ナレッジベースの構築方法

2023-12-13

ナレッジベースとは

ナレッジベースは、社内・社外の情報を、検索し、共有するデータベースの事を指しています。
オフィスワークでデジタル化されていない時代は、自社や社内の情報は暗黙知として共有され、秘伝のタレのような形で、継承されていきました。

しかし、サーバーのクラウド化やSaaS・AIの発達に伴い、オフィスワークでもデジタル化の波が押し寄せた為、
知識や情報の共有が容易になりました。

その為、可視・不可視の情報をまとめ、検索し、デジタルで共有するという事が可能になり、それがナレッジベースとなっていきました。

前段した通り、ナレッジベースは社内・社外の情報は問わず、通念的に社内の情報共有や集約などはナレッジマネジメント　と言われています。

ナレッジベースやナレッジマネジメントに関しては、以下の記事等で詳しく解説しておりますので、気になる方は併せてご覧下さい。

ナレッジベースの意味は？メリットは？

導入すべきナレッジマネジメントツールとは？

ナレッジマネジメントを実現するシステムとは？

ナレッジベースの構築方法

それではさっそく、ナレッジベースの構築方法をについて記載していきます。

ナレッジベースを指すツールは複数存在するので、ナレッジベースの構築方法は、

まず、有料・無料問わずに以下を決める必要があります。

  1. なぜ情報を共有するか
  2. 情報共有する範囲
  3. 共有する情報の内容

その上で、以下などのツールを利用して構築していきます。

要望に合わせて、ナレッジベースを選定する

以下で要望に合わせて、ナレッジベースを構築できるツールを紹介していきます。

テキストマイニング

テキストマイニングツールは、SNSやWebサイト、社内のチャットやメール文章などのテキスト情報を解析し、頻出単語などを解析し、

・自社、サービスの評判や反応

・社内の人間関係や退職危険度を分析

する際に利用できるツールです。

退職危険度や社内的な利用なら、社内SNSやモチベーションクラウドなどの、従業員エンゲージメント管理ツールを導入すれば良いでしょう。

社外向けのSNS解析や評判解析などは、NetBaseなどがこのツールに該当するでしょう

ERP

ERPは売り上げデータや仕入れデータ、社内の人事考課など、社内・社外のデータを連携し、可視化するツールで、オンプレミスの場合、オラクルやSAPなどが有名です。

低価格の社内情報のデータ分析や連携などは、freeeのクラウドERPやマネーフォワード クラウドなどが有名です。

グループウェア

グループウェアは、スケジュール管理の他に、タスクの進捗管理、ワークフローや承認機能や社内SNS的な利用が可能になります。
また、メールやスラックとも連携できるグループウェアやシングルサインオンの基盤になるグループウェアも存在します。

有名なグループウェアはサイボウズやデスクネッツ、大塚商会などが有名です。

社内FAQ

社内FAQは社内のマニュアルや対応履歴、議事録の共有などで利用されるツールです。

エクセル、やワードなど無料のドキュメントツールで管理されている会社もいますし、有料の社内FAQを利用している企業なども存在します。

社内FAQ専用ツールは、ナレッジリングや、ReSM plus　その他無料のチャットボット　などが利用されています。

社内wiki

社内wikiとは、文字通り社内で利用するウィキペディアです。
社内wikiを利用する事によって

  1. 議事録
  2. マニュアル
  3. 対応履歴
  4. 設計書管理

などが、可能になります。

テレワークを行う企業が増加し、非同期的なテキストでの情報共有が活発化していますので、
最近になって、社内wikiを導入する企業が増加しています。

以下から弊社が開発しているGROWI.cloudの紹介を行います。

社内wikiのGROWI.cloudの紹介

GROWI.cloudはWESEEKが開発した
社内wikiツールです。

プライベートクラウドなどのオンプレ環境にも対応可能で
GROWI.cloudは以下のような特徴があり、中小〜大手企業まで幅広く導入をいただいています。

GROWI.cloudの特徴

  1. 多人数同時編集・リアルタイム編集可
  2. マークダウン形式・図表やテーブル表記など自由自在に編集
  3. 変更履歴を自動記録し、過去の編集履歴も確認可
  4. 特定ユーザーに管理者権限の付与、ユーザーグループごとのページの閲覧権限が可能
  5. 月額固定制
  6. LDAP/OAuth/SAMLを利用して、効率的なユーザー管理を行う事が可能
  7. 多彩なバックアップ制度

特に操作画面上で、テキストではなく、図表やテーブル形式の変種も可能である点、多人数同時編集、月額固定制の部分は多くの企業から好評をいただいています。

GROWI.cloudの導入事例

開示可能な導入事例は以下になります。

上記を含めて様々な大手・中小企業が利用されています。

導入企業様のインタビュー要約記事は以下になりますので、気になる方はご覧下さい。

社内wiki|GROWI.cloud導入事例を紹介

まとめ

ナレッジベースは社内・社外の他にも目的によって利用範囲や用途が大きく変わってきますので、
自社に合致する、ツールを選定できるようしっかり、目的を定めて導入していく事をおすすめします。

ナレッジマネジメント