情報共有の目的とは?目的を根付かせるためのポイントとあわせてご紹介

2023-07-27

業務の効率化を図る・社員同士のコミュニケーションを活るなど、情報共有をする目的は会社や組織によって異なります。

しかし、情報共有の目的がぶれていると業務の効率化といったメリットが得られず、逆に効率が落ちるといったデメリットを生む場合があるのです。

そこで今回は、情報共有の目的とその重要性・目的がなかった場合のリスク・目的を根付かせるポイントなどをご紹介します。

情報共有の目的とは

情報共有とは、社員それぞれがもっている知識やノウハウ、仕事における各々の予定を共有することを指します。社員一人ひとりがもっている情報を全体に共有することで、情報を活かした効率的な仕事・作業が可能になり、生産性の向上につながるでしょう。

会社内や組織内で情報共有を行う主な目的は、業務の効率化と会社全体のスキルを向上させ利益につなげるためであり、そのためにはナレッジの共有をしっかり行う必要があります。

ナレッジの共有

ナレッジには知識や情報という意味があり、ビジネスにおいては企業などの組織にとって有益な知識・経験・事例・ノウハウなど付加価値がある情報のことを指します。

ナレッジは長い期間業務に携わったとき、あるいは専門的な業務のなかなどで得られ、社員だけでなく企業にとっても仕事をしていくうえで大きな財産となります。たとえば、成績のよい営業スタッフがもっている知識やノウハウを組織全体に共有すれば、組織の営業力が底上げされるでしょう。

長年勤める社員のナレッジを共有すれば、新入社員の育成・教育も効率的に行えます。また、仕事をしていくなかでトラブルが起こった際は、過去に同じような経験をした人のナレッジを参考にすれば、解決に向けてスムーズに対応できるでしょう。

以上のようにナレッジを共有しておけば、共有された情報を多くの社員・メンバーが活用できるため、ひとりひとりのスキル向上・業務効率化・生産性の向上などが実現可能です。

時間を有効活用

仕事をするうえで、上司やチームのメンバーに報告・連絡・相談といったいわゆる「報連相(ほうれんそう)」をする場面は多いでしょう。

しかし、普段から情報共有が行われていないと、現在誰がどんな仕事をしているのか・どんな課題・タスクを抱えているのかが不明確になり、業務が属人化する要因となります。くわえて、伝達ミスや伝えなければならない内容が漏れると、大きなトラブルに発展する可能性があります。

そのため、日頃から情報をオープンにし、必要に応じてマニュアルやナレッジベースとして残しておくことが大切です。

何事においても事前に情報共有をしておけば、さまざまな無駄を省きスムーズで効率的な仕事を行えるので、時間を有効活用して生産性を上げることが可能です。

情報共有における目的の重要性

情報共有をする目的は会社や組織によってさまざまですが、その目的が社員のなかで不明確になっていると、わざわざ情報共有を行っても意味をなさない場合があります。

目的が不明確だと会社内やチーム内で情報共有を行う際、自分は何の情報を発信すればいいのか・情報をどのように活かせばいいのか・そもそも何のために情報共有を行なっているのかなどの疑問が社員のなかで生まれるため、全員が同じ方向に向かって進むのは難しくなります。

また、明確な目的がないまま情報共有を続けていると、会社が決めたことであるためやらなくてはならないと、どこか義務感にかられ積極的な姿勢になれない社員もでてくるでしょう。

そのため、会社内やチーム内で情報共有を行う際は、社員の気持ちを統一させるためにも事前に情報共有の目的をはっきりさせておく必要があります。

目的がはっきりしていれば、情報共有を行う前に社員へ向けて目的を周知させることで、各々がどんな情報を発信したらいいのか・情報をどう活かせばいいのかが明確になるため、自然に社員間のコミュニケーションが活発化し、次第に結束力も高まっていきます。

情報共有はただ行えばいいというわけではなく、目的を明確にしたうえで行うからこそ意味をなすのです。

社員の数が多ければ多いほど目的の周知は大変な作業になりますが、業務を効率化して利益を出すためにも、社内の講習会や内容をまとめた資料を活用して根気よく情報共有の周知に努めましょう。

