ナレッジ共有とは？ 成功のポイントとおすすめツール11選紹介
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ナレッジ共有とは
ナレッジ（knowledge）とは、直訳すると知識のことです。ビジネス用語としての「ナレッジ」は、業務に関する単なる知識だけでなく社内に蓄積されたスキルやノウハウを指します。具体的には、製品の仕様書や設計書、業務マニュアル、研修資料、引継ぎ資料、社内用語、議事録などがあげられます。
そして「ナレッジ共有」とは、「ナレッジ」を個人レベルではなく組織に属するメンバー間で共有することを意味しています。
ナレッジ共有により有益な情報が浸透するので、営業部門においては一人ひとりの売上がアップするでしょう。営業成績トップの社員が、どのようにして売上目標を達成しているのかを他の営業メンバーと共有すれば、全体の営業力底上げが期待できます。
もちろんナレッジは売上に関することだけではありません。人事や経理、企画、生産部門など、あらゆる部門に関係があります。日々の業務に関する有益な情報が浸透すれば、組織全体の生産性向上にもつながります。
またナレッジを共有することで、組織の課題となっている業務の属人化も防げるのです。
ナレッジ共有のタイプ
ナレッジは2つのタイプに分けられます。それぞれの特徴を詳しく説明します。
暗黙知
寿司の板前や町工場の職人などがもっている技術は「教わるものではなく、見て盗むものだ」とよく言われます。このように言葉での説明が難しく簡単に共有できない知識や情報を「暗黙知」といいます。
ビジネスシーンでの暗黙知は、セールストークやトラブル対応、人の話をよく聞くなど、その人のセンスによる部分が大きいスキルを指します。
暗黙知は他のメンバー、ひいては会社全体にとって有益な情報であるにもかかわらず、共有しにくいのが特徴です。そのため属人化しているケースが現状では多々見受けられます。
形式知
「形式知」とは、暗黙知とは対照的な「言語化された客観的知識」で、文章・図形・数式など、目に見える形で表せる知識をさします。
たとえば個人の経験に基づく知識や営業手法などのマニュアルや研修資料、トークスプリクトが形式知です。
ナレッジ共有では、おもに形式知を対象としています。
なおナレッジは紙ベースで保存するだけでなく、PC上にデータ化することで、いつでもどこからでも閲覧できるようにすることがポイントです。
ナレッジ共有の重要性
なぜナレッジ共有が重要視されるのでしょうか。おもな要因を説明します。
転職などで高まっている人材流動性
1つ目の要因は、転職などで人材流動性が高まっていることがあります。ナレッジが個人レベルの場合、その人が転職してしまえば貴重な情報を継承できません。それは企業としての損失につながります。そこでナレッジを会社全体で共有・保管する必要性が高まったのです。
また個人に重要な情報が集約されていると業務の属人化のリスクが高まるので、それを回避するねらいもあります。
働き方の多様性
リモートワークをはじめとして働き方が多様化しつつあります。これにより、従来はオフィスという「場所」に紐づいていた情報を管理しにくくなりました。
そのため「個人」や「場所」に制限されない情報共有の方法が模索されるようになったのです。
ナレッジ共有で得られるメリット
ナレッジ共有は、絶え間なく変化するビジネスシーンにおいて必要不可欠であることがわかりました。
では企業がナレッジ共有できると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
業務の効率向上
ナレッジ共有することで、成功事例や業務フローのほか失敗事例も多くの社員でシェアできるので、売上増加や業務効率向上が見込めます。
またこれまで1対1で教育してきたスキルやノウハウをマニュアル化して共有すれば、業務に費やす時間や手間を低減できます。
ナレッジ共有は業務の属人化を防ぐとともに業務のクオリティを平準化させるので、担当者が変わっても一定のパフォーマンスが維持できるでしょう。
教育コストの削減
従来、社員研修や、異動などに伴う業務引き継ぎの際には、多くの時間や費用をかけていました。しかしナレッジ共有が進めば、これらのコストを削減できるでしょう。
また新人教育をマニュアル化すれば、教育の基準を一定レベルに保つことが可能です。
社員の能力向上
日常業務においては、同じ条件やフローのもとで、同じ結果が起こることが多いものです。
成功事例を共有すれば業務の再現性が高くなります。失敗事例も共有すれば、よいものは真似、悪い例は早い時点で改善策を打ち出すなど、ケースバイケースで前例を踏まえた対応が可能になります。結果として、年次などに関係なく社員一人ひとりの業務レベル底上げにつながるでしょう。
ナレッジ共有ツールの選び方ポイント
社内でナレッジ共有するには、ツール導入が不可欠です。ナレッジ共有ツールとは企業や各部署、従業員が独自に有している「ナレッジ」を、収集・管理・活用できるツールです。
数あるツールのなかから自社に合ったものを選ぶポイントを紹介します。
誰でも使用できるか
「共有」という最大の目的を達成するには、使い勝手のよさが重要です。社員全員が高い情報リテラシーをもつとは限りません。機能の多さや高さも重要ですが直感的なインターフェースやシンプルさも重視しましょう。
