社内snsを利用する際のおすすめのルールや運用ノウハウを解説
みなさん社内snsは使っているでしょうか？
使っていたとしても「上手く使いこなせていないな」「業務効率が良くなった実感がないな」と感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか？
そこで今回の記事では、社内snsを利用する際のルールを解説します。この記事を読めば、社内snsの運用ルール作成に役立てることができるでしょう。
Contents
社内snsとは
社内snsは、主に社内・組織の人物とコミュニケーションを図るためのツールです。社内での連絡事項の共有や、社員同士のコミュニケーションを図るために導入されます。
snsと聞くと、主にTwitterやInstagramをイメージする方が多いと思います。これらのsnsでは、知人とラフなコミュニケーションを取ることができます。
社内snsは「ビジネスで利用するsns」であることから、社員同士がメールよりも気軽にコミュニケーションを取れる点が特徴です。
社内snsは主にチャット機能がメインになりますが、ファイルやデータを送信して業務のやり取りができるものや、タスクをカレンダーと連携して、進捗の管理ができるものなどもあります。日々の日報の提出や管理で使用するケースもあります。
ビジネスチャットや、グループウェアなどは外部と連携する場合があるのに対し、社内snsはほとんどが社内限定で使用されます。
また社内snsは、人数に応じて無料で利用できるものや、月額の利用料金が発生してくるものなど、さまざまな種類があります。用途に応じて会社に合ったものを選ぶといいでしょう。導入後は、利用する際の運用ルールを決めることが大切です。
社内snsを利用するメリット、デメリットとは
社内snsを利用するメリット・デメリットをそれぞれ3つご紹介します。
社内snsのメリット
社内snsを利用するメリットは、主に3つあります。1つ目は、社内のコミュニケーションの活性化が期待できることです。部署間はもちろん、部署を横断したコミュニケーションも可能です。
同じ会社の社員であっても、部署が違うと仕事内容も異なるため、社員同士の関わりが少ない会社も少なくないでしょう。また、社員の移り変わりが激しい場合などは直接のコミュニケーションが難しい場合もあります。
これまで社内snsを導入していない会社では、社内のやり取りはメールを利用することが一般的でした。しかしメールの場合は定型文が必要なため、部署を横断して積極的なコミュニケーションが生まれやすい環境とはいえません。
一方で社内snsの場合、チャット形式であるため基本的に定型文が必要なく、用件のみでスムーズに本題に入ることができます。連絡を受けた側も簡単にやり取りやリアクションできるため、社内のコミュニケーションが活性化しやすいといえます。
たとえば、新サービスの開発する際に部署の垣根を越えて意見を求めることで、知見を得ることができたり、新しい発想が生まれたりすることもあります。サービスの改善だけでなく、コミュニケーション不足を理由とした連携ミスなども減らすことができるでしょう。
社員のコミュニケーションが増えれば、社内の風通しもよくなることが期待できます。万が一社内不正が発生した場合でも早期に発見でき、大事になる前に対処できる可能性もあるでしょう。
2つ目は、素早い情報共有ができることです。社内snsを利用すれば、複数人が確認できるチャットルームを作成でき、容易にメッセージを送受信できます。
複数人への情報共有をメールで行う場合、都度アドレスを宛先に設定する必要があります。その手間を省けるのは非常にメリットといえるでしょう。社内snsであれば、頻繁に確認することも多くなるため、素早い返信も期待できます。
さらに社内snsはクラウド上で情報を管理でき、必要に応じて資料を検索しやすいこともメリットの一つです。時系列に応じてさかのぼれば共有事項を探すことができたり、ファイルや写真などであっても名前で検索ができたりするため、メールなどと比較しても情報が見つけやすいといえるでしょう。
3つ目は、リモートワークなどの多様な働き方に柔軟に対応できることです。勤務地が限定されず、インターネット環境があれば、どこでも仕事の連絡ができます。リアルタイムでやり取りが容易になったため、リモートワークであっても管理職が部下の生産性を管理することも可能です。
出張が多い会社では、電話がつながらなかった場合に社内snsで進捗を報告できるなど、役立つ場面も多いです。他のサービスと連携している社内snsでは、ビデオ会議にスムーズに移行できるものもあります。
社内snsのデメリット
デメリットも３つご紹介します。デメリットは社内snsの運用ルールを定めることで改善できる場合もあります。
1つ目は、導入しても一部の社員しか使わないケースがあることです。snsを積極的に使用する人としない人がいるように、運用ルールを決めないと、発言する人が固定化されてしまう可能性は高いといえるでしょう。
また、社内snsの使い方がわからない社員がいる場合もあります。導入する際、デジタル機器が苦手な人が多い会社は、できるだけ操作が簡単な社内snsを選ぶといいかもしれません。機能が充実した社内snsも便利ですが、導入する際には社員が機能を使いこなせるかどうかを事前に検討しましょう。
