社内ポータルとは？ポータルサイトとの違いは？機能やメリット、事例も併せて詳しく解説します！

2023-02-272024-04-02

みなさまは社内ポータル（サイト）という言葉を一度くらいは耳にしたことがあるでしょうか？

耳にしたことはあるけど、

「ポータルってどういう意味？」「具体的にどんなことができるツールなの？」

と疑問に思っている方もいらっしゃるかと思います。

この記事では、社内ポータルのそもそもの意味から解説し、どのようなツールなのか、おすすめのブランドなども詳しく解説していきます。

Contents

1 社内ポータルとは？「ポータル」ってなんのこと？
- 1.1 ポータルサイトとの違いは？
- 1.2 グループウェアとの違いは？
2 社内ポータルの主な機能
3 社内ポータルのメリット
4 社内ポータルのデメリット
- 4.1 費用がかかる
- 4.2 重要な情報が見落とされる可能性がある
5 社内ポータルの成功事例
6 社内ポータルの導入を成功に導くための流れ
7 運用の際に気を付けること
- 7.1 情報を定期的に更新する
- 7.2 セキュリティ対策
8 おすすめの社内ポータル6選
9 社内ポータルサイトで生産性を向上させよう

社内ポータルとは？「ポータル」ってなんのこと？

ではまず社内ポータルとはどのような意味なのかを解説していきますね。

社内ポータルの「ポータル（portal）」とは、weblio英和辞典によると、

(宮殿などの大きな建物の)正門、表玄関、始まり、発端

などと訳されています。

「正門」や「表玄関」などの訳し方では少しイメージしずらいかと思われるので、「入口」と訳すと分かりやすいでしょう。

とすると、社内ポータルはまさに「社内の情報にアクセスするための入り口」ということですね。

ポータルサイトとの違いは？

社内ポータルの「ポータル」を含む他の単語として、ポータルサイトがありますが、せっかくなので簡単に解説していきますね。

ポータルサイトとは、ユーザーが詳しい情報にアクセスしたいときに初めて訪れるサイトのことです。

みなさんが普段使っているGoogleやYahoo!などが代表的な例ですね。

また、飲食店を検索したいときに使う「食べログ」や、美容サロンを検索したいときに使う「ホットペッパービューティー」などもその一種。

慣用表現では「～系ポータルサイト」という呼び方をし、食べログなら「飲食系ポータルサイト」、ホットペッパービューティーなら「美容系ポータルサイト」などと呼びます。

少し脱線してしまいましたが話を元に戻すと、社内ポータルとポータルサイトの主な違いは以下の3つが挙げられます。

用途
情報の公開範囲
機能

具体的な違いは、以下の通りです。

	用途	情報の公開範囲	機能
社内ポータル	情報の一元管理	社員のみ	ビジネス向け機能が豊富(○○など)
ポータルサイト	情報の検索	不特定多数	検索機能のみ

社内ポータルとポータルサイトの違い

それぞれ簡単に見ていきましょう。

まず用途ですが、社内ポータルは社内情報の一元管理なのに対して、ポータルサイトは情報の検索です。

例えば、社員の個人情報を管理したいとき、つまり社内情報を管理したいときに、Googleを使うことはありませんよね。

次に情報の公開範囲ですが、社内ポータルでは基本的に社内の人にしか公開されません。

それに対して、ポータルサイトは基本的に不特定多数の人に向けて公開されています。

Googleが特定の人にしか利用できないということはないですよね。

一部有料のものも存在しているかと思われますが、ポータルサイトの多くはすべての人が利用できるようになっていると考えて良いでしょう。

最後に機能ですが、社内ポータルは企業の業務効率改善を目的としているツールなので、より様々な機能が付いています。

ポータルサイトの主な機能が情報の検索なのに対して、社内ポータルは情報の検索はもちろん、掲示板機能やFAQ機能なども付いています。

社内ポータルの機能に関しては、このあとにも詳しく解説してあるので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

