動画とファイルは共有しない

など、詳細を決めていく必要はありませんが、各ツール毎の利用用途を決める事や「やらない事」を決める必要があります。

人間は習慣を変えることにストレスを感じる為、利用区分けや用途の区分けを行わないと、ずっと既存ツールを使い続ける社員が発生し、ツール利用が促進されなくなります。

さらに、役職者が新規ツールの利用についていけない場合は、非常に厄介で、役職者が利用していないからその部下も利用しないといった事態が発生します。

こうならないように、利用用途を区切り、ある程度の各ツール事の目的を設定し、目的から外れた利用をしている社員は前段で解説した、担当者から適切な利用促進を行う必要があります。

また、利用用途を区切らないと、社員側も主観を持った自分ルールになるので、情報共有する際に支障が発生します。
このように利用用途を区切る事は、各社員にとっても負担になるので、区分けする事は非常に重要になります。

文章フォーマットや投稿フォーマットを決める

社内情報共有を行う際の、文章のフォーマットや投稿フォーマットを決める事も非常に重要です。

対顧客向けの情報でないので、フォーマットを決めておかないと、切磋万別の情報がツールに集約されますので、
情報が散らかり、結果適切な運用ができなくなります。

その為、社内情報共有ツールを社内wikiや社内SNS、社内報などで利用する場合は
文章フォーマットや投稿フォーマットを決める必要があります。

閲覧権限範囲を決める

全社員に閲覧させるのか、一部社員しか見せたくない情報を共有する場合は、どの情報を誰までに共有するかのルール設定も非常に重要です。

社内情報共有ツールでも、決算前の情報や一部関係社外秘の情報もあり、安易に全社員が閲覧できる状態を設定しておくべきではありません。

また、その部署しか確認しない情報を、他部署が閲覧できるようにしている場合は、誤ったファイル編集やページ削除などの弊害も発生します。

上記から閲覧権限範囲を決めるには、閲覧権限の種類が何種類あるか(部署毎、階層毎、拠点毎)で区切るのかを意識してみてください。

さらに、閲覧権限の設定をする場合は、既存のID PWとも連携できるかも重要になります。

各ツールでログインするID PWが連携されていない場合は、社員が ID Pを記憶する負担にもなりますし、
安易に全ツールで共通するPWを設定する場合もあります。

その為社内情報共有ツールを導入する際に、社員がログインする際にLDAP認証や、認証サーバとの連携が可能かを確認してみてください。

まとめ

このように社内情報共有ツールでも最低限のルール設定が必要になります。
弊社は、GROWI.cloudという社内wikiや社内情報共有ツールを提供していますが、実際に上記のような最低限のルールを決めて運用を行っていますし、GROWI.cloudを利用されているお客様や、導入を検討しているお客様にもお伝えしています。
実際実績のある決め方なので、是非参考にしていただければ幸いです。