使いやすければツール利用のハードルが下がり、業務効率化や社員のレベルアップという最終ゴールに近づきやすくなります。
目的に応じた料金か
ナレッジ共有ツールの料金やスペックが予算に見合っているかも重要ポイントです。
ナレッジ共有ツールには無料と有料プランがあります。
無料なら初期投資は抑えられますが、目的とする機能が搭載されているとは限りません。有料プランにするとしても利用人数やオプション機能によって料金設定は変わってきます。
予算だけでなく「ナレッジ共有でなにがしたいのか」「利用人数はどのくらいか」を明確にしたうえで、最適なプランを選択しましょう。
権限管理が簡単か
多くの人がツールを利用する場合、メンバー全員にすべての権限が付与されると、秩序だった管理ができません。
分類方法や投稿内容の管理者が必要です。かつ権限の管理方法はシンプルなものが適しています。
以下のような権限の範囲が設定できるといいでしょう。
・投稿できるのは○○権限まで
・編集できるのは○○権限まで
・カスタマイズは管理者権限のみ
充実したセキュリティか
ナレッジ共有ツールには、会社の財産であるノウハウやデータなどを蓄積していきます。これらの機密情報が外部漏洩すれば、会社は大きなダメージを受けることになります。
そのためセキュリティ面のチェックは欠かせません。特にクラウド型の場合は、セキュリティ対策が徹底しているかを重視しましょう。
ツールのサポート体制は充実しているか
ツール導入後にもトラブルは起こるものです。利用に関するトラブルに対して電話やチャットでのサポートが受けられるかをチェックしましょう。また企業へのサイバー攻撃は日々進化しています。操作面だけではなくセキュリティ面でのサポートを継続して受けられるかも確認しましょう。
おすすめナレッジ共有ツール 11選
数あるナレッジ共有ツールから、おすすめの11選を紹介します。
GROWI.cloud
GROWI.cloudはシステム開発のプロフェッショナル「WESEEK」が提供するナレッジ共有wikiツールです。
GROWI.cloud の特徴は強力な編集機能です。テキストはもちろん図表もストレスなく作成できるほか、議事録編集に便利なリアルタイム多人数同時編集機能を搭載しています。全文検索も可能と、ユーザーの使い勝手が考慮されています。
社内の情報共有、複数企業によるプロジェクト情報を集積するツール、注意点やサポート情報の共有など、すでにさまざまなビジネスシーンで活用されています。
LDAP認証やIPアドレスフィルタリング（有料）を利用することで、関係・協力企業が特定の環境下でしか利用できないように制限を設けるなど、セキュリティ面でも万全です。
料金設定は定額制のため、メンバー増減にも迅速・柔軟に対応可能です。
公式サイト：https://growi.cloud/
Confluence
Confluence（コンフルエンス）はオーストラリアのAtlassian社が運営する社内情報共有ツールです。Atlassianが提供しているプロジェクト管理ツール「Jira」、タスク管理ツール「Trello」と提携も可能です。
Confluenceはナレッジ共有とプロジェクトマネジメントの機能を併せ持つツールで、メンバー同士の情報共有だけでなく共同作業や部門を越えたコミュニケーションを可能にします。同時にSNSとしての機能も兼ね備えており、投稿や発言をしたくなるような仕組みを設けているのが特徴です。文字だけでなく、画像や動画、GIFの添付ができるほか、テンプレートを利用すれば見栄えのよいドキュメントや議事録も、簡単に作成できます。
各種クラウドステージとも連携できるので、業務のプラットフォームとして利用しやすいでしょう。強制的な2段階認証や組織監査ログ機能があるので、乗っ取りやなりすまし、内部不正や情報漏洩へのセキュリティ対策も万全です。
公式サイト：https://ja.atlassian.com/software/confluence
Notion
Notion（ノーション）は、「All-in-one workspace」をコンセプトにした万能メモアプリです。文字どおり、あらゆることをひとまとめにできます。これまでのようにドキュメント、表計算、ファイル管理、タスク管理などの用途に応じて複数のツールを使いわける必要はありません。
一般的なメモのほか、顧客データベース、マニュアル、議事録などを自由に作成可能です。ドラッグ＆ドロップがメインの直感的な操作性なので、パソコンスキルの低い人でもストレスなく使いこなせるでしょう。Evernote、Trello、Google Docsなどで保存したデータがワンクリックでインポート可能なこともポイントです。
なおNotionは当初は日本語対応されていませんでしたが、2021年に日本語版がリリースされました。
公式サイト：https://www.notion.so/ja-jp/product?utm_source=google&utm_campaign=14877655427&utm_medium=125922091617&utm_content=552465064287&utm_term=notion&targetid=aud-1053779029641:kwd-312974742&gclid=Cj0KCQiAhf2MBhDNARIsAKXU5GSJg3C_qEeMBrpMyh3sh3BmVtMXleG-60lpMyrMekfBig1X18HmezsaAuJ7EALw_wcB