グループウェアとの違いは？

最後に一つ、グループウェアとの違いだけを紹介して、社内ポータルとは？の解説を終わりますね。

グループウェアとは、複数の人が一緒に業務を行う上で利用するソフトウェアのこと。

メール機能などの基本的な機能はもちろん、掲示板機能やスケジュール管理機能など、業務効率を改善する機能が複数搭載されているのが大きな特徴です。

中には社内ポータルの機能を内包しているグループウェアもあるので、グループウェア＞社内ポータルと認識するとわかりやすいでしょうか。

ですが、近年はグループウェアと称するサービスにも、社内ポータルと称するサービスにも続々と新しい機能が続々と追加されてきて、実質的な違い（機能的な違い）はなくなりつつありますね。

どんなグループウェアがどんなツールなのかをもっと詳細を知りたいという方は、別の記事でもグループウェアとは？について解説しているので、ぜひ読んでみてくださいね。

社内ポータルの主な機能

では続いて、社内ポータルにどのような機能が搭載されているのかを解説していきますね。

注意点として、運営会社によって多少なりとも機能が異なるということは頭の片隅に入れていただけたらと思います。

ここでは、社内ポータルが"一般的に備えている機能"を解説していきたいと思います。

社内報機能・掲示板機能

経営理念や社内の出来事などを社内に向けて発信する機能。

社内全体にプッシュ通知でメッセージを送ることができたり、社員全員のつぶやきをタイムラインで見ることができたりします。

Q&A機能

よくある質問とその答えを事前に記載しておく機能。

業務上の質問と回答を１か所に集約することで、業務につまずいたとき、他の人に質問して時間を奪ってしまうことなく自身で疑問を解決できるようになります。

コミュニケーション機能

個人間、または複数人でチャットや通話などのコミュニケーションができる機能。

メールでのコミュニケーションだとビジネスチャットのマナーなどを気にしなくてはいけなかったのが、社内ポータルのコミュニケーション機能だと、もっとフランクに話すことができます。

ワークフロー機能

稟議・申請・承認などの業務上の一連の手続きを電子化してくれる機能。

アナログ（紙媒体）で行うよりも格段にスピードが速くなるのはもちろん、ブランドによっては内容のチェックを行う機能が付いているものもあり、ミスの削減にも貢献してくれます。

社内wiki機能

社内の情報をwikipediaのように蓄積・管理し、情報共有を促進してくれる機能。

たとえば、業務マニュアルや作業手順書など、業務を進めるうえで参照する資料を社内wikiとして保存しておけば、ほかの部署の社員であっても検索するだけですぐに該当情報を得られます。

弊社WESEEKは、社内wikiサービスGROWI.cloudを運営しています。

社内ポータルよりも機能は限定的ですが、ナレッジの蓄積や情報共有には社内ポータルよりも高い効果を発揮。

社内wikiについてもっと詳しく知りたいという方は、ぜひ社内wikiとは？をご覧ください。

スケジュール管理機能

社内メンバーのスケジュール（カレンダー）を管理・共有する機能。

「～さんとプロジェクトの確認ミーティングやりたいんだけど、18:00って空いてたっけ？」のように、相手のスケジュールを確認したいときに、わざわざ本人に聞かずともカレンダーを見れば解決することができます。

