社内情報共有ツールの選び方や選定ポイント
社内情報共有ツールは利用すれば、社内コミュニケーション活性化や情報共有の効率化・業務効率化を行う事が可能です。
ただ、しっかりと選定ポイントを押さえないと、意図した利用の仕方をされないので、詳細に解説していきます。
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社内情報共有で何が問題で、何を解決したいかを明確にする
社内情報共有ツールと言っても
- 社内SNS
- タスク管理
- 社内チャットツール
- 社内wiki
など、社内情報共有ツールを指すツールは複数存在し、解決したい内容によって必要なツールも変わってきます。
例えば、タスクの共有をしたいなら、タスク管理ツールですし、社内のマニュアルや情報共有なら社内wikiになります。
各ツールによって、機能や提供する価値が大きく変わるので、ツール選定の前に、
何が問題で、何を解決したいかを明確にする必要があります。
上記を踏まえて、社内情報共有ツールの選び方や選定ポイントを記載していきます。
社内情報共有ツールの選び方や選定ポイント
検討している社内情報共有ツールの種類やメーカーは関係なく、選び方や選定ポイントは以下になります。
- 価格体系
- アカウントの削除・新規追加のしやすさ
- 最低契約年数・契約更新月
- 対応端末
- 操作性
順に解説します。
価格体系
価格体系は、１ユーザー毎の課金体系から、50名までで、数万や100名まで、数万など、
価格のレンジが変わってきます。
自社が成長中で、非正規社員を含めた従業員が増加傾向にあるなら、価格帯系はユーザー課金より、○名までいくらなどの価格体系の方が社内予算は取りやすいでしょう。
アカウントの削除・新規追加のしやすさ
非正規社員も利用する場合は、人員の入れ替わりが激しくなり、社内情報共有ツールのIDの新規発行や削除を行う事が増えます。
ID管理は特に重要で、社内情報を閲覧できるIDを退職者が閲覧出来てしまうと、社内の機密情報にアクセスされ、情報流出する可能性があります。
その為、ID管理は非常に重要で、そのIDの新規発行・削除操作を簡単にできる事は、社内情報共有ツールを選定する上で非常に重要です。
最低契約年数・契約更新月
情報共有ツールによっては、1年毎の更新や、1ヶ月毎に契約更新など契約形体は様々です。
また、値下げのテクニックとして、1ヶ月毎の契約更新のサービスの場合は、年契約にして、その分値引きを求める と言った事も可能になります。
大体の企業では、1年で予算を取得しているはずなので、こう言った値引きテクニックは是非ご利用ください。
対応端末とOS
PCだけでなく、スマホ・タブレットで閲覧できるか、またPCの場合 Macは対応しているか、Windowsだけでなくクロームは対応しているか など、対応端末と対応OSも選定ポイントとして重要です。
最近ではクロームブックという、OSがChrome OS というグーグル独自のOSが搭載されたPCが、世界的に人気です
このクロームブックは低価格なので、若い方や動画閲覧などのセカンド端末として人気で、ビジネス向けにもリリースを予定しているので、今後はクロームブック対応も考慮する必要があるでしょう
操作性
自社の社員が操作できるかの 操作性も選定において重要です。
大体こう言った社内情報共有ツールは、ITスキルが低い人に合わせると導入がスムーズになりますので、自社のITスキルを想像してみてください。
上記で、社内情報共有ツールを導入する上で、考えるべき選定ポイントが明確になったかと思います。
以下から弊社が提供している、社内情報共有ツールのGROWI.cloudを紹介を行います。
社内情報共有ツールのGROWI.cloudを紹介
社内情報共有ツールのGROWI.cloudは社内wikiとして利用できる、情報共有ツールです。
社内wikiは、システム設計書の共有や、対応マニュアルや議事録などの共有に利用できるツールでGROWI.cloudは以下の特徴があります。
GROWI.cloudの特徴
GROWI.cloudは情報共有をもっと身近に、もっと手軽にをコンセプトに
- テキストも図表もどんどん書ける、強力な編集機能
- チーム拡大に迅速に対応できる管理者向け機能を提供
- 充実した機能・サポートでエンタープライズにも対応
という３つの特徴を兼ね備えています。
GROWI.cloudの導入企業
開示可能な導入事例は以下になります。
- 株式会社オプティム様
- インターネットマルチフィード株式会社様
- 株式会社エイチーム様
- 株式会社HIKKY様
などその他多数の企業が導入しています。
まとめ
上記の通り、情報共有ツールでは導入の目的を決め、必要なツールを選定していく事が必要です。
選定に際して、不明点があれば是非本記事をご活用ください。