情報共有に目的がないことのリスク

情報共有の明確な目的がなく、なんとなくで行われているとさまざまなリスクが発生します。

明確な目的をもって上手く行えば、業務効率化の推進や団結力の向上にもつながりますが、逆に明確な目的がないと、会社やチームの団結力が低下する・対応が遅れる・業務の効率が下がる・人間関係にトラブルが生じるといったリスクを招く危険性があります。

団結力の低下

情報共有の目的がはっきりしていない会社や組織では、現在誰がどんな仕事をしているのか・どの業務がどこまで進んでいるのかをいまいち把握できず、お互いがお互いに無関心な環境を作ってしまいます。

しっかり目的をもって情報共有が行われていると、お互いの仕事内容や進み具合を把握し、解決できないことは協力して助け合えますが、目的がはっきりしていないと社員同士での助け合いもなくなるでしょう。

また、共有する情報があいまいになっていることから、情報をもっている人ともっていない人が現れ、次第に業務が属人化されてしまうケースもあります。そして、こなす仕事量にかたよりが生じると社員・メンバーにも不満やストレスが溜まり、会社内・チーム内の団結力は低下する一方です。

普段からしっかり情報共有が行われていると全体の進捗状況を瞬時に把握でき、社員間で連携をとることも可能なので、お互いにサポートする分、深い信頼関係や団結力をきずけます。

対応が遅れる

目的が周知されておらず共有する情報に不足があると、緊急のトラブルなどが発生した際に対応が遅れてしまいます。情報を普段から共有していれば、トラブルが発生した際にも原因の追求や柔軟な対応がスムーズに行えますが、情報を共有していないとすべてが後手にまわってしまい、トラブルが発生した原因の追求やその後の対応が遅れることで、さらに大きなトラブルへと発展してしまう可能性が無きにしもあらずです。

仕事にミスやトラブルはつきものなので、起こってしまった場合はどれだけ早く対処できるかにかかっており、情報共有がおろそかになるとその分失うものも大きくなるので、情報共有の目的を明確にする必要があります。

また、普段から情報共有を徹底しておくことで、緊急を要するミスやトラブル以外のどんな場合でもスムーズな対応できるでしょう。

業務の効率が下がる

業務の内容について情報共有が行われていないと、担当者のみがその業務の情報をもっていることになるため、業務が属人化して大幅に効率を下げてしまう可能性があります。

情報共有には知識やスキルといったノウハウを共有し、無駄がある場合は共有した社員・メンバー同士で意見を出しあい、業務をより効率化できるというメリットがありますが、情報共有があいまいになっていると業務の効率化を図るアイデアを出しあえないため、結果として効率の低下につながってしまうのです。

また、各々がスキルアップするうえでの情報共有が不足していると、知識や技術を社員・メンバーの中に蓄えられず、会社・組織全体としても成長率が低下するでしょう。

人間関係にトラブルが生じる

目的が明確ではないことから情報共有がおろそかになってしまうと、社員やメンバーが現在どんな仕事をしているのか不明確になります。

そんな状態で各々業務に追われる状態が続くと、頑張って数多くの仕事をこなしているのは自分だけだ・自分以外は楽をしているなどと、他の社員やメンバーに対して不信感を抱いてしまうでしょう。

また、しっかりと情報共有が行われていれば避けられたトラブルも、起こった後に「なんで事前に教えてくれなかったのか」という問題へ発展する可能性があります。

仕事上での人間関係トラブルは社員が離職する原因にもなりえるので、情報共有の目的を明確にし、トラブルがなく誰もがスムーズに業務を行える環境を整えるのが重要です。

チームに情報共有の目的を根付かせるポイント

情報共有は目的なくただ行えばいいというわけではないため、行う前にしっかりとした目的を設定する必要があります。

そうすれば業務の効率が向上し、トラブルが起きた際もスムーズに対応できるといった数多くのメリットを得られますが、実際は目的を設定したからといって終わりではなく、その内容を会社全体やそれぞれのチームに共有して日々の業務のなかで根付かせていかなければなりません。

その際、根付かせるポイントとしては、社員やメンバー内でこまめにコミュニケーションをとる・文書として残す・継続させる・情報共有を行うための目的に適したツールを選択するという点が重要になります。