社内ポータルのメリット

社内ポータルにはいろんな機能が搭載されていますが、実際にどのようなメリットをもたらしてくれるのか気になりますよね。

ここでは、社内ポータルのメリットについて詳しく解説していきます。

情報を一元管理することができる

一つ目のメリットは情報を一元管理することができる点。

さきほども紹介した社内wiki機能を使えば、社内にあちこちに散らばっている情報を一つのデータベースに集約することができます。

例えば、「あの資料ちょっと参考にしたいな」となったとき、社内ポータルを導入する前であれば、まず資料がどこに保存されているのかを突き止めなくてはなりません。

紙媒体に保存されている場合であれば、さらに時間がかかってしまうことでしょう。

ですが社内ポータル導入していれば、そのデータベース内で検索をかければすぐに見つかるのです。

「資料探しに時間を取られすぎているな、、」と感じているのなら、ぜひ導入を検討してみると良いでしょう。

弊社が運営している社内wiki、GROWI.cloudも社内ポータルと同様、資料探しの効率を大幅に向上させてくれるツール。

月額6,050円～から利用できるので、とりあえずローリスクで導入してみたいという方にもおすすめです。

「そもそも社内wikiが何なのかわからない」と言う方は、ぜひ社内wikiとは？からお読みくださいね。

情報共有が促進される

社内ポータルにはチャット機能や掲示板機能が付いているので、メンバー間や部署間の情報共有を手軽に行うことができます。

今まで簡単な連絡事項であっても口頭で説明するしかなかったのが、掲示板機能を使えば、ささっと書き込むだけで簡単に周知することが可能に。

情報共有のハードルが下がることで、情報共有の回数が増えていくのです。

社外からも情報にアクセスすることができる

ツールのブランドによっても異なりますが、社内ポータルにはPCだけではなく、スマートフォンやタブレットでも利用する事ができるものもあります。

例えば、出張で会社の外にいる際に、スマートフォンから手軽に社内情報にアクセスできると便利ですよね。

また近年は働き方改革によってリモートワークも普及しているかと思いますが、社内ポータルを活用すれば、オフィスワーカーとリモートワーカーが混在する会社でも、効果的なコミュニケーションが可能。

いつどこにいても簡単に社内情報にアクセスできるのは大きなメリットでしょう。

社内エンゲージメントを向上させることができる

社内のエンゲージメントをもっと高めたいと感じている方もいらっしゃるかと思いますが、社内ポータルならそれも可能。

例えば、経営理念の浸透率を向上させたいのであれば、掲示板機能を使って経営理念を周知すると良いでしょう。

また、コミュニケーション機能を活用すれば社内のコミュニケーションを増やすことができ、従業員同士の信頼関係の向上にもつながることでしょう。

離職率が高くて悩んでいるということであれば、もしかすると社内ポータルが解決策になるかもしれませんね。

ぜひ、社内エンゲージメントの向上のために導入を検討してみてください。

社内ポータルのデメリット

社内ポータルの導入がメリットばかりであるはずがないと感じていらっしゃる方もいるでしょう。

ここでは、社内ポータルのデメリットについて解説します。

費用がかかる

社内ポータルは無料で使えるものも存在しますが、基本的には有料のものが多いです。

費用をかけてもそれ以上のリターンが回収できれば全く問題はないのですが、もし失敗してしまった場合、導入費用が無駄になってしまう可能性も否めません。

この後に、社内ポータルの成功事例や導入を成功に導くための流れをご紹介しているので、ぜひそちらを参考にしてみてください。

重要な情報が見落とされる可能性がある

情報共有が促進される反面、不要な情報共有も活発化されることは念頭に置く必要がありますね。

誰もが簡単に情報を発信できるようになる分、わざわざ共有するまでもないことも発信してしまうケースもあるでしょう。

しかし、これは運用次第でカバーすることができます。

「このぐらいの小さなことはこっちのチャンネルで発信する」

「このぐらいの大きなことはこっちのチャンネルで全体周知する」

など、導入した後に、会社それぞれで最適な運用方法を模索していくと良いでしょう。

社内ポータルの成功事例

社内ポータルのメリット・デメリットはなんとなく理解されたかと思いますが、やはり具体的な導入事例を見た方がイメージが付きやすいでしょう。

ここでは、社内ポータルを効果的に構築した企業の事例を3つ紹介します。

社内ポータルの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

京都信用金庫

一つの成功事例は京都信用金庫です。

京都信用金庫は「日本一コミュニケーションがゆたかな会社づくり」を目指していましたが、店舗数92店舗、従業員数2000人規模の大きさであったため、顔と名前が一致しない人がいるというのが課題としてありました。

そこで、社内ポータルのTUNAGを導入。

Instagramのように写真を投稿できるチャンネルや、会社付近のおいしいお店を紹介できるグルメマップなど、最初はカジュアルなコミュニケーションの場を作ることから始まりました。