Evernote
Evernote（エバーノート）は、多機能メモアプリです。テキストだけではなく、ファイル、写真、ボイスメモなど、さまざまな形式のデータを記録して一元管理できます。タスク管理や議事録作成も可能です。メモアプリながら高性能の検索機能を搭載しているので、必要な情報に素早くアクセスできます。さらに製品情報や名刺など重要文書をスキャンして保存が可能なので、ペーパーレス化にも貢献します。
マルチデバイス対応なので、保存した情報はデスクトップ、スマートフォン、タブレットのすべてで同期され、必要なときにどこからでもアクセスできることも強みです。
公式サイト：https://evernote.com/intl/jp/
DropboxPaper
Dropbox Paper（ドロップボックス ペーパー） は、オンラインストレージサービスの「Dropbox」が提供するドキュメント作成・共有に特化したツールです。Dropbox ユーザーなら Paper を無料で利用できます。
Dropbox Paperでは議事録、アイデア出し、ガントチャート（計画）、仕様書、マニュアルなど豊富なテンプレートから、目的・用途に合わせてドキュメントを作成できます。マークダウン方式が採用されているほか、チェックリストやコメントなどの機能も豊富に用意されています。
作成後のドキュメントはDropboxに保存され、シームレスに利用できることも特徴です。また30 日以内であればDropbox アカウント内の全データは復元や巻き戻しが可能なので、ハッキングやウイルスはもちろん、意図しない削除から重要なファイルを保護できます。
公式サイト：
https://www.dropbox.com/ja/paper
Googleドキュメント
GoogleドキュメントはGoogle社が無料提供する、オンラインでドキュメントを作成・編集・共有できるサービスです。社内外を問わず複数人での同時編集機能を重視する企業におすすめです。
Wordを扱うような感覚で、リンクや画像、図表などを簡単に追加しながら投稿できます。また、メンバーが指摘した箇所がひと目で分かるコメント機能や、スペルミスなどをアラート設定できるチェック機能がユーザーをサポートします。
作成したドキュメントは、WordやExcelなどさまざまなファイル形式で書き出せますし、記事ごとにリンクを発行後、許可設定して共有も可能です。
なおGoogleドキュメントはGoogleドライブと一体化しているため、作成した文書は自動的にGoogleドライブに保存されます。
公式サイト：https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/
Scrapbox
Scrapbox（スクラップボックス）は企画書やマニュアル、アイデアなどの文書を一括管理できるナレッジ共有ツールです。画像や動画、地図も簡単に添付できるため、視覚効果に訴えながら情報を共有できます。親しみやすいシンプルな構造は、投稿に対する心理的ハードルを下げてくれます。
ナレッジの量が増えると懸念されるのがフォルダの分類や整理です。しかしScrapboxには単語をキーワードにして、異なるドキュメントを自動でリンクする機能があるので、フォルダをたどることなく関連情報にスムーズにアクセスできます。
セキュリティ面は強固で、さまざまな認証方式に対応しているほか、外部からの脆弱性検査も行われています。
公式サイト：https://scrapbox.io/product
Senses
Senses（センシーズ）は、もともとはBtoB営業に強い営業支援システムですが、スキルの属人化を解消したい企業におすすめのナレッジ共有ツールでもあります。
Sensesを活用することで、営業担当者の個々のノウハウや案件ごとの具体的なアプローチ方法の共有が実現します。また蓄積されたデータをもとに学習し行動に移せば、他メンバーの売上増加にもつながります。
具体的には、その日の行動、顧客情報、顧客とのやりとりを記録することで、チーム全体営業活動を管理できるほか、AIが営業案件を分析し、取引先情報や類似案件に基づき次のアクションを提示してくれます。またチーム内案件の進捗状況はステータスごとのカードで表示するので、直感的に把握できます。リモートワークでもメンバーの状況をひと目で共有できるでしょう。さらにOCR機能を使えば名刺や議事録のスキャンや文字起こしが可能なので、事務処理時間を削減し営業活動に集中できます。
また、外部アプリケーションと連携してGmailの内容やGoogleカレンダーの内容を取り込めば、入力のし直しなど無駄な手間を省けます。
公式サイト：https://product-senses.mazrica.com/
Microsoft Teams
Microsoft Teams（マイクロソフトチーム）は、マイクロソフト社が開発・提供しているサービスです。通常はMicrosoft 365やOffice 365 Business Essential/Premiumプラン内で提供されます。
