ナレッジベースとは何かを解説します

2021-08-17

ナレッジベースとは

ナレッジマネジメントと呼ばれる、経営情報や社内情報を共有する、経営管理手法で、社内情報やノウハウを共有するのが、ナレッジベースとなります。

ナレッジマネジメントには、データウェアハウスで顧客情報を分析したり、ビッグデータの解析など顧客情報を分析し、相関関係を洗い出して、施策を実施する手法も含まれ、ナレッジベースはどちらかというと社内の情報共有という意味合いで使われることが多いです。

今回この記事では、ナレッジベースを社内向けのノウハウや情報を共有・管理ツールとして解説していきます

なぜナレッジベースが注目されているのか

成果主義の人事制度やコロナによるテレワークの普及などにより、社内の情報を共有する必要性が高くなり、ナレッジベースが注目されています。

日本が好景気の時代には、終身雇用性が通常でしたので、社内の情報は誰かに確認すれば、誰かが回答してくれる状態でした。

また、非正規雇用の人材も少なく、社員の入退社も少なかったので、社内情報は自然と社員へ蓄積されていき、ノウハウ共有も容易でした。

しかし、昨今の労働環境の変化により、人材の流動性が向上し、会社のノウハウが共有され辛くなり、さらに成果主義が導入されたことにより、自分のノウハウを人に共有するメリットも減少していきました。

このような社内情報の共有不足を補うために、ナレッジベースが注目され始めています。

関連記事

しかし、ナレッジベースを導入したからといって、社内の情報共有不足を解決できるかと言うと 解決しません その点を以下から解説いたします

ナレッジベースを導入すれば全て解決する?

ナレッジベースツールはあくまでツールですので、導入して終了ではありません。

「社内の利用率が高いので、自分も利用する雰囲気」や、社員が利用することによるメリットを出したり、
ツールを利用させるルールを整備するなどが必要です。

具体的には

  1. 議事録やMTG決定事項はナレッジベースに記載し、過去の情報と結論を遡れるようにする
  2. 部署のルールや役職のルールをナレッジベースへ記載する
  3. 既存のメールやチャットとナレッジベースの利用の目的を明確にし、利用の区分けを行う
  4. 会社的に社内情報を共有する事を称賛するようにする

などです。

注意点として、現場よりまずは経営者層や役職者への利用促進とルール徹底を行う必要があります。

やはり、上司が利用していなければ、その部下も利用しませんので。。。

それでは以下から具体的なナレッジベースと言われるツールを解説していきます。

ナレッジベースを指すツール

ナレッジベースを指すツールは主に以下の3つです。

1. 社内FAQツール
2. 社内wiki
3. 社内SNS

社内FAQツール

社内FAQツールはコールセンターなどの、非正規雇用が多く、入退社が多い企業で導入されています。

文字の如く、社内ルールを記載しておくツールで、どちらかと言うと社内交流というよりは、

  1. 社内の引継ぎルール
  2. 応対ルール
  3. 顧客向けの情報共有
  4. マニュアル共有

など情報共有に主眼を置かれているツールです。

社内wiki

文字通り、社内情報をウィキペディアのように共有するツールです。
ナレッジベースとして、この社内wikiを指している事もあります。

  1. ドキュメントの共有
  2. ファイルの共有
  3. 同じページを複数人が編集できる、リアルタイム編集
  4. 営業部のみ、特定顧客のみしか閲覧できない、権限管理

社内FAQよりは、リアルタイム編集や権限管理などが豊富に設定されています。
また、システムエンジニアや建築設計など、情報をドキュメントで管理、共有する必要のある職種などは
こういったツールを導入しています。

この記事を提供している弊社WESEEKGROWI.cloudという社内wikiツールを提供しています。

社内wiki導入を検討されている際は、是非お声がけください。

社内SNS

社員が多拠点に分散していたり、非正規雇用が多い企業などは、社内SNSを利用している場合もあります。

社内SNSは以下のような利用のされ方が多いです

  1. 経営者層の理念と意見浸透
  2. 役職者の考えの共有
  3. 離れている社員の相互コミュニケーションの促進

特に世間一般でSNSが浸透していますので、社員も社内SNSの利用に苦がなくなっていますので、
導入されやすい状況になっています。

もちろん利用促進のために、ルール設定やSNS担当を設けて利用促進を行う事は必須です。

まとめ

上記の通りナレッジベースは以下のような社内ツールを指し

1. 社内FAQツール
2. 社内wiki
3. 社内SNS

細かい目的によって選定ツールも変わっていきます。
また、ツールを導入しただけでは、終了せず、促進やルール設定も必要になってくるので、自社でその対応が可能かも併せてご検討ください。