誰もが気軽に投稿できたので、導入前までは社内で目に留まることがなかった人も、投稿をきっかけにフォーカスがあたるように。

また、投稿をきっかけに新たな会話が生まれたり、共通の趣味の人同士で集まるというようなことも起こるようになったそうです。

出典：https://biz.tunag.jp/case/13815

SBSホールディングス株式会社

二つ目の成功事例はSBSホールディングス株式会社です。

SBSホールディングス株式会社は当時M&Aを繰り返し、22社からなるグループ会社を結成していました。

しかし、それぞれの会社ごとに情報共有のやり方が異なっており、非効率なコミュニケーションが発生していたそうです。

そこで導入したのがGaroon。

グループ各社の社員から役員までのスケジュールを可視化できるようになったおかげで、会議の招集をするときの在席確認が効率化されました。

以前はメンバーの予定を可視化するような仕組みがなかったので、わざわざ架電して相手の予定を確認したそう。

社内ポータルの導入によって非効率なコミュニケーションが解消されたのですね。

出典：https://garoon.cybozu.co.jp/mtcontents/cases/sbs/

三菱UFJ信託銀行

三つ目の成功事例は三菱UFJ信託銀行です。

三菱UFJ信託銀行は従業員のエンゲージメントを高めるための施策として、福利厚生の充実やキャリア開発のサポートなどを試みていましたが、それでもなお、企業の思いや具体的な取り組みを社内全体に浸透させるのに苦労していました。

もともと社内ポータルを導入していたものの、社内PCからしかアクセスすることができず使い勝手の良くないものだったため、かえって情報共有が困難に。

そこでたどり着いたのがYappli UNITEを使って、使い勝手の良いスマートフォンアプリを開発するという方法。

以前の社内ポータルでは実現できなかった、社内PC以外からのアクセスが可能になり、さらにプッシュ通知によってメッセージの開封率が大幅に向上しました。

従業員からは「自分のスマホでいつでも見たかった資料を見ることができてとても便利」などの声も多く上がっており、確かな手ごたえが感じられたそうです。

出典：https://yapp.li/voice/mufg.html

この事例を見ると同じ社内ポータルというツールでも、使い勝手の良さや企業ごとのマッチ度などによっても、導入の成功/失敗を分けそうですね。

成功するか失敗するかどうかは、結局導入してから事後的に分かってくるものですが、成功する可能性を高めるための方法はないのでしょうか？

この後の内容では、社内ポータルを導入する際のポイントについて解説していきますね。

社内ポータルの導入を成功に導くための流れ

社内ポータルの導入を成功に導くためには、順を追って適切なフローで進めていくことが大切。

弊社では以下の4つの流れを推奨しています。

運用責任者を決める
社内ポータルの構築目的を明確にする
要件に合わせてシステムを導入する
定着させる

1. 運用責任者を決める

社内ポータルが効果を発揮するためには、目指すべきゴール（理想の状態）の設定を行い、必要な機能・コンテンツの充足を行い繰り返し改善を重ねることが重要です。

漠然と運用していたのではなかなか成果に結びつかないため、社内ポータルを運用する際には明確な運用・管理責任者を決めておくことがポイントです。

責任者がサイトのパフォーマンスに責任を持ち従業員の反応も加味しつつリーダーシップを発揮することで、社内ポータルの有用性・効果性を着実かつスムーズに向上させていくことができます。

2. 社内ポータルの構築目的を明確にする

社内ポータルを導入する際は、導入・構築の目的を明確化しておくことが非常に重要です。

社内ポータルでどのような課題を解決したいのか、どのような理想の状態を実現したいのかを明確にしておくことで、有用性の高い社内ポータルを構築することができます。

反対に、目的が曖昧なまま導入を進めてしまうと、何をどのように活用するかが不明瞭な社内ポータルができあがってしまい、業務に役立てることも難しくなってしまいます。

社内ポータルは情報共有や業務効率の向上により業務上の課題を解決するために導入するものです。目的の明確化は必ず行いましょう。

3. 要件に合わせてシステムを導入する

導入目的が決まったら、必要な機能を絞り込み、導入するツールを選びましょう。

社内ポータルを導入する方法には、次の2つがあります。

SaaSを利用する方法
自分で作る方法

それぞれメリットとデメリットが異なるため、利用目的にあった方法を選択すると良いです。

SaaSを利用する方法

SaaSは、Stockやkintoneのようにサービス運用会社が提供しているソフトウェアです。完成された商品を契約後すぐに利用できるため、導入コストが低く、システムに疎い場合でも導入しやすいメリットがあります。