Microsoft Teamsの特徴は、ドキュメントだけでなくチャット・通話・ビデオ会議・ファイルの共有が可能なことです。Microsoft Teams内のファイルを共有し、Word、PowerPoint、Excel などのアプリでの共同編集をリアルタイムで行えます。普段から利用しているOfficeファイルの操作が基本なので、利用方法を理解しやすこともメリットの1つです。
有料版と無料版がありますが、無料版でもチーム内のチャットやファイル管理、ビデオ会議は有償版と同様に利用できます。規模の小さい企業やチームにはおすすめの共有ツールです。
公式サイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
Knowledge
Knowledge（ナレッジ）は、自社サーバーにインストールできるオープンソースの情報共有サービスです。Github上のソースコードが公開されているので、無料で利用できます。
データは自社データベースに保存されますが、情報へのアクセスはシステムが適切に管理するため、情報が漏れる心配はありません。外部に置きたくない情報の共有をサポートします。
セットアップはダウンロードファイルを開くだけと簡単、マークダウン記法、キーワード検索、タグによるグルーピング、コメント機能など、ナレッジ共有ツールに必要な機能を標準装備しています。オープンソースのナレッジ共有ツールとしては珍しく、モバイルにも対応しているので、コストをかけずにツール導入したい企業におすすめです。
公式サイト：https://information-knowledge.support-project.org/ja/
PukiWiki
PukiWiki（プキウィキ） は、オープンソースのwikiツールです。豊富なプラグインで機能を拡張できることがポイントです。
PHPで書かれたソフトウェアなので社内のエンジニアリソースが使える場合は、自社用にカスタマイズできます。
誰でも投稿を編集できますが、編集可能なユーザーの設定も可能です。
公式サイト：https://pukiwiki.osdn.jp/
ナレッジ共有を成功させるポイント
ナレッジ共有を成功させるためには、単にツールを導入すればよいものではありません。ナレッジ共有を社内に浸透させ、目的を達成するためのポイントを説明します。
ナレッジ共有の範囲などルールを設ける
やみくもに情報を集めることがナレッジ共有の目的ではありません。クオリティの低い情報やノウハウばかり共有しても、生産性は向上しないからです。業務効率化を図るためには共有するナレッジの範囲をあらかじめ定めておきましょう。
範囲設定に必要な視点は「現場で実際に活用できる情報か」です。管理担当者が中心となって、必要性をよく検討し、優先順位をつけながら共有すべき情報の範囲を決めましょう。ルールを定めることで効率的に情報を活用できるほか、投稿・書き込みへのハードルを下げる効果もあります。
ナレッジ共有の管理者を設置する
多くの企業において、ナレッジ共有はまだ共通認識には至っていないものです。その場合はナレッジ共有専任管理者（ナレッジマネージャー）を設置しましょう。ナレッジ共有は幅広い領域をカバーするので、本業の合間にできるものではありません。ナレッジ共有の本質と仕組み、導入の目的を正しく理解している人物を任命するのがポイントです。
管理者は各部署でナレッジ共有のシステム活用をサポートし、情報集約の制度向上を図ります。またナレッジ共有の効果を定期的に検証することで、課題を抽出し、その解決策を探るサイクルを回していきます。
導入する目的を説明する
ナレッジ共有の目的は、優れたスキルやノウハウを共有して属人化をさけ、企業全体の価値を高めていくものです。特定の部署や社員だけに関係あるものではありません。
ナレッジ共有を成功させるには、ナレッジ共有の目的を全社員に説明し、理解を求める必要があります。そのステップをきちんと踏むことで、ツール利用に対するハードルが下がります。また目的を明示することで、本来の目的からはずれたアクションを減らす、導入そのものがゴールとなる「手段の目的化」を回避するという効果も期待できます。
共有ツールを活用する
ナレッジ共有の手段として「紙」を用いた場合、ファイリングや差し替えの手間と時間、印刷コストなどが発生するので、迅速な情報共有は困難でしょう。先ほど説明したようなクラウド型ナレッジ共有ツールを導入すれば、ストレスなく、迅速で効率的な情報共有が実現します。
クラウド型共有ツールの大きなメリットは、クラウド上でナレッジの共有ができることです。いかなるファイルでもすべて保存可能で、共有方法も管理できます。いつでもどこでもアクセスできるので、テレワークでも支障をきたしません。
まとめ
ナレッジ共有により、企業にとって有益な情報が部門を越えて把握できれば、売上増加や業務の効率化が実現します。そして企業価値そのものが向上するでしょう。
ナレッジ共有を社内にスムーズに浸透させるにはツール導入が不可欠です。自社の目的や規模を鑑みたうえで最適なツールを見極め、ナレッジ共有を進めてください。
