テレワークアプリとしておすすめのツール社内wikiとは？

2021-05-122023-12-07

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はじめに

テレワークが増えた今、直接顔を合わせていた頃よりも声をかけて質問することしいや、チャットツールのみだと過去に聞いた内容を見返すのに時間がかかってしまうなどリモートでのコミュニケーションに課題を感じる方が増えたのではないでしょうか。

そこで、情報やナレッジを一元管理し共有にも便利なツール社内wikiの登場です。

社内wikiとは、社内にある情報やナレッジを1つに集約してくれるツールです。

また、社内wikiに溜めた情報やナレッジは検索にかけて入手することができるので欲しいときに素早くアクセスすることができます。

この記事では、そんな社内wikiを活用するメリットとテレワークで社内wikiを活用する際の注意点について解説します。

ここからは、社内wikiを活用するメリットについて解説します。

社内には顧客情報や会議資料、システム設計書など様々ジャンルの情報をまとめたドキュメント類があります。

それらを1つのツールで管理できるようにしてくれるのが社内wikiです。

社内wikiではページ単位で情報を記載することができ、階層構造で管理しています。

「営業部」や「システム開発部」のような部署やプロジェクト名の階層を用意し、その下の子階層に「議事録」や「設計書」などのページを格納することができます。

社内wikiを活用すれば情報やナレッジを記載したページのURLを発行することができるほか、チャットツールと連携してページの作成や更新が行われると特定のチャンネルに通知が飛ぶように設定することができます。

社内の周知事項も社内wikiを活用すれば、周知漏れや確認漏れが発生しにくくなります。

社内wikiでまとめたページはキーワードで検索にかけて入手することができます。

欲しいときに手軽に素早く入手できるので、過去の情報を見返したり会議に出席できなかった人への議事録の共有もスピーディーに行うことができます。

社内wikiを活用すれば情報共有における様々なメリットを享受することができます。

さてここからは、テレワークで社内wikiを活用する際の注意点について解説します。

主な注意点は以下の3つです。

社内wiki活用の際は運用ルールを決めておく必要があります。

決めておくべきルールの詳細については以下の記事で紹介しています。
・社内wikiツール運用で決めておくべきルール

社内で共有する情報には特定の人のみが閲覧できるべきものや、更新や削除の作業をできる人を制限して管理すべきものもあります。

社内wikiではページの公開範囲の設定や、更新・削除などの権限を付与できるツールもあります。

社内でも安全に情報共有を行うためにも情報を公開する範囲を決めておきましょう。

社内wikiは継続的に活用されて情報やナレッを豊富に蓄積させることで価値が高まるツールです。

また、蓄積された情報やナレッジも適宜最新の状態で保管しておく必要があります。

継続的に活用されるためにも、社内で情報やナレッジを残す際や業務に必要な知識を検索する際は社内wikiを使うということを習慣化する必要があります。

「議事録」や「システム設計書」、「社内マニュアル」は社内wikiで書く、まず人に聞く前に社内wikiで検索するなどのようなルールを設けておくと習慣化しやすいでしょう。

社内wikiを活用すればテレワークでもスムーズに情報やナレッジを共有することができます。

リモートでのコミュニケーションに課題を感じる方は、ぜひ社内wikiの導入を検討してみてはいかがでしょうか？