最近では使いやすく安価なサービスも多いため、特別な理由がなければSaaSを利用することをおすすめします。

自分で作る方法

自社専用システムを構築する場合、次の2つの方法があります。

WordPressやSharepointのフォーマットを活用する方法
ゼロベースでシステムを構築する方法

WordPressやSharepointでは、社内ポータル構築用のテンプレートが用意されており、これを利用することで社内ポータルの作成に応用できます。サーバーの契約や社内ポータルの運用は、自ら行わなければなりませんが、SaaSより安価にシステムを導入できるメリットがあります。

一方デメリットとして、WordPressやSharepointは、自由度に限りがあります。完全オーダーメイドでシステムを構築したい場合は、ゼロベースでシステムを構築しましょう。

いずれの方法で自作する場合もサーバー代や運用費が必要です。そのため、どうしてもオーダーメイドで開発したい場合を除き、SaaSを利用するほうがよいでしょう。

4. 定着させる

ツールを導入したらツールの使用が定着するようにフォローアップを行いましょう。

とくに大切なのは、次の2つのポイントです。

UIを重視する
ルールを設定する

UIを重視する

社内ポータルは、社内の誰もが利用するため、ITリテラシーの高低に関わらず、社内の誰もがスムーズに利用できるUIを設計することが重要です。

いくら役立つ情報を多数蓄積・共有していても、分かりにくく使いにくい社内ポータルは利用されません。

そのため、UIの設計には徹底的にこだわり、改善を繰り返すことが重要です。

ルールを設定する

社内ポータル導入時には、利用に関するルールを設けましょう。具体的には、次の4つのルールを決めておくと効果的です。

社内ポータルの確認タイミング
社内ポータルに乗せるべき情報と載せない情報
社内ポータルの更新タイミング
社内ポータル更新のフロー

とくに情報共有を促進させたい場合、積極的に社員に投稿してもらう必要があります。しかしこれらのルールが整っていなければ、自分の情報に価値があるのか判断できなかったり、更新の手間によって断念したり、利用が促進されません。

そのため明確でわかりやすいルールを事前に設定し、必要なタイミングで社内ポータルを使うような仕組みを作ることが重要です。

運用の際に気を付けること

社内ポータルを導入してもうまく運用することが出来ず、失敗に至ってしまうケースも少なくありません。

ここでは、失敗を防ぐために運用の際に気を付けることを解説します。

情報を定期的に更新する

社内ポータルを導入しても更新率が悪いと、社員に閲覧する必要がないと判断されてしまいます。

さらに、掲載された情報と現状に乖離がある場合、作業ミスが発生する可能性もあります。

運用責任者を設けることや明確なルールを設定することで、社内ポータルには、常に最新情報を載せることを心掛けましょう。

セキュリティ対策

社内ポータルを運用する際には、セキュリティ対策が十分かの確認が大切です。

社内ポータルには社内のあらゆる情報が保存されるため、仮に情報漏洩が起きた際、その損害ははかりしれません。

したがって、指定IPアドレスかのみのアクセスに限定することや、社外からの利用を制限するといった工夫が必要です。

適切なセキュリティ対策を行い、社外への譲歩不漏洩を徹底的に防止しましょう。

社内ポータルサイトで生産性を向上させよう

「社内ポータルサイトなんてあってもなくても大して変わらない」と思われている方もいらっしゃるかもしれませんが、社員全員が毎日行う業務を１つのツールで管理できることのメリットは計り知れないです。

事実、社内ポータルを導入している企業はますます増加傾向。

「情報共有の効率が悪い」「社内エンゲージメントが低い」などの課題を解決しないままにしていると、他の企業との競争力を損ねてしまかねないでしょう。

社内ポータルは多機能すぎるという声もあるので、まずは社内wikiなどの機能が限定的なツールから導入するのも良いですね。

弊社が運営している社内wiki、GROWI.cloudは月額6,050円～（税別だと5,500円～）で利用する事が可能。

クラウド型のサービスなので初期費用がかかることもなく、すぐに開始することができますよ。

失敗のリスクが怖いという方も気軽に安心してお使いいただけます。

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