導入する際には、少人数でテストしてから社内やチーム全体で導入すると失敗を防げます。既存のツールの停止や、社内snsを利用したほうがよいもの、ほかのツールで代替できるものなどを総合的に判断しましょう。
テスト時に利用した社員を社内snsの質問受付の担当にするなど、ある程度使用方法を理解している従業員を設置すると、導入時にトラブルがあった際も安心でしょう。
2つ目のデメリットは、依頼したものが流れてしまう可能性があることです。コミュニケーションが容易であることの裏返しとも取れますが、納期までに依頼したものや、重要な共有事項がしっかりと確認されずに流れてしまう恐れがあります。
とくに人数が多いチャットルームで共有された情報は、個人単位で確認しているかどうかが不明瞭なため、重要な伝達事項であっても確認漏れが生じる可能性があるでしょう。
重要な伝達事項などは、別途進捗を管理するツールや、直接のミーティングなどで伝えるなどの対策が必要になるかもしれません。納期があるものはタスク化して送れる社内snsもあります。
3つ目は、社内snsを適切に管理しないと内部情報や顧客情報の流出の恐れがあることです。すぐに確認できる社内snsは、パソコンだけでなくスマートフォンのアプリに対応したものもあります。
しかし、個人で所有するスマートフォンで社内snsを開けるようにすると、顧客情報などの管理は各人にゆだねられてしまいます。個人情報の取り扱いにおける社員教育の徹底や、万が一に備えてセキュリティ対策をする必要があるでしょう。
社内snsを利用する際、守るべき運用ルールとは
メリット・デメリットを理解したうえで、社内snsの運用ルールを設けましょう。社内snsを利用する際に守るべき運用ルールを網羅的に解説します。紹介したすべてを運用ルールとして定める必要はありません、必要だと感じた運用ルールがあればぜひ取り入れてみてください。
それぞれ抱えている課題を解決するために必要なものをピックアップして企業に沿った運用ルールを作成しましょう。
社内の連絡は社内snsに決める
1つ目は、社内の連絡は社内snsと決めることです。基本的に外部とのやり取りはメール、社内でのやり取りは社内snsなど統一しましょう。使う際の迷いなどが減り、社内snsの使用頻度の向上が望めます。
新しく社内snsを導入する場合は、いずれかの既存ツールでやり取りしている場合が多いと思います。メールや社内snsなど、運用ルールを定めないと何のツールを利用するべきかわからず、ストレスになってしまうでしょう。
結果的に社員も使い慣れているツールを利用することが増え、せっかく導入した社内snsが利用されなくなってしまうリスクもあります。したがって、事前に社内snsを利用するというルールを設けると安心です。
定型文を使わない
2つ目は、メールなどで使う定型文を使わないと決めることです。お互いに顔がわかっているにもかかわらず、定型文を送り合うのは非効率です。
たとえば「お世話になっております。○○部の○○です。」といったメールで必要な文章をイメージしてください。こういった定型文があると、業務の効率化が図れなくなってしまいます。社員同士が素早くメッセージのやり取りを行い、効率的に業務を進めるためにも、定型文は廃止するルールを作るとよいでしょう。
また、部署を横断したコミュニケーションなどは、挨拶が必要なケースもあります。状況に応じて臨機応変な対応を求めることも伝えておきましょう。
利用時間を決める
3つ目は、社内snsを利用する時間を決めることです。「社内snsを利用するのは会社での勤務時間内のみ」などのルールを設けてみてください。社内snsで勤務時間外も通知を確認しなければいけない状態では、社員が疲弊し、社内snsを見るのも億劫になってしまうでしょう。
勤務時間外は返信不要などのルールをさらに設けておくと、勤務時間内に集中して業務に取り組む体制を整えることができます。結果的にメリハリが生まれ、より生産性の向上が期待できます。
リアクションをつける
4つ目は、投稿などのメッセージにリアクションをつけることです。情報の共有事項がある場合は、メッセージに対するリアクションを決めておくと、見ているかどうか確認できます。
投稿する側もリアクションがないと、必要な伝達事項がしっかりと伝わっているか不安になると思います。「確認できていなかった」といったトラブルの防止にもなるでしょう。
またリアクションがあることで、発言しやすい環境を整備できます。とくに新入社員や若手社員は、自身の投稿で会話が途切れてしまったり、発言を無視されてしまったりすることを心配しているケースがあります。管理職や上司が積極的にリアクションするように心がけるとよいでしょう。
プライベートの利用禁止
5つ目は、プライベートで社内snsの利用を禁止することです。社員同士の個別のやり取りは確認できないため、厳重な管理は難しいかもしれませんが、社員によっては公私混同してしまう場合もあります。
社員同士のやり取りは仕事に関する内容だけにするなど、ある程度制限することが必要です。また、場合によっては直接のDMを禁止したり、個人的なやり取りがあったりしたら報告してもらったりする仕組みを作る必要があるでしょう。
目的を明確にする
6つ目は、社内snsを利用する目的を明確にすることです。どういった課題を解決するために社内snsを導入したのかなどの共有を行うことで、積極的な利用を促せるでしょう。
たとえば「情報伝達のスピード感を向上するために導入した」と伝えれば、返信が遅い社員の返信速度の改善が見込めるかもしれません。目的を正しく伝え、利用してもらうようにしましょう。
タスクツールとの連携
7つ目は、仕事の依頼はタスクツールと連携することです。先述したようにタスクが流れてしまうと、顧客とのやり取りや納期などに支障をきたしてしまう恐れがあります。
タスクツールとの連携や、社内snsを導入するときにタスクツールを導入し、進捗管理も同時並行で行えるようにすると便利です。
権限を設定する
8つ目は、アクセス権やトークルームの権限を設定することです。社内のファイルに関しては漏えいを防ぐためにも、権限を事前にどうするか考えておく必要があります。
閲覧できる権限を社内のメールアドレスに限定したり、トークルームの開設権限を管理者以上に限定したりするなどの対策を行いましょう。
社内snsを利用する際におすすめノウハウをご紹介
社内snsを利用する際には、おすすめのノウハウをご紹介します。実際に社内snsを活用できている事例を真似しながら、自社に取り入れていきましょう。
個人プロフィールの充実
まず、個人のプロフィールを充実化することです。社内snsを利用する際は、個人写真を設定するようにしましょう。個人の写真はどのような写真でも可にするか、スーツ姿などの特定の写真にするかによってもコミュニケーションの違いが生じる場合があります。
あくまでも企業としてのコミュニケーションツールとして使用する場合、もしくは、プライベートの写真も可にして社員同士のコミュニケーションを積極的にしたい場合などで使い分けましょう。
プライベートの写真は会話のネタになったり、趣味の話につながったりするので、コミュニケーションの活性化につながる可能性もあります。
また、所属部署の記載もルール化するといいでしょう。とくに大企業の場合は、働いているオフィスや階数が異なると、チャット以外で顔を合わせることも少ないかもしれません。情報の共有など、誰が投稿した内容か一目でわかるように工夫することが大切です。
ポジティブなものとして活用する
社内snsをポジティブなものとして使うこともコツの一つです。たとえば、トップダウンで情報を共有するためだけに社内snsを利用しても、若手社員の発言が増加することは見込めないかもしれません。
たとえば営業でうまくいった成功事例などを上司が積極的に発言する環境を作ることで、部下や若手社員であっても上司と積極的にコミュニケーションを取れるツールとして認識しやすくなります。
何か新しい知見を得たときの情報共有スレッドなどがあると、ささいなでき事でもポジティブな内容であれば、リアクションしやすくなります。管理職が意識的に投稿を増やすことがポイントです。
社内snsや、投稿が得意な社員を巻き込むことで、新入社員や若手社員であっても発言しやすい環境を徐々に作ることができるでしょう。
当然ですが、誰であってもネガティブな書き込みはよい気持ちがしないものです。会社に対する不満や社員同士の悪口には厳重に注意してください。社員がsns離れしないためにも管理職がルールとして定めてもよいでしょう。
研修後のフォローアップで活用する
若手社員や新入社員の研修後のフォローアップのために社内snsを使用することも有効です。社内snsは情報共有のためにトップダウンでしか使用されない場合があります。しかし、ボトムアップによる業務の改善を図ることも可能です。
たとえば若手社員が部署に対して、研修で学んだ知識を共有することなどがあります。既存社員も新たな気づきの発見があったり、共有事項の中には業務の効率化につながる案があったりするかもしれません。
また若手社員と部署のなかでコミュニケーションを取ることで、チームワークが生まれることも期待できるでしょう。
まとめ
社内snsを利用する際のルールを詳しくご紹介しました。社内snsは有効に利用すれば、社内のコミュニケーションの活性化や素早い情報共有などができる、便利なツールです。
社内snsを使用するにあたって、どんなルールが必要であるか検討し、社内の誰もが使いやすくなる運用ルールを作成しましょう。社内snsでコミュニケーションを活性化させ、働きやすい職場環境を整備していきましょう。
ちなみに今回ご紹介した社内sns以外にも、社内Wikiというツールもあります。
そんな社内Wikiツールの一つ、GROWI.cloud を紹介して終わりたいと思います。
GROWI.cloudは弊社WESEEKが開発した社内Wikiツールです。
多人数でリアルタイム同時編集ができて動作も軽く、編集履歴の自動保存や過去の作成履歴の閲覧も可能です。
またアップロードしたファイルは、ページ全文検索やタグ検索によって見つけやすく、さらに管理者向け機能も搭載しています。
さらにユーザーグループ機能で情報の公開範囲を自由に指定することや、閲覧権限の設定などもできるため、チーム拡大の際にも迅速に対応できます。
料金は月額固定制で、月額6,050円（税込）〜で利用できます。
社内Wikiについて興味を持たれた方は、ぜひGROWI.cloudをチェックしてみてください。
また社内SNSは情報共有ツールの一種でもあります。
情報共有ツールについて詳しく知りたい方は情報共有ツールについて解説している記事もぜひ読んでみてください。