そして以上のポイントをふまえ、情報共有の目的を対象となる社員・メンバーにわかりやすく伝えることで、情報共有への意識をさらに高められるでしょう。

コミュニケーションをとる

情報共有の目的に間違いがないか・正しく社員やメンバーに周知されているか・伝え方によってどこかで目的にずれが生じていないかの確認を行うために、会社内・チーム内でこまめにコミュニケーションをとることが大切です。

コミュニケーションを通して情報共有の目的を思い出させれば、再び強い目的意識をもつことができるため、業務のマンネリ化を防げます。

そして、目的にずれが生じていた場合は早めに気付くことができ、本来の目的を再度共有するといった早い段階での軌道修正が可能です。

こまめにコミュニケーションをとるポイントは、会話するハードルを低くしておくことなので、対面の場合は上司から部下に対して積極的に話題をふる・対面以外はチャットツールや社内SNSを活用し、会社内やチーム内のコミュニケーションをとりやすくするなどの環境づくりが大切になります。

上司には気軽に話しかけられず、意思疎通がうまくとれない若手の社員も多く存在するため、そういった場合には上司から寄り添う心がけがコミュニケーションの活発化につながるでしょう。

文書として残す

口頭で伝えられた目的は伝わっていくうちに内容が変化してしまい、社員・メンバーそれぞれがもつ目的にずれが生じてしまう可能性があります。

そのようなずれをなくすためには、誰しもが目的を正確に認識できるよう文書として残しておくのがポイントです。

情報共有の目的が常に可視化できると、社員やメンバーも日頃から情報共有に強い意識をもてるうえ、目的の内容にもずれが生じません。目的の内容が抽象的すぎると、文書にしたところで社員やメンバーが具体的な目的をいまいちつかめないという問題が起こるため、文書でもしっかり表現できる内容を意識する必要があります。

情報共有の目的を根付かせるために文書として可視化するのは大切ですが、可視化している分内容が伝わりづらいと逆に疑問が生まれてしまうので気を付けましょう。

継続させる

会社や組織によって情報共有の目的はそれぞれですが、どれだけ明確な目的を設定し社員やメンバーに周知しても、継続されなければ設定した意味がありません。しかし、仕事の忙しさなどから情報共有の目的を見失うことや、意識が薄れてしまうことがあるため、そうならないためにも会社や組織では常に目的を意識し、誰しもが継続できる環境づくりが大切です。

そもそも情報共有とは、自分だけのためでなく他の社員やメンバー、そして会社全体をよくするために行うものなので、1人でやっているという意識をつけてしまってはいけません。

社員・メンバー全員が目的を周知したうえで常に意識しあい、目的からぶれない情報共有が継続して行える環境を目指しましょう。

目的に適したツールを選択する

情報共有の目的を根付かせるために、いつでもアクセス可能な情報共有ツールを導入しておけば、自然に情報共有や目的意識が活性化していきます。ツールを導入する際は、一部の人間のみに導入しても情報共有をする意味がないので、全員に導入をうながさなければなりません。

そして、なぜツールを導入したのか・どういった目的で使用するのか・どんな使い方ができるのかを周知することで、各々がツールを通して情報共有を簡単に行えるため、情報共有の目的が日に日に根付いてくるでしょう。

ツール選びの際は、会社や組織で設定した目的に適したツールを選ぶのはもちろんのこと、目的以外にも使いやすさや料金の面も考慮して検討することをおすすめします。

まとめ

目的もなくただひたすら情報共有を行っていると、団結力・作業効率が低下したり、トラブルが起きた際の対応が遅れてしまうというリスクが生じます。

そういったリスクを避けるためにも、情報共有の際の目的設定は重要であり、必ず事前に行わなければなりません。

現在では、仕事におけるさまざまな情報を共有できるツールが数多く存在するので、ツールをうまく活用できればより情報共有への意識が高まり、目的を根付かせることにもつながります。

情報共有をすることで得られるメリットを存分に活かすためにも、情報共有の目的を最初の段階で設定し、社員・メンバーへ目的をしっかり周知させてよりよい職場環境を構築できれば、コミュニケーションが活発で人間関係が良好・作業効率が向上し、会社や組織の利益が伸びるといったことが実現できるでしょう。