社内wikiでドキュメント類のバージョン管理をしよう！

2021-05-112024-04-11

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はじめに

皆さんは、会議資料や議事録、契約書などのドキュメント類の管理をどのように行っていますでしょうか？

社内wikiというツールを活用することで、ドキュメント類の管理・更新がしやすくなる他、社内への共有にも活用することができます。

この記事では、そんな社内wikiを活用することのメリットとドキュメント類のバージョン管理を社内wikiで行うメリットについて解説します。

ここからは、以下3つの社内wikiを活用するメリットについて解説します。

社内wikiではページ単位で情報を管理しています。そのページは社内wiki内部で検索にかけることで容易に入手することができます。

更新が必要となった会議資料や手順書などを探す手間をかけずに入手できるので素早く更新作業ができます。

社内で管理しているドキュメントには特定の人に閲覧や更新ができてはいけないものあります。

社内wikiでは、ページごとに公開する範囲を決めて閲覧者を制限できたりユーザーごとにページの作成や更新ができるかできないかを設定できたりします。

社内でも安全なドキュメント類の管理と共有を実現したい方にはうってつけの機能となっています。

社内wikiでは階層構造でページを管理しており、1つのツールで様々な部署やプロジェクトのドキュメントの情報を一元管理することができます。

部署やプロジェクトごとで異なるツールを活用してドキュメント管理していると、管理者どおしでの情報の共有や異動になった人にツールの活用方法をレクチャーしなくてはいけないなどの点で課題が発生してしまいます。

そうならないためにも、社内wikiという1つのツールで様々なチームの情報を管理できるようにしておくとよいでしょう。

これまで、社内wikiを活用するメリットについて解説してきました。

ここからは、ドキュメント類の管理という用途に社内wikiを活用するメリットについて解説します。

解説する主なメリットは以下の3つです。

社内wikiでは蓄積したドキュメント類などの情報を簡単に入手することができます。

そのため、更新が必要となったドキュメントをいつでも素早く入手することができ更新作業をスムーズに行うことができます。

また、過去の更新履歴も参照することができるのでどのような変更が加わったのかも容易に把握することができます。

社内wikiではSlack(スラック)のようなチャットツールと連携できるツールもあります。

ドキュメント類の更新や新規作成が行われた際に、特定のチャンネルに通知が飛ぶような設定をすることができるので社内への通知も漏れなくスムーズに行うことができます。

社内wikiはドキュメント類の管理・共有のみではなく、仕事のノウハウやナレッジなども管理・共有することができます。

普段時間が合わずになかなか聞き出すことができないベテラン社員のナレッジが社内wikiに残されていると、組織全体で業務効率の向上にもつなげることができます。

いかがでしたか？

社内wikiを活用すればドキュメント類の管理・更新を楽に行うことができます。

また、ドキュメント類だけでなく社内に眠る貴重なノウハウやナレッジなどの共有にも役立ちます。

ぜひ